Home-theater-designers
Er zijn tegenstrijdige ideeën over hoe moeilijk het is om gebruik te maken van Microsoft Access. Eén denkrichting suggereert dat het moeilijk, complex en meer dan normaal is. De andere is dat het net zo eenvoudig te gebruiken is als Excel.
Ik ben hier om je de waarheid te vertellen. En het zit ergens tussen de twee. Toegang kost meer moeite om vertrouwd te raken met een spreadsheet, maar het is niet moeilijk en het is erg krachtig.
Je kunt hier beginnen. Na deze inleidende Microsoft Access-zelfstudie, zal ik berichten volgen over de verschillende onderdelen waaruit Access bestaat en u laten zien hoe u tijd en moeite kunt besparen.
Een Microsoft Access-zelfstudie: bij het begin beginnen
Eerst een beetje saaie theorie. Ik zal het zo snel mogelijk maken, en hopelijk zal het niet te veel pijn doen.
Microsoft Access is een RDBMS (Relationeel Database Management Systeem). Het wordt vaak een database genoemd, dat die term eigenlijk verwijst naar de informatie die je erin bewaart. Het is als het verschil tussen een bepaalde spreadsheet en Excel zelf.
Zoals een RDBMS gaat, bevindt Access zich beslist aan de kleinere kant van de schaal. Het is niet ideaal voor databases die groter zijn dan ongeveer 2 GB, en kan niet erg goed overweg met een gelijktijdige gebruikersbasis van meer dan ongeveer een half dozijn.
Maar binnen deze grenzen is het moeilijk om iets uitgebreiders te vinden voor de prijs, en veel mensen hebben het product al, als ze een toepasselijke versie van Microsoft Office hebben.
Voor degenen onder u die Excel of vrijwel elke andere spreadsheet hebben gebruikt, zijn er enkele fundamentele verschillen die u moet begrijpen en waarvan u kunt profiteren.
Ten eerste zijn gegevens en weergave gescheiden in Access. Dat wil zeggen, u formatteert de gegevens niet om er mooi uit te zien of om gemakkelijk in te voeren. In plaats daarvan structureert u het om het logisch te maken en ontwerpt u vervolgens afzonderlijke formulieren en rapporten om de gegevens uit te voeren.
Ten tweede sla je berekeningen (meestal) niet op. Je slaat ruwe data op en voert berekeningen uit wanneer je ze nodig hebt.
Derde en voorlopig laatste. Het is heel eenvoudig in Excel om met een uitzondering om te gaan. Als u bijvoorbeeld een kolom heeft die vol is met numerieke waarden, is het vrij eenvoudig om op een enkele rij te beslissen dat het in plaats daarvan logischer is om het woord '˜Jim' in de cel te plaatsen. Dat kan niet in een verstandig ontworpen Access-database, dus planning is belangrijker.
Om dit te begrijpen, enkele korte samenvattingen van de verschillende onderdelen van Access. Het hoeft niet allemaal de eerste keer logisch te zijn. Ik zal elk van deze binnenkort uitgebreid behandelen met afzonderlijke berichten.
Er is een aanname door deze reeks berichten heen dat je enige bekendheid hebt met Excel of iets dergelijks. Als u de afgelopen decennia onder een steen hebt gelegen, moet u eerst wat tijd besteden aan het vertrouwd raken met Excel. Je zult me later bedanken. Ik ga er ook vanuit dat je een lokale database wilt maken voor Windows-gebruikers, hoewel Access ook webdatabases kan bouwen.
games die niet veel opslagruimte gebruiken
We hebben eerder een aantal nuttige Excel-artikelen geschreven, dus voel je vrij om er doorheen te dwalen. Wij kunnen u helpen met kalenders , budgetten , grafieken en afdrukken . Ik heb zelfs een kort stukje geschreven over het gebruik van de vulgreep om tijd te besparen.
Tafels
Dit zijn de basisbouwstenen van een Access-toepassing en het onderdeel dat het meest op een spreadsheet lijkt.
Planning is echter vereist, omdat u moet beslissen hoe alle kolommen gaan werken voordat u begint.
Hier is iets om door te denken voordat we hier later in deze Microsoft Access-zelfstudie in detail op terugkomen. Meestal heb je met Excel te maken met één spreadsheet.
In Access betrekt u doorgaans een aantal tabellen. Soms een aanzienlijk aantal. De tabellen in Access kunnen aan elkaar worden gekoppeld, op manieren die logisch zijn in termen van de manier waarop de informatie is gerelateerd. Dat is waar de '˜R' in RDBMS vandaan komt, en dat is de kracht achter Access.
Vragen
Zo stel je vragen aan Access. U kunt ze on-the-fly ontwerpen en opslaan voor later gebruik. In algemene zin worden de antwoorden niet opgeslagen. Alleen de vragen die de antwoorden zullen geven. Dat is mooi, want de volgende keer dat je de vraag stelt, als de gegevens zijn bijgewerkt, krijg je een ander antwoord.
Formulieren
Dit zijn de visuele componenten die het invoeren en bekijken van gegevens op het scherm eenvoudig maken.
Niet iedereen zal het prettig vinden om gegevens rechtstreeks in de tabellen die u maakt in te voeren, en misschien wilt u meer controle over hoe die invoer werkt. Formulieren zijn het antwoord.
U kunt deze ook instellen voor een meer praktische weergave van de gegevens uit tabellen of query's op het scherm.
Rapporten
Soms wil je dingen niet op het scherm zien. je wilt ze afdrukken of naar je baas e-mailen.
Misschien wilt u informatie doorgeven aan iemand die Access zelf niet kan gebruiken. Voor de meeste situaties kunt u eenvoudig geschikte rapporten ontwerpen en bouwen.
Macro's en modules
Dit is waar de dingen een beetje ingewikkelder worden. Het is het beste om alle bovenstaande componenten goed te begrijpen voordat u er tijd aan besteedt.
Beide opties zijn manieren om taken in Access te automatiseren, waarbij macro's de gemakkelijkere keuze zijn en VBA-modules het meest geschikt zijn. Beide hebben hun nut en we komen er later op terug.
Samenvatting
De toegang is ingewikkeld, maar niet moeilijk. Vanuit een Excel-perspectief zijn Access-tabellen als spreadsheets, maar meer gestructureerd. Al het andere gaat over het manipuleren van die tabellen om vragen te stellen, te bekijken, te rapporteren en te automatiseren.
De complexiteit is het waard, vanwege de kracht die Access je geeft om meer te bereiken. Ik kom snel terug met een post over tafels.
Zoek in de tussentijd een spreadsheet die u misschien wilt vervangen door een database. Bekijk de bladen en kijk of u inconsistenties kunt vinden. U moet deze opruimen om de gegevens in Access te gebruiken.
Gebruik je Access überhaupt? Heb je geworsteld? Wat voor problemen heb je? laat het me weten in de reacties.
Deel Deel Tweeten E-mail 3 manieren om te controleren of een e-mail echt of nep isAls je een e-mail hebt ontvangen die er een beetje dubieus uitziet, is het altijd het beste om de authenticiteit ervan te controleren. Hier zijn drie manieren om te zien of een e-mail echt is.
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- ramen
- Samenwerkingsinstrumenten
- Spreadsheet
- Microsoft Access
Jim is overdag een stijve werker in IT, en is dat sinds ongeveer DOS 3.0, maar doet zijn best om de magische uren met een camera of twee door te brengen. Hij woont in Nieuw-Zeeland met zijn lieftallige Luddite-vrouw en drie kinderen. Je kunt je voorstellen hoe verward ze zijn.
Meer van Jim HendersonAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren