Home-theater-designers
Excel is een fantastisch nuttig spreadsheetprogramma, maar er is niets erger dan een perfecte spreadsheet te maken en deze alleen af te drukken om hem op negen vellen papier te zien verschijnen, inclusief een enkele rij op de laatste. Wat heb je aan een prachtig vormgegeven spreadsheet als het er op papier vreselijk uitziet?
Gelukkig kun je je spreadsheet en de programma-instellingen aanpassen om alles op één pagina te krijgen en die pagina er zo goed mogelijk uit te laten zien. Als uw spreadsheet net te groot is voor een enkele pagina, kunt u deze instellingen gebruiken om deze prettiger over een aantal pagina's te verdelen.
Voorbeeld voordat u afdrukt
Dit is een belangrijke stap: u kunt veel problemen voorkomen voordat u gaat afdrukken, als u er maar vanaf weet. Als u afdrukt en vervolgens controleert hoe goed het werkte, zou u veel papier kunnen verspillen om die laatste rij of kolom op het papier te krijgen.
Afhankelijk van uw versie van Excel, moet u mogelijk klikken op Bestand > Afdrukvoorbeeld , Bestand > Afdrukken > Afdrukvoorbeeld , of gewoon Bestand > Afdrukken om te zien hoe uw spreadsheet eruit zal zien als deze uit de printer komt. Als het er goed uitziet, ga je gang en print. Als dat niet het geval is, probeer dan enkele van de onderstaande strategieën!
De weergave Pagina-indeling gebruiken
In de paginalay-outweergave ziet u hoe uw document wordt afgedrukt terwijl u eraan werkt. Het is geen geweldige weergave om aan uw spreadsheet te werken, maar het kan u helpen bij het maken van aanpassingen om ervoor te zorgen dat uw kolommen en rijen de beschikbare ruimte optimaal benutten. Om de weergave te activeren, ga naar Weergave > Pagina-indeling .
Nu ziet u uw spreadsheet zoals deze zou worden afgedrukt. Als u in deze weergave aanpassingen maakt met behulp van de onderstaande hulpmiddelen, krijgt u een beter idee of ze goed hebben gewerkt. (Dezelfde functionaliteit is beschikbaar in Word en kan u helpen professioneel ogende documenten maken daar ook.)
De paginarichting wijzigen
Als uw spreadsheet breder is dan hoog, kunt u er meer van op een pagina kwijt door een horizontale oriëntatie. Een grotere spreadsheet zal waarschijnlijk profiteren van een verticale oriëntatie. Om te kiezen welke richting uw spreadsheet gebruikt, opent u de Pagina instellingen menu en kies Staand of Liggend op het tabblad Pagina.
hoe verwijder je een screenprotector?
Rijen of kolommen verwijderen of verbergen
In grote spreadsheets zijn er vaak rijen of kolommen die overbodig zijn, oude informatie bevatten of in een bepaalde situatie gewoon niet hoeven te worden afgedrukt. Deze rijen en kolommen nemen waardevol onroerend goed op de pagina in beslag en kunnen het veel moeilijker maken om uw spreadsheet goed te laten passen.
Als je een deel van die gegevens kunt verwijderen, gebruik dan gewoon de bekende markeren > Bewerken > Verwijderen volgorde om ze kwijt te raken. Als ze informatie bevatten waarvan je denkt dat je ze later nog eens nodig hebt, kun je ze verbergen door met de rechtermuisknop op de rij- of kolomkop te klikken en te selecteren Verbergen . Om de gegevens opnieuw te zien, markeert u de rijen of kolommen aan weerszijden van de verborgen gegevens, klikt u met de rechtermuisknop op het label en selecteert u zichtbaar maken .
Pagina-einden gebruiken
Net als in uw favoriete tekstverwerkingsprogramma, kunt u pagina-einden invoegen om ervoor te zorgen dat uw spreadsheet wordt verdeeld over meerdere pagina's waar u het wilt hebben, in plaats van waar Excel besluit dat het handig is. Gebruik gewoon Invoegen > Pagina-einde om Excel te vertellen waar uw document moet worden gesplitst.
Het afdrukgebied wijzigen
Als uw spreadsheet een enorme hoeveelheid gegevens bevat en u er maar een deel van hoeft af te drukken, kunt u alleen het geselecteerde deel van de spreadsheet afdrukken. Selecteer de cellen die u wilt afdrukken en klik op Afdrukken . Verander de Wat afdrukken: optie om Selectie en het voorbeeld wordt bijgewerkt en bevat alleen de gegevens die u hebt geselecteerd.
Als u de neiging heeft om regelmatig dezelfde selectie af te drukken, kunt u een permanent afdrukgebied instellen dat alleen dat gedeelte omvat, zodat u het niet elke keer hoeft te selecteren. Om dit te doen, selecteert u het gebied dat u vaak afdrukt en gaat u naar Bestand > Afdrukgebied > Afdrukgebied instellen . Deze selectie wordt nu het standaard afdrukgebied voor uw spreadsheet. Om van die instelling af te komen, gebruik Bestand > Afdrukgebied > Afdrukgebied wissen .
Paginamarges wijzigen
Als u net iets meer ruimte nodig heeft om uw spreadsheet op een pagina te laten passen, kan het toevoegen van wat extra ruimte aan de marges van de pagina uw probleem oplossen. U kunt het dialoogvenster Pagina-instelling openen vanuit: Bestand > Pagina-instelling of met de knop Pagina-instelling in het afdrukdialoogvenster. Voeg een fractie van een inch toe aan elke marge en controleer het afdrukvoorbeeld opnieuw.
Het is gemakkelijk om overboord te gaan door ruimte in de marges toe te voegen om zoveel mogelijk op een pagina te passen. Onthoud echter dat tekst die helemaal tot aan de rand van een vel papier loopt niet alleen esthetisch onaangenaam is, maar ook moeilijk te lezen kan zijn. Wees hier verstandig mee!
Tekstterugloop en formaat van kolommen wijzigen
Excel wordt meestal gebruikt voor numerieke gegevens, maar het kan ook erg handig zijn voor tekst. Als je veel tekst in je cellen hebt, kunnen ze je spreadsheet echt uitrekken en het moeilijk maken om het op één pagina of zelfs op meerdere pagina's te passen; je zou kunnen eindigen met een raar afdrukschema waardoor je document er als volgt uitziet:
Een deel van de tekst is afgesneden en de cellen die niet zijn afgesneden, lopen veel te ver naar rechts. Om de breedte van uw spreadsheet te beperken tot de breedte van een enkele pagina, kunt u de breedte van uw kolommen beperken en tekstterugloop gebruiken om ervoor te zorgen dat u geen gegevens verliest die u wilt afdrukken. Ga eerst naar Opmaak > Cellen > Uitlijning en zorg ervoor dat Tekstterugloop is ingeschakeld.
Als de tekst in een cel nu breder is dan de kolombreedte, loopt de tekst terug naar de volgende regel. Vanaf hier kunt u de breedte van uw kolommen aanpassen door de rand van een rij- of kolomkop te slepen om het formaat te wijzigen.
U kunt ook dubbelklikken op de rij- of kolomlabels om ze automatisch zo breed te maken als nodig is, zoals te zien is in de onderstaande video. Om ervoor te zorgen dat uw kolommen op een pagina passen zoals u dat wilt, gebruikt u de hierboven genoemde paginalay-outweergave.
Schaal uw spreadsheet
Als niets anders het werk heeft gedaan, kunt u uw spreadsheet schalen zodat deze op één pagina (of een bepaald aantal pagina's) past. In Pagina instellingen , klik op het keuzerondje naast Passen bij: en kies het aantal pagina's waarop u uw spreadsheet wilt afdrukken. Als u een kleiner aantal 'brede' pagina's selecteert, wordt het document horizontaal geschaald, en als u een kleiner aantal 'hoge' pagina's selecteert, wordt het verticaal geschaald. U kunt ook een percentageschaal selecteren.
Het gebruik van de schaaloptie kan helpen de grootte van uw document te beperken wanneer het op papier wordt gezet, maar het kan uw tekst ook erg klein en moeilijk leesbaar maken. Controleer het voorbeeld en zorg ervoor dat u niet zo ver schaalt dat het onmogelijk is om uw gegevens te lezen. Schalen is erg handig wanneer u probeert af te drukken Excel-diagrammen , te.
Uw afdruk gemakkelijker leesbaar maken
Zodra u uw spreadsheet op een acceptabel aantal pagina's hebt gekregen, gaat u een stap verder en maakt u het zo gemakkelijk mogelijk leesbaar. Door een paar andere afdrukinstellingen aan te passen, kunt u het uiterlijk van uw afdruk optimaliseren. Hier zijn een paar die u moet kennen.
Rasterlijnen en rij- of kolomkoppen afdrukken
In de Pagina instellingen menu (toegankelijk via het afdrukdialoogvenster of Bestand > Pagina-instelling ), klik op het tabblad Blad en selecteer Rasterlijnen onder de Afdrukken sectie. U kunt ook selecteren: Rij- en kolomkoppen om deze labels aan uw afdruk toe te voegen.
Kop- en voettekstinformatie toevoegen
Excel kan automatisch nuttige informatie aan de kop- en voettekst van uw document toevoegen om het leesbaarder te maken. In de Pagina instellingen menu, klik op de Koptekst/voettekst en gebruik de vervolgkeuzemenu's om informatie zoals paginanummer, bestandsnaam en auteursnaam toe te voegen aan de kop- of voettekst. Als uw spreadsheet erg lang is, kan deze informatie helpen om de pagina's gemakkelijker te ordenen.
U kunt ook aangepaste tekst toevoegen door te klikken op Koptekst aanpassen of Voettekst aanpassen .
Neem geen genoegen met slecht bedrukte spreadsheets
Het kan frustrerend zijn om uw spreadsheet er goed uit te laten zien wanneer u deze afdrukt, vooral als u deze op één pagina moet krijgen. Maar met een paar aanpassingen aan de instellingen en het formaat van uw document, kunt u een mooie afdruk maken! Vergeet niet om andere tips voor Excel-succes op kantoor te leren terwijl u toch bezig bent.
Heeft u nog andere tips voor het afdrukken van spreadsheets vanuit Excel? Deel ze hieronder!
Afbeeldingscredits: zakenman met vraagteken door Dooder via Shutterstock
Deel Deel Tweeten E-mail Is het oké om Windows 11 op een incompatibele pc te installeren?Je kunt nu Windows 11 op oudere pc's installeren met het officiële ISO-bestand... maar is het een goed idee om dat te doen?
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- productiviteit
- Afdrukken
- Microsoft Excel
Dann is een contentstrategie- en marketingconsultant die bedrijven helpt bij het genereren van vraag en leads. Hij blogt ook over strategie en contentmarketing op dannalbright.com.
Meer van Dann AlbrightAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren