Home-theater-designers
Afdruk samenvoegen kan u tijd en moeite besparen, dus leer het proces van begin tot eind met deze handleiding.
Bijna iedereen die bekend is met de Office-suite heeft gehoord van Mail Merge, maar velen weten niet precies hoe het proces wordt uitgevoerd. Het is gemakkelijker dan u misschien denkt - zolang u maar van tevoren weet hoe u uw documenten moet opstellen en ze in Word moet samenvoegen.
Als je eenmaal aan de slag bent, gebruik je deze functie om alles te maken van aangepaste indexkaarten naar een massamailing op uw werkplek. Afdruk samenvoegen is alleen voor de eerste keer ontmoedigend, en u kunt dat voor uzelf bewijzen door deze walkthrough te doorlopen.
We hebben de nieuwe Office 2016 gebruikt voor deze handleiding, maar het proces is van toepassing op oudere versies van Microsoft Word en Excel.
Hoe het brondocument in te stellen
Mail Merge werkt door gespecificeerde velden in een document te vullen met gegevens uit een andere bron, meestal een database of spreadsheet . De eerste stap naar een succesvolle Mail Merge is het opzetten van het brondocument en ervoor zorgen dat het is opgemaakt op een manier die Word kan begrijpen.
Aangezien dit het meest gebruikelijke gebruik van deze techniek is, zal ons voorbeeld zich concentreren op het plaatsen van individuele namen en adressen op een generieke massamailing. De velden die we zullen opnemen zijn Naam, Bedrijf, Adres, Plaats, Staat en Postcode — maar deze details zijn niet essentieel, zolang u het overkoepelende proces volgt.
Excel gebruiken
Als u Excel gebruikt om uw brondocument samen te stellen, hoeft u alleen maar een tabel te maken met alle relevante informatie die in deze Mail Merge of een toekomstige mailing kan worden opgenomen.
Het basisidee hier is om uw verschillende stukjes informatie op te splitsen in afzonderlijke kolommen en elk een passende kop te geven. Dit maakt het gemakkelijk om later uit die details te kiezen en te kiezen, waardoor het mogelijk is om hetzelfde brondocument te gebruiken om alles te maken, van een ID-badge tot een adreslabel.
Selecteer vervolgens al uw gegevens (inclusief kolomkoppen), navigeer naar de formules tabblad en selecteer Definieer naam .
U wordt gevraagd om een naam voor uw dataset, dus kies iets passends. Als u waarschijnlijk meerdere Mail Merge-projecten voor verschillende mailings moet overzien, is het verstandig om iets herkenbaars toe te voegen om ze verderop in de lijn te onderscheiden. Zodra dat is gebeurd, slaat u uw werk op en sluit u de spreadsheet.
Word gebruiken
Je kunt ook een Word-bestand als je brondocument gebruiken, maar dat kost wat meer moeite. Je zult moeten een tafel opzetten om dingen geordend te houden , dus ga naar de Invoegen tabblad, vind de Tafels sectie en klik op de vervolgkeuzelijst. Bepaal de grootte van de tabel die nodig is voor uw project en begin deze vervolgens te vullen met uw gegevens.
wifi heeft geen geldige configuratie
U hoeft zich hier niet al te veel zorgen te maken over de opmaak, aangezien dit document puur bedoeld is als bronbestand voor uw Afdruk samenvoegen. Nauwkeurigheid is echter de sleutel, dus zorg ervoor dat al uw gegevens in de juiste kolommen en de juiste titels zijn geplaatst. Als u klaar bent, slaat u het document op en sluit u het voorlopig.
Uw Mail Merge starten
Open Word en maak een nieuw document aan. Ga naar de Mailings tabblad en klik op de Afdruk samenvoegen starten vervolgkeuzelijst om uw gewenste project te selecteren.
Hier kan het proces een beetje afwijken, afhankelijk van wat u wilt maken. Als ik een label zou maken, of iets anders dat op niet-standaard papier zou kunnen worden afgedrukt, zou ik een ander scherm krijgen waarop ik wat extra afdrukopties kon bepalen.
gratis films online kijken zonder te downloaden of je aan te melden
Kies in dit geval de Standaard lade, tenzij u reden hebt om het anders te doen, en selecteer vervolgens het juiste productnummer zodat Word het juiste sjabloon kan toepassen.
Brongegevens importeren
Met die basis kunnen we nu beginnen met het importeren van informatie die we aan het begin van het proces in het brondocument hebben ingevoerd. Ga naar de Mailings tabblad nogmaals, klik op Selecteer ontvangers en kies Bestaande lijst gebruiken .
Navigeer naar uw brondocument, of het nu in Word of Excel is gemaakt - de Office-suite van Microsoft zal in de meeste situaties goed samenwerken. Als u een spreadsheet gebruikt, wordt u gevraagd te bevestigen welke tabel u selecteert en moet u ervoor zorgen dat het vakje is gemarkeerd Eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen is aangevinkt. Ga nu naar de Velden schrijven en invoegen gedeelte van de Mailings tabblad en klik op Adresblok (of wat ook maar logisch is voor uw project).
Hier kunt u precies afstemmen welke velden van uw brondocument naar uw definitieve mailing worden overgebracht. Voor nog meer opties in dit stadium hadden we de voor-, middelste en achternaam van onze ontvangers als afzonderlijke kolommen kunnen toevoegen, waardoor de lijst met beschikbare keuzes in de Voeg de naam van de ontvanger in dit formaat in veld. Dit is echter strikt optioneel.
De tool Adresblokkering is geweldig voor iedereen die snel door zijn Mail Merge wil gaan, maar als je wilt bepalen precies hoe uw document is ingedeeld , overweeg het gebruik van de Voeg samenvoegveld in optie onder de Velden schrijven en invoegen sectie om elk veld met de hand te plaatsen. Nadat u uw velden in het document heeft ingevoegd, kunt u Voorbeeld van resultaten om te zien hoe het wordt afgedrukt als het eenmaal is ingevuld.
Dit is het moment om eventuele opmaakaanpassingen aan te brengen die u mogelijk moet uitvoeren; het lettertype wijzigen, aanpassen hoe elk veld op de pagina komt te staan en alle esthetiek die u wilt toevoegen. Zodra dat is gebeurd, navigeert u nogmaals naar het tabblad Mailings en klikt u op Voltooien en samenvoegen onder de Finish sectie. Uw ingevulde documenten moeten klaar zijn om te worden afgedrukt en verzonden.
Voor iets eenvoudigers, bekijk de beste labelmakers die je kunt kopen.
Deel Deel Tweeten E-mail 5 tips om uw VirtualBox Linux-machines een boost te gevenMoe van de slechte prestaties van virtuele machines? Dit is wat u moet doen om uw VirtualBox-prestaties te verbeteren.
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- productiviteit
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Mailmerge
- Microsoft Office 2016
Engelse schrijver momenteel gevestigd in de VS. Vind me op Twitter via @radjonze.
Meer van Brad JonesAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren