Home-theater-designers
Documenten delen op Google Drive is niet nieuw meer. En het is alleen maar beter geworden nu werken op afstand alle uithoeken van de wereld raakt. Het is goed nieuws voor ons, aangezien een eenvoudige gedeelde Google Drive-map zoveel samenwerkingsideeën opent in verschillende domeinen.
Snap je het nog steeds? Met deze tien tips kunt u vanaf vandaag uw gedeelde bestanden net iets beter beheren.
De basisprincipes van Google Drive Sharing
U kunt elk bestand of elke map delen. Maar u moet letten op de mensen met wie u deelt en het niveau van machtigingen voor delen die u toestaat op Google Drive.
De twee minuten durende video vat het proces samen.
Als eigenaar kunt u anderen het volledige eigendom van een bestand geven, of een bepaald niveau van weergave- en bewerkingstoegang geven.
- Kan bewerken: De gezamenlijke spreadsheet waaraan u met uw team werkt.
- Kan commentaar geven: Het boekontwerp dat u aan het schrijven bent. Anderen kunnen het bestand bekijken en er opmerkingen aan toevoegen, maar kunnen het niet bewerken. Mappen hebben geen opmerkingen.
- Kan zien: De uitnodiging voor het weekendfeest die je zojuist hebt gemaakt met Presentation.
Hier is een grafiek die de toegang voor een kijker, commentator, redacteur of eigenaar vergelijkt:
Bron: Google-ondersteuning
1. Hoe kan ik het kopiëren, downloaden en afdrukken van gedeelde bestanden uitschakelen?
U kunt het downloaden, afdrukken en kopiëren van gedeelde bestanden verbieden. De geavanceerde beheerfunctie voor informatierechten verwijdert deze opties uit het menu van de kijker. Dit is een extra controlelaag over uw documenten.
Open Google Drive. Selecteer het gedeelde bestand en klik op de Deel icoon rechtsboven.
Op de Delen met mensen en groepen dialoogvenster, voeg de naam van de bijdragers toe. Stel het machtigingsniveau van uw bijdragers in via de vervolgkeuzelijst naast het naamveld. De machtigingen voor delen van Google Drive zijn: Editor , kijker , Opmerking .
Het versturen van een notificatie en een persoonlijk bericht is optioneel. Nu wilt u misschien het downloaden, afdrukken of het kopiëren van het gedeelde bestand uitschakelen. Klik op het tandwielpictogram om nog twee machtigingen weer te geven die u kunt uitschakelen om de privacy van uw document te versterken.
Keer terug naar het vorige dialoogvenster met een klik op de pijl en stuur het bestand vervolgens naar uw medewerker.
Kijkers zien de Exportopties uitgeschakeld melding bovenaan de menu's Bestand en Bewerken. De opties Een kopie maken, Afdrukken en Downloaden zijn ook grijs voor de specifieke documenten, spreadsheets en presentaties.
Houd er rekening mee dat degenen met 'bewerken'-rechten nog steeds uw bestand kunnen downloaden, afdrukken en kopiëren, zelfs als deze instelling is ingeschakeld.
2. Deel een map met niet-Google-gebruikers
Je vrienden en collega's hebben geen Google-account nodig om een Google Drive-map of -document te bekijken. Je kunt een uitnodiging naar hun e-mailadres sturen. Of gebruik een deelbare link.
Gebruikers en bijdragers die geen Google-account hebben, kunnen het bestand alleen bekijken, ongeacht de rechten die u instelt.
Delen via een openbare link is een veiligheidsrisico voor gevoelige documenten omdat iedereen met de link toegang heeft tot het bestand. Gebruik het dus alleen in een openbare chat, e-mail of sociale media als het document door iedereen kan worden bekeken.
3. Download een gedeelde Google Drive-map
Met Google Drive kunt u de volledige inhoud van een gedeelde map downloaden als een ZIP-archief. Dit is handig voor het opslaan van lokale kopieën van gedeelde documenten. De mappenstructuur met eventuele submappen blijft in het archief behouden.
hoe beste vrienden op snapchat te verbergen
Ga naar Gedeeld met mij Op je Google Drive. Klik met de rechtermuisknop op de map en kies Downloaden .
U kunt ook de pictogram met drie stippen in de werkbalk om de map te downloaden.
Als u een Google-document, -blad of -presentatie downloadt, wordt deze gedownload als een Office-document. Alle andere bestanden worden in hun oorspronkelijke indeling gedownload.
4. Eigendom van bestanden overdragen aan iemand anders
Er zijn veel redenen om het eigendom van documenten over te dragen aan iemand anders. Misschien neemt iemand anders een project over. Misschien heeft iemand je ontslagen. Beter gezegd, u gaat op vakantie en wilt gewoon de verantwoordelijkheid voor de gedeelde documenten uit handen geven. Het proces om Google Drive-documenten en -mappen digitaal te 'overhandigen' is eenvoudig.
Open Google Drive. Selecteer de gedeelde map of het gedeelde bestand in Documenten, Spreadsheets of Presentaties en klik op de Deel icoon rechtsboven. Als de vermoedelijke eigenaar geen toegang tot delen heeft... nodig uit door het e-mailadres in het veld 'Delen met mensen en groepen' te typen. Vervolgens Opslaan .
wat betekent geen internet beveiligd?
Klik op het vervolgkeuzemenu naast de naam van de persoon van wie je het bestand of de map wilt hebben. Selecteer Eigenaar maken .
Je rol wordt omgezet van een eigenaar naar een bewerker nadat je het eigendom overdraagt. Een pop-upbericht waarschuwt u dat 'De nieuwe eigenaar op de hoogte wordt gesteld en u kan verwijderen. U kunt ook de mogelijkheid verliezen om de instellingen voor delen te wijzigen.'
Let op: U kunt het eigendom van een gesynchroniseerd of geüpload bestand (zoals een pdf- of afbeeldingsbestand) niet overdragen.
5. Hoe toegang tot gedeelde bestanden aanvragen?
Wanneer u probeert toegang te krijgen tot een bestand via een gedeelde link, ziet u mogelijk een bericht met de tekst 'U heeft toegang nodig'.
Soms delen eigenaren een link voordat ze de rechten hebben ingesteld. Misschien wilt u het bestand ook openen met een alternatieve Google-ID. Met één klik is het eenvoudig om toegang aan te vragen.
Op de desktop:
- Open een link naar het bestand.
- Klik op Toegang aanvragen.
Op mobiel:
Met de Drive voor Android- of iOS-app kun je met één tik toegang aanvragen wanneer het bericht 'Kan geen toegang tot document' krijgt. Als u toestemming vraagt, wordt er vanuit de app een e-mail naar de eigenaar gestuurd. Bestandseigenaren krijgen direct een melding op Android en iOS.
downloaden: Google Drive voor Android | ios (Vrij)
6. Zoek een medewerker
Een document delen met 10 leden is eenvoudig. Delen met 50 oproepen voor meer planning. Het beheren van gedeelde bestanden betekent ook bijhouden welke medewerker aan welk document werkt.
Ga naar Details bekijken (Klik op het 'I'-pictogram op de werkbalk). Blader door de Werkzaamheid tabblad om snel te zien welke bestanden u onlangs hebt gedeeld.
Klik op Gedeeld met mij in de linkerzijbalk van Google Drive. U krijgt een lijst met alle documenten waartoe u toegang deelt.
Gebruik Google Drive Search en de geavanceerde filters. De productiviteitsvoordelen zullen geen verrassing zijn voor degenen die bekend zijn met Gmail-filters.
Gebruik het zoekvak bovenaan Google Drive. De zoekopdracht van Google Drive doorzoekt ook de hoofdtekst van het document op woorden waarnaar u wilt zoeken.
U kunt zoeken in de eerste 100 pagina's van alle tekstdocumenten of op tekst gebaseerde pdf's die u heeft geüpload. U kunt ook zoeken naar tekst op de eerste 10 pagina's van alle afbeeldings-PDF's. Gebruik deze krachtige functie om snel naar een bestand te gaan in plaats van door mappen te bladeren.
Druk in Google Drive op de slash-toets naar voren om uw cursor rechts in het zoekvak te plaatsen. Klik op de kleine vervolgkeuzepijl in het zoekvak om de basiszoekfilters weer te geven. Door een paar handmatige parameters te leren, kunt u tijd besparen.
Bijvoorbeeld: om documenten te vinden die u met iemand hebt gedeeld, gebruikt u |__+_|.
Google-hulp heeft de volledige lijst onder de sectie 'Geavanceerd zoeken in Google Drive'.
7. Vereenvoudig delen door contactgroepen te maken
Met e-mailcontacten hoeft u geen individuele documentmachtigingen in te stellen voor uw teamleden. U kunt gewoon labels maken die een verzameling contactpersonen in specifieke e-mailgroepen zijn.
Inloggen Google Contacten . Klik in de linkerzijbalk op Label maken .
Geef het een beschrijvende naam volgens het teamproject. Of iets anders waardoor ze gemakkelijk te onthouden zijn. Jij kan naamlabels op machtigingen om ze gemakkelijk te onthouden. Elk contact kan deel uitmaken van meerdere labels.
Bijvoorbeeld: Project.view of Project.edit
Voer de labels in het veld met instellingen voor het delen van bestanden of mappen in Google Drive in.
8. Zie Het aantal weergaven van een gedeeld document
Google houdt een versiegeschiedenis bij, maar er is geen manier om te zien hoe vaak een gedeeld document is bekeken. Ik kreeg het antwoord op deze vraag van een oude Stapeluitwisseling discussie.
Dien uw documentlink in bij de http://goo.gl URL-verkortingsservice en deel alleen die URL. Deze service geeft informatie over hoe vaak er op die link is geklikt, wat ongeveer het dichtst in de buurt komt van hoe vaak uw document is geopend.
Google heeft de ondersteuning voor zijn eigen URL-verkorter stopgezet. Je kunt gebruiken Bitly in plaats daarvan. Dit is handig in gevallen waarin u een document openbaar wilt delen en het antwoord wilt controleren. Houd er rekening mee dat openbare documenten en bestanden worden weergegeven in zoekresultaten.
Enkele ideeën om openbaar te delen:
- Upload en deel een eBook.
- Test de eerste reactie op een creatief product.
- Geef een Slides-presentatie vrij voor openbare weergave (zoals SlideShare).
- Zoek open educatieve inhoud.
Tip: U kunt een eenvoudige Google Site Search gebruiken om naar openbare documenten te zoeken. bijv. trefwoord site:drive.google.com
9. Deel met Slack
Als je nog niet met Slack werkt, is het tijd om het aan je team voor te stellen. Er zijn veel manieren om uw favoriete services met Slack te laten werken. Google Drive-integratie is een van de populaire.
Met Slack kun je Google Drive-bestanden importeren en delen via Slack. Alle geïmporteerde Google Drive-bestanden worden ook geïndexeerd door Slack voor eenvoudig zoeken en referentie. De bestanden worden niet opgeslagen op Slack --- ze blijven in uw Google Drive-mappen. Slack fungeert als een kanaal.
Een klein voorbeeld: plak een link naar een Google-document in de Slack-chatroom. Slack toont een fragment van de inhoud van het bestand onder de link zodra het is geïntegreerd. Dit is nuttiger dan alleen blinde links delen.
Slack-helpcentrum laat zien hoe u uw Google Drive op twee eenvoudige manieren met Slack kunt verbinden.
10. Deel Google Docs vanuit Microsoft Office
Google Drive versus Microsoft Word misschien een dagelijkse aanval van twee kantoorsuites, maar de twee krachtpatsers spelen eindelijk leuk. U kunt Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden uploaden naar Google Drive en eraan werken in de cloud zoals u zou doen in elk ander gedeeld Google Drive-bestand.
Alle updates worden in hun oorspronkelijke indeling in de bestanden opgeslagen. Office-documenten die op de Drive zijn opgeslagen, zijn ook versiebeheerd. U kunt eerdere versies van een Office-bestand volgen of teruggaan naar een oudere versie.
wat te doen als je gehackt wordt op facebook
Als u specifieke Google Drive-tools zoals een add-on of vertalingen wilt gebruiken, converteert u het Microsoft-bestand gewoon naar een Google-document. Anders hoeft u niet de moeite te nemen om het ene formaat in het andere te veranderen.
Bestanden delen op Google Drive is eenvoudig
Het is ook eenvoudiger geworden. Er zijn er nog een paar Google Drive-instellingen die u kunt wijzigen om uw workflow soepeler te maken. Besteed wat tijd aan de samenwerkingsfuncties van Google Drive, want de harmonie van teamwerk hangt ervan af.
Als samenwerkingsbrug zou Google Drive deel moeten uitmaken van uw externe werkconfiguratie in een thuiskantoor of waar ook ter wereld.
Afbeelding tegoed: legpuzzel door Rido via Shutterstock
Deel Deel Tweeten E-mail 6 hoorbare alternatieven: de beste gratis of goedkope audioboek-appsAls je geen zin hebt om voor audioboeken te betalen, zijn hier enkele geweldige apps waarmee je gratis en legaal naar ze kunt luisteren.
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- productiviteit
- Google documenten
- Samenwerkingsinstrumenten
- Bestandsbeheer
- Bestanden delen
- Google Drive
- Cloud opslag
Saikat Basu is de plaatsvervangend redacteur voor internet, Windows en productiviteit. Na het verwijderen van het vuil van een MBA en een marketingcarrière van tien jaar, is hij nu gepassioneerd om anderen te helpen hun vertelvaardigheden te verbeteren. Hij let op de ontbrekende Oxford-komma en heeft een hekel aan slechte screenshots. Maar ideeën voor fotografie, Photoshop en productiviteit kalmeren zijn ziel.
Meer van Saikat BasuAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren