Excel versus Toegang - Kan een spreadsheet een database vervangen?

Excel versus Toegang - Kan een spreadsheet een database vervangen?

Of moet je beide gebruiken? Microsoft Access en Excel beschikken beide over gegevensfiltering, sortering en query's, maar welk programma is geschikt voor uw werkvereisten en hoe krijgt u het beste van beide werelden?





Begrijpen waar elk hulpmiddel voor is

De bovenstaande tabel zou u een overzicht moeten geven van de belangrijkste vergelijkingen tussen het gebruik van Microsoft Access of Excel voor uw gegevensvereisten. In een ideale wereld gebruiken we allemaal Microsoft Excel en Access door elkaar, de ene vanwege de geavanceerde wiskundige berekeningen en statistische vergelijkingen, de andere vanwege het vermogen om gegevens op een gestructureerde manier te organiseren en weer te geven.



Belangrijke vragen voor uw keuze

U moet uzelf deze belangrijke vragen stellen voordat u het ene stuk software boven het andere gaat gebruiken:





  • Hoe wil je je gegevens ordenen?
    • Herhalende? duplicatie?
    • Actie volgen/gebeurtenisbeheer?
  • Bewaren en beheren, of opslaan en analyseren?
  • Hoeveel gegevens heb je?
    • Tekst?
    • Numeriek?
  • Heeft u opmaak nodig voor deelbare uitvoer?

Excel is voor gegevensanalyse

Excel blinkt uit in numerieke gegevens, de opslag ervan en de vele analyses die u mogelijk nodig heeft om patronen, trends of verkeerde benamingen in uw gegevens te ontdekken. De leercurve voor Excel is vrij kort - in die zin dat het in het begin misschien extreem ontmoedigend lijkt, maar je zult snel draaitabellen voor eigen gebruik buigen.

waarom willen oplichters cadeaubonnen?

De nieuwste versies komen helemaal vol met sjablonen , handige snelkoppelingen en een zeer gebruiksvriendelijke GUI, maar er zijn overwegingen die u moet maken. Excel is een geweldig hulpmiddel bij het gebruik van een paar spreadsheets tegelijk, maar wanneer u de omvang van uw database begint op te schalen, bijvoorbeeld met een dataset van de overheid, begint Excel te kraken onder de druk.



Het bijhouden van een enorm Excel-spreadsheet met duizenden, zo niet tienduizenden invoer wordt steeds moeilijker en naarmate uw gegevens evolueren, kan de noodzaak om uw formules, samenvattingsbereiken en macro's bij te werken ertoe leiden dat er fouten in uw gegevens verschijnen.

Excel-bronnen

Hier zijn enkele uitstekende online bronnen, zelfstudies en sjablonen om u de overhand te geven wanneer u Excel onder de knie krijgt:



  • Leer Excel zonder een cent uit te geven - referentielijst voor Excel-tutorials, die letterlijk alles omvat wat je nodig hebt via een van de links
  • Sjablonen voor Excel - de Microsoft Office opslaan voor Excel-sjablonen. Excel 2013 heeft een uitgebreide lijst wanneer u de software opent - blader door voor meer opties!
  • Chandoo.org - tonnen gratis informatie over alle leerniveaus
  • MrExcel - vergelijkbaar met Chandoo, heeft duizenden praktische instructievideo's en tutorials
  • Youtube: Howcast-technologie - geweldige inleidende serie, op weg naar een aantal tussentijdse Excel-tools

Chandoo, MrExcel en de YouTube-serie van Howcast Tech zijn bijzonder goed, elk met uitstekende tutorials over vrijwel elk hulpmiddel dat je in Excel tegenkomt, briljante bronnen voor eenvoudige beginners tot en met de Excel-geleerden onder ons.

Toegang tot Excel bij Gegevensbeheer

Microsoft Access is een iets ander beest dan Excel. Waar Microsoft Excel de nadruk legt op numerieke, mogelijk eenmalige gegevensreeksen, biedt Access een opslagoplossing voor informatie die op meerdere plaatsen kan worden opgeroepen en waarnaar kan worden verwezen. ik zal toegeven de leercurve voor Access is op sommige plaatsen problematisch, maar als je eenmaal de basis van de software hebt geleerd, zul je merken dat die vaardigheden relatief uitwisselbaar zijn met bijna alle databasesoftware.



Misschien wel het grootste verschil tussen Microsoft Access en Excel is de methode voor het bewaren van gegevens. Microsoft Access-records kunnen op elk moment gratis worden gewijzigd. De bovenstaande afbeelding toont Microsoft Access (boven) en Excel (onder) ter vergelijking. Let op, wanneer u Microsoft Access gebruikt, krijgt elk afzonderlijk record een specifiek ID-nummer - de eerste kolom - zodat u uw hele database kunt sorteren, filteren en doorzoeken. En uw database is precies dat: een digitale opslag van informatie. Meer informatie toevoegen, wijzigen, verwijderen, filteren en opvragen heeft geen invloed op het bestaande record, noch op de formules, samenvattingsbereiken, tabellen en rapportage die u al heeft ingesteld. Bij gebruik van een enorme dataset in Excel, bestaat de mogelijkheid dat het uitvoeren van een van de bovengenoemde taken kan breken iets, ergens.

Een stap verder dan Excel

Microsoft Access gaat een stap verder dan Excel op het gebied van pure gegevensopslag, met specifieke interne tools om de gegevenskwaliteit te waarborgen:

  • Gebruik opzoeklijsten en validatieregels voor individuele velden op tabelniveau
  • Formulieren kunnen tijdens het invoeren van gegevens aanvullende regels aan uw Access-tabel toevoegen
    • Reageert op gebruikersselectie en vooraf gedefinieerde gebeurtenissen
  • Referentiële integriteit tussen tabellen consistent onderhouden door Microsoft Access - ervoor zorgen dat al uw gegevens bijna altijd logisch zijn

Aggregaties van enorme databases zijn ook relatief eenvoudig in Microsoft Access. Query's en filtering kunnen plaatsvinden ongeacht uw opslagmodus, waarbij Microsoft Access krachtige oplossingen voor gegevensanalyse biedt, maar geen draaitabel!

Microsoft Access-bronnen

Net als bij ons Microsoft Excel-aanbod, vindt u hier enkele geweldige online bronnen, zelfstudies en sjablonen om u de overhand te geven bij het leren omgaan met Access:

  • Gemakkelijke toegang met sjablonen - officiële MS Office-zelfstudie voor het gebruik van Access-sjablonen om uw werk te versnellen
  • Inleiding tot Access 2010-sjablonen - een inleiding tot het selecteren en implementeren van Access-sjablonen
  • GCF Leer gratis - 14-delige tutorial van gegevensinvoer tot gegevenspresentatie en nog veel meer
  • Alles Toegang - Absoluut enorm lijst met vragen en tutorials over Access
  • Baycon Group [Broken URL verwijderd] - diepgaande tutorials, variërend van het invoeren van uw gegevens tot geavanceerde querytabellen

En de winnaar is...

Geen van beide!

Oh, wat een uitvlucht, sorry ... maar ik hoop dat we elk stukje software hebben geïllustreerd, zodat uw volgende beslissing over gegevensopslag/analyse eenvoudiger zal zijn. U kunt Microsoft Access-gegevens op een aantal manieren importeren in Excel en vice versa, waardoor het potentieel van beide softwarepakketten oneindig wordt vergroot. De oplossingen van Microsoft Access en Excel bieden een scala aan technieken voor gegevensbeheer die meegroeien met onze gegevensbehoefte.

gratis live tv op roku 2018

De bovenste balk illustreert de import- en exportopties die beschikbaar zijn via Microsoft Access > Externe gegevens tabblad. De tweede toont vergelijkbare exportopties via de Excel > Gegevens tabblad. Beide gegevenstabbladen bieden gebruikers een uitgebreide cross-functionaliteit waarmee u het beste van twee werelden krijgt: superieure wiskundige berekeningen, opmaak en tabellen, samen met uitstekend gegevensbeheer, analyse en rapportage.

Lezers met scherpe ogen zullen het ontbreken van een Excel-exporttabblad opmerken.>CTRL+C of CMD+C!

Als u begrijpt wat elke tool voor u en voor uw gegevens kan doen, kan dit een enorm verschil maken, dus gebruik beide in uw voordeel door enkele van de tutorials te lezen en te bekijken om praktische ervaring op te doen met deze krachtige gegevenstools.

Hebben we iets gemist? Wat zijn je favoriete Microsoft Access- en Excel-alternatieven? Laat het ons hieronder weten!

Deel Deel Tweeten E-mail Hoe u het uiterlijk van uw Windows 10-bureaublad kunt veranderen

Wilt u weten hoe u Windows 10 er beter uit kunt laten zien? Gebruik deze eenvoudige aanpassingen om Windows 10 uw eigen te maken.

Lees volgende Gerelateerde onderwerpen
  • ramen
  • productiviteit
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Access
Over de auteur Gavin Phillips(945 artikelen gepubliceerd)

Gavin is de Junior Editor voor Windows en Technology Explained, levert regelmatig bijdragen aan de Really Useful Podcast en recenseert regelmatig producten. Hij heeft een BA (Hons) Contemporary Writing met Digital Art Practices geplunderd uit de heuvels van Devon, evenals meer dan tien jaar professionele schrijfervaring. Hij geniet van overvloedige hoeveelheden thee, bordspellen en voetbal.

Meer van Gavin Phillips

Abonneer op onze nieuwsbrief

Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!

Klik hier om je te abonneren