Rijen en kolommen groeperen met contouren en subtotalen in Excel

Rijen en kolommen groeperen met contouren en subtotalen in Excel

Als u een professionele gegevensanalist bent, zult u waarschijnlijk meerdere werkbladen in Excel-werkmappen verwerken. Er zijn duizenden kolommen en rijen in een Excel-bestand, waardoor het moeilijk is om zinvolle gegevens te extraheren.





Excel-functies zoals Overzicht, Groepsgegevens en Subtotalen in een lijst met gegevens zijn echter essentieel om bedrijfsgegevens te analyseren en indrukwekkende rapporten te presenteren aan het publiek of de klant.



Hoe u uw gegevens kunt opmaken om kolommen in Excel te groeperen

Voordat u verder gaat om verbluffende gegevensvisualisatie te maken met behulp van de Excel subtotaalfunctie en Excel-autogroep, moet u onbewerkte gegevens herstructureren.





Om een ​​subtotaal in Excel-gegevens toe te voegen, moet u eerst de gegevenslijst sorteren. Vervolgens kunt u de Excel Sort-functie als volgt gebruiken:

  1. Klik op een kolomkop die u wilt sorteren.
  2. Op de Lintje van de Huis tabblad, zoek naar Bewerken .
  3. Klik nu op Sorteren en filteren en kies dan Sorteer A tot Z , Sorteer Z naar A , of Aangepast sorteren , wat je passend vindt.

Verwant: Sorteren op datum in Excel



Als u kolommen in Excel wilt groeperen, moet u ervoor zorgen dat het werkblad gegevenssets bevat met unieke kolomkoppen, geen lege kolommen of rijen en subtotalen voor elke rij-subset. Na de herstructurering zouden uw gegevens eruit moeten zien zoals op deze afbeelding:

Je kunt dit gratis downloaden Excel-werkblad om de functie Contouren en Subtotalen te oefenen voordat u aan real-life gegevens gaat werken.



hoe iPhone-foto's naar pc over te zetten

Subtotaal toevoegen in Excel-gegevenssets

Met de Excel-subtotaalfunctie kunt u eindtotalen en subtotalen berekenen voor een kolom in een lijst met gegevens. U hoeft niet duizenden kolommen en rijen op te maken, aangezien Excel de gegevenslijst automatisch herstructureert.

De subtotaalfunctie van Excel groepeert automatisch gegevens en u kunt functies gebruiken zoals COUNT, SUM, AVERAGE, Max, Min, Product, Count Numbers, StdDev, enz. Volg deze stappen om subtotalen toe te voegen aan uw Excel-werkblad:



Verwant: Excel-formules die u zullen helpen bij het oplossen van problemen in het echte leven

  1. Soort de werkbladgegevens volgens de kolomkop waarvoor u subtotalen wilt toevoegen.
  2. In het huidige voorbeeldwerkblad is de Categorie kolom is de basis voor het sorteren van gegevens.
  3. Nutsvoorzieningen, selecteer een cel binnen het gegevensbereik.
  4. Op de Lintje , Klik op de Gegevens tabblad.
  5. Op de Overzicht sectie binnen de Gegevens tabblad, klik op Subtotaal .
  6. Excel selecteert de volledige gegevensset in het werkblad en u ziet de Subtotaal dialoog venster.

7. Op de Subtotaal dialoogvenster, kies de gewenste kolom door te klikken op het vervolgkeuzemenu onder Bij elke verandering in .

8. Nu moet je de Functie gebruiken: veld door een optie te selecteren in het vervolgkeuzeveld. U kunt alles kiezen tussen SOM , GEMIDDELD , Max , Min , enzovoort.

9. Excel plaatst het berekende subtotaal in de cel die u kiest onder Subtotaal toevoegen aan .

10. Klik op OK , en Excel voegt automatisch de Subtotalen samen met de Contouren .

De automatisch omlijnde groepen tonen subtotalen onder elke groep, volgens uw kolomkopselectie. In deze zelfstudie worden bijvoorbeeld voedselcategorieën zoals: Bars , Koekjes , Crackers , en Snacks zijn aparte groepen. De totaalprijs van elke groep is beschikbaar op de Totale prijs (USD) kolom.

Hoe te groeperen in Excel om geneste gegevens te visualiseren

Met Excel kunt u een overzicht maken dat uit maximaal acht niveaus bestaat. Het is een veelgebruikt hulpmiddel wanneer u een lange lijst met gegevens moet samenvatten als een groep afzonderlijke koppen. De meest linkse of buitenste omtrek begint met de Nummer 1 (één) , en als u naar rechts gaat, kan het omhoog gaan tot Nummer 8 (acht) .

U kunt geneste gegevens snel visualiseren als een groep of samenvattingsgegevens of zelfs de details van elke groep onthullen met behulp van de Excel-groepsrijen of de overzichtstool. Excel stelt u in staat om de Overzicht van kolommen, de Overzicht van rijen, en de Overzicht van zowel rijen als kolommen.

Excel Auto Group om een ​​overzicht te maken

Als u kleinere geneste gegevenslijsten moet ordenen, kunt u de tool Overzicht gebruiken om automatische groepen te maken. U kunt deze stappen proberen:

Verwant: Hoe de IF-functie te gebruiken met geneste formules in Excel

  1. Klik op een cel binnen de rijgegevens die u moet groeperen.
  2. Ga nu naar de Gegevens tabblad op de Excel Lintje .
  3. Binnen de Overzicht sectie, vind je Groep drop-down menu.
  4. Klik op Groep en selecteer vervolgens Automatisch overzicht .

Je zult merken dat de groepsfunctie de rijen perfect heeft georganiseerd. Je ziet ook de Overzicht balken aan de linkerkant die meerdere gegevensniveaustructuren vertegenwoordigen.

U kunt meerdere visualisatie-opties verkennen door te communiceren met de Niveaus knop zoals nummer 1 (één), nummer 2 (twee), nummer 3 (drie), enz.

1. Als u het laagste niveau selecteert, Nummer 1 (één) , ziet u minimale gegevens in het werkblad. In het huidige voorbeeld is het de Eindtotaal kosten van alle etenswaren.

2. Wanneer u op het volgende niveau klikt, ziet u alleen de Subtotaal rijen samen met de Eindtotaal rij. U ziet geen andere gedetailleerde gegevenslijsten in het Excel-werkblad.

3. U kunt nu het hoogste niveau selecteren of Nummer 3 (drie) in huidige voorbeeldgegevens om alle rijen en kolommen samen met de omlijnde weergave uit te vouwen.

U kunt de bovenstaande stappen ook gebruiken om kolommen in Excel te groeperen. Formatteer de datasets dienovereenkomstig zodat de Excel automatisch Overzicht commando kan de subtotalen herkennen.

Excel-groepsopdracht om rijen handmatig te groeperen

Als het werkblad complexe datasets bevat, zoals meer dan één informatieniveau, moet u de Groep commando voor handmatig groeperen.

  1. Selecteer een subset met gegevens die u in een groep wilt opnemen en klik vervolgens op de Groep commando in de Gegevens tabblad van Excel Lintje .
  2. Als u nog een groep wilt maken met een andere subset van gegevens, selecteer de rijen en klik vervolgens op het groepscommando of gebruik deze sneltoets Shift + Alt + Pijl-rechts .

3. Als u een geneste groep wilt maken, kiest u alle detailrijen in de gerelateerde samenvattingsrij en gebruikt u vervolgens de snelkoppeling Shift + Alt + Pijl-rechts .

U kunt gedetailleerde rijen verbergen met de optie voor samenvouwen van rijen in Excel: de min (-) teken op de contouren om complexe geneste gegevens te vereenvoudigen. Wanneer u één overzichtsbalk samenvouwt, wordt de min (-) teken wijzigingen in de Meer (+) teken om rijen later zichtbaar te maken.

U kunt bovendien gebruik maken van de Laat details zien en Details verbergen knoppen op de Overzicht gedeelte van de Gegevens tabblad in Excel Lintje .

Er zijn ingebouwde stijlen voor groepen en overzichten in het Excel-werkblad. Toepassen Stijlen , klik op het opstartpictogram van het dialoogvenster (een kleine vervolgkeuzepijl) in de Contouren gedeelte van de Gegevens tabblad.

hoe de helderheid op de computer te verlagen

Je ziet een Instellingen dialoog venster. Klik op het selectievakje voor: Automatische stijlen en klik vervolgens op de Stijlen toepassen knop.

Een professioneel tintje geven aan uw Excel-rapporten

Met deze Excel-zelfstudie over Excel-subtotalen en -overzichten (groepen), kunt u complexe gegevens ordenen in een gemakkelijk te begrijpen tabel. Met behulp van Excel-werkbladen kunt u geneste gegevens vanuit meerdere perspectieven bekijken om waardevolle gegevensintelligentie te extraheren.

Deel Deel Tweeten E-mail Hoe maak je een 3D-kaart in Excel

Excel heeft veel meer functies dan je zou denken, zoals het maken van 3D-kaarten en het plotten van gegevens. Hier leest u hoe u het kunt gebruiken!

Lees volgende Gerelateerde onderwerpen
  • productiviteit
  • Spreadsheettips
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office-tips
  • Gegevensanalyse
Over de auteur Tamal Das(100 artikelen gepubliceerd)

Tamal is een freelance schrijver bij MakeUseOf. Nadat hij in zijn vorige baan bij een IT-adviesbureau aanzienlijke ervaring had opgedaan in technologie, financiën en bedrijfsprocessen, nam hij 3 jaar geleden het schrijven over als een voltijds beroep. Hoewel hij niet schrijft over productiviteit en het laatste technische nieuws, speelt hij graag Splinter Cell en bingewatcht hij Netflix/ Prime Video.

Meer van Tamal Das

Abonneer op onze nieuwsbrief

Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!

Klik hier om je te abonneren