Home-theater-designers
Google Drive is een fantastische tool voor productiviteit en samenwerking. Als je het echter veel gaat gebruiken, wordt het moeilijk om alles georganiseerd te houden.
Gelukkig biedt Google Drives vele manieren om het gemakkelijk te maken om te vinden wat u zoekt. Hier is een handleiding voor het organiseren van Google Drive om verspilde tijd aan het zoeken naar informatie te verminderen.
1. Basisinstellingen voor Google Drive en bestanden toevoegen
Net als standaard bestandsverkenners, kunt u met Google Drive uw bestanden ordenen met behulp van mappen, wat handig is als u aan verschillende projecten werkt. Wat dit echter een beetje ingewikkeld maakt, is dat uw bestanden afkomstig kunnen zijn van twee verschillende bronnen.
Je ziet deze vermeld in de zijbalk op de Google Drive-webapp . Mijn motivering bevat bestanden die u in Drive heeft opgeslagen, terwijl Gedeeld met mij verzamelt content waarvoor anderen je hebben uitgenodigd op Drive . Dit kunnen onder meer teamsamenwerkingsmappen zijn, openbare Drive-mappen die worden gebruikt voor distributie en dergelijke.
Je zult ook zien Computers hier als je de back-upfunctie van Google Drive gebruikt, maar dat is een aparte functie, dus het is nu niet echt van toepassing.
Een bestand dat u wilt vinden, kan mogelijk onder een van deze categorieën vallen, waardoor het moeilijk te vinden is via browsen. Om dit te vereenvoudigen, kunt u snelkoppelingen naar gedeelde bestanden of mappen toevoegen aan uw eigen Drive. Doe dit door een bestand te klikken en te slepen naar Mijn motivering in de zijbalk, of klik er met de rechtermuisknop op en kies Snelkoppeling naar Drive toevoegen . U kunt de snelkoppeling overal in uw eigen Drive plaatsen.
Het bestand blijft op zijn oorspronkelijke locatie, maar met de snelkoppeling in uw Drive kunt u het gemakkelijk openen vanuit uw eigen hiërarchie. Zo voorkom je dat je door gedeelde gegevens moet waden.
2. Sorteer op datum en andere factoren
Dit is een basistip, maar het verdient uitleg omdat het misschien niet meteen duidelijk is waar je het kunt vinden. U vindt de optie om de bestandssortering te wijzigen in de rechterbovenhoek van de huidige bestandsweergave. Het verschijnt als de huidige sorteermethode, zoals: Naam .
Klik op deze tekst om een andere sorteermethode in te stellen, zoals: Laatst gewijzigd of Laatst geopend door mij . Gebruik de pijl om ook te wisselen tussen oplopend en aflopend sorteren.
Hoewel dit eenvoudig is, is dit een handige manier om snel een map met honderden bestanden te begrijpen.
3. Selecteer Bestanden Sneller
Net als veel andere bestandsverkenners kun je met Google Drive Verschuiving en Ctrl in combinatie met klikken, evenals klikken en slepen, om meerdere bestanden te selecteren.
Uitstel Ctrl en klik op meerdere bestanden om ze allemaal te selecteren. Om bestanden te selecteren die op een rij staan, klik je op de eerste en vervolgens op de laatste terwijl je ingedrukt houdt Verschuiving . Klikken en slepen is hiervoor een eenvoudig alternatief.
Houd er rekening mee dat u de bestandsweergave kunt wijzigen met de knop in de rechterbovenhoek, die boven de sorteeroptie en naast de Info icoon. Gebruik het om te wisselen tussen lijst- en rasterweergaven, wat het gemakkelijker kan maken om een groep bestanden te selecteren.
4. Gebruik geavanceerde zoekhulpmiddelen
Zoeken naar een bestand met behulp van de zoekbalk bovenaan het scherm is de beste manier om iets te vinden dat u kwijt bent. Het gebruik van de geavanceerde tools die slechts een paar klikken verwijderd zijn, maakt het nog effectiever.
Wanneer u op de zoekbalk klikt, kunt u een bestandstype selecteren, zoals: PDF's of Spreadsheets , om alleen dat soort bestanden weer te geven.
U zult merken dat wanneer u op een van deze klikt, type:presentatie of iets dergelijks verschijnt in de zoekbalk. Probeer een zoekterm naast het type in te voeren om specifieker te worden. Dit maakt het gemakkelijk om uw zoekopdracht te verfijnen als u weet naar wat voor soort inhoud u op zoek bent.
Daarnaast kunt u klikken op Meer zoekhulpmiddelen onderaan het bestandstypeselectiemenu (of de kleine pijl rechts van het zoekvak) om geavanceerde zoekopties te zien. Hiermee kunt u inzoomen op criteria zoals gewijzigde datum, eigenaar en met wie het is gedeeld.
Als je heel veel bestanden in Drive opslaat en niet meer weet waar je de meeste hebt opgeslagen, wordt zoeken je beste vriend.
5. Gebruik kleuren en sterren om categorieën te maken
Hoewel u diepe hiërarchieën van mappen kunt maken, is het soms gemakkelijker om een meer visueel systeem te gebruiken. Door met de rechtermuisknop op een map te klikken, kunt u selecteren: Verander kleur en gemakkelijker te identificeren in een oogopslag.
In plaats van het standaard (en saaie) grijs voor alles, is een felgekleurde map veel gemakkelijker te herkennen tussen de massa andere mappen in je Drive. Probeer alleen kleur toe te passen op uw belangrijkste mappen of gebruik een kleurenschema voor vergelijkbare soorten inhoud.
Als vergelijkbare stap kunt u items ook een ster geven door te selecteren Toevoegen aan Met ster in het rechtsklikmenu. Als u elk bestand en elke map met een ster wilt zien, klikt u op Met ster in het linkermenu. Reserveer sterren voor uw belangrijkste gegevens en u weet altijd waar u ze moet zoeken.
6. Bekijk documenten om ze snel te scannen
Wilt u snel weten wat er in een bestand staat, zodat u zeker weet dat u de juiste hebt? Dit is waar de voorbeeldknop van pas komt. Selecteer een bestand en klik vervolgens op de oog pictogram rechtsboven in de werkbalk die verschijnt. Hiermee wordt een snel voorbeeld gegenereerd, zodat u het bestand kunt bekijken zonder het volledig te openen.
hoe Outlook-e-mails doorsturen naar gmail
Dit kan even duren om te laden, maar is nog steeds sneller dan het volledig openen van het bestand. Als u het bestand kunt bewerken waarvan u een voorbeeld heeft bekeken (zoals Google Documenten-documenten of spreadsheets), ziet u een Openen met [app] link bovenaan.
7. Controleer revisie en bewerk geschiedenissen vanaf mijn schijf
Voor bestanden waarvan u de eigenaar bent in Drive, kunt u eerdere versies controleren en zien wie wijzigingen in het bestand heeft aangebracht. Klik met de rechtermuisknop op iets en kies Versies beheren om oudere versies van dat bestand te bekijken (en te downloaden) en om een nieuwe te uploaden.
Klik ondertussen met de rechtermuisknop op een bestand en kies Bekijk details om een paneel aan de rechterkant te openen met informatie over het bestand. Schakel over naar de Werkzaamheid tabblad om te zien wat er recentelijk mee is gebeurd, zoals mensen die wijzigingen aanbrengen of het document delen.
8. Probeer apps om u te helpen verder te organiseren
Als de ingebouwde bedieningselementen niet voldoende zijn, kunt u ook apps van derden verbinden met Google Drive voor meer functionaliteit. Om door deze te bladeren, klikt u met de rechtermuisknop op een bestand en kiest u Openen met > Meer apps verbinden .
Hiermee wordt de marktplaats geopend, waar u door add-ons kunt bladeren die werken met Google Drive. Bekijk ze eens en kijk of je ze aantrekkelijk vindt. Om u op weg te helpen, bekijk onze lijst met: de beste tools voor Google Drive .
9. Minitips voor Drive-organisatie
We geven je een reeks kleinere tips die je ook kunnen helpen bij het organiseren van de inhoud van je Drive:
- Probeer emoji in je mapnamen te gebruiken . Druk in Windows op Win + Periode om een emoji in te voeren, die werkt in Google Drive-mapnamen. In combinatie met mapkleuren kunnen deze een hulp zijn voor degenen die zeer visueel zijn.
- Gebruik hashtags als geïmproviseerde tags . Google Drive heeft geen goede tagging-functie, dus je kunt er zelf een maken met hashtags. Hoewel niet officieel ondersteund, is het toevoegen van #Belangrijk of #Financiën naar relevante documenten kunt u alles op één plek zien met een snelle zoekopdracht.
- Slimme naamgevingsconventies gebruiken . Als u wilt dat bestanden altijd in een bepaalde volgorde worden weergegeven, gebruikt u 001 of iets dergelijks aan het begin van hun naam voor eenvoudige organisatie. Zorg er ook voor dat bestandsnamen kort genoeg zijn om ze beheersbaar te maken, maar vergeet niet trefwoorden op te nemen waarmee ze gemakkelijk te vinden zijn in zoekopdrachten verderop.
Effectieve Google Drive-organisatie is essentieel
Nu kent u enkele van de beste manieren om alles in uw Google Drive onder controle te houden. Het is van vitaal belang dat uw bestanden gemakkelijk toegankelijk zijn, vooral wanneer u honderden bestanden hebt verspreid over tientallen mappen.
Om Google Drive onder de knie te krijgen, moet u ook weten hoe u veelvoorkomende problemen met de software kunt oplossen.
Deel Deel Tweeten E-mail 10 veelvoorkomende problemen met Google Drive (en hoe u ze kunt oplossen)Ervaar je problemen met Google Drive? Probeer deze tips, oplossingen en tijdelijke oplossingen om problemen met Google Drive op te lossen.
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- productiviteit
- Bestandsbeheer
- Organisatiesoftware
- Google Drive
Ben is adjunct-redacteur en de onboarding-manager bij MakeUseOf. Hij verliet zijn IT-baan om fulltime te schrijven in 2016 en heeft nooit meer achterom gekeken. Als professionele schrijver behandelt hij al meer dan zeven jaar technische tutorials, aanbevelingen voor videogames en meer.
Meer van Ben StegnerAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren