Home-theater-designers
Het is altijd een goed idee om een volledig ingevulde lijst met contactpersonen aan uw e-mailaccount te koppelen. Namen, adressen, telefoonnummers, e-mailaccounts, verjaardagen... dan kun je die slordige papieren adresboeken weggooien.
Dat is in ieder geval de theorie.
Vanuit het oogpunt van Gmail is het echter notoir moeilijk om dingen schoon en georganiseerd te houden. Om Gmail de eer te geven waar de eer toekomt, heeft hun nieuwe versie van Contacten het veel beter gedaan om dingen te temmen. Met de oudere versie werden dingen er gewoon in gegooid, vermengd en uitgeboerd.
Met de nieuwe versie is het veel gemakkelijker om alles netjes te houden. Vooral wanneer u dubbele vermeldingen probeert te vinden. Dit is geweldig, want als je een smartphone hebt, worden Google-contactlijsten vaak gesynchroniseerd. Als je webcontactlijst een puinhoop is, is die van je telefoon dat ook.
Laten we dus eens kijken wat we kunnen doen om ons digitale zwarte boek schoon en netjes te houden. Dan vind je misschien het telefoonnummer van die lekkere jongen of dat meisje die je vorige maand in een bar hebt ontmoet. Doet ' sorry, Google Contacten heeft je nummer opgegeten ' tellen als een geldig excuus om niet eerder te bellen?
Ga eerst naar de nieuwe versie
Aangezien de oudere versie van Contacten nog steeds in gebruik is, zou het nogal moeilijk zijn als ik beide versies zou moeten behandelen. Dus aangezien de nieuwe versie is veel beter, ik raad je aan om over te schakelen. Je moet handmatig overschakelen, aangezien de nieuwe versie technisch nog een 'preview' heet.
Dus om over te gaan, kijk in de linkerzijbalk en je zult een optie zien die zegt:
Klik op die kleine kanjer en je gaat meteen naar de nieuwe versie. De URL voor uw contacten wordt nu https://contacts.google.com/u/0/preview/all. (Hoewel https://www.google.com/contacts wordt daar ook automatisch omgeleid).
Nadat u e-mailadressen van andere webmailservices hebt geïmporteerd, kunt u beginnen met de lenteschoonmaak.
Automatisch aanvullen van contactenlijst uitschakelen
Het eerste dat u hoeft te doen, is het automatisch aanvullen uitschakelen in Gmail's Instellingen . Ga naar Gmail en klik op het tandwiel. Ga naar Instellingen > Algemeen > Contacten maken voor automatisch aanvullen .
Deze functie (indien ingeschakeld) plaatst elk e-mailadres dat u ontvangt in uw adresboek. Dit zal uw contacten snel een absolute puinhoop maken. Dus het is het beste om in te schakelen 'Ik voeg zelf contacten toe'. Opslaan en ga terug naar je contactenpagina.
Vind de duplicaten en voeg ze samen
De volgende stap is om de duplicaten te vinden, en dit is waar de nieuwe versie van Contacten schittert. In de oude versie moest je ze zelf zoeken. In de nieuwe versie worden de duplicaten automatisch gevonden en wordt u gevraagd of u ze wilt samenvoegen. U kunt elk afzonderlijk bekijken en samenvoegen, of u kunt Google vertrouwen en op ' Alles samenvoegen '.
Je merkt meteen een enorm verbetering in uw contactenlijst. Geen vijf versies meer van je moeder. Nu is ze allemaal mooi en netjes in één ingang gestopt.
Verwijder de onzin
OK, hier is een van de vervelende delen. Je moet nu de resterende lijst doorlopen en alle onzin verwijderen. We hebben het over spamadressen, zowel in de spam van het Viagra-type als ook van mensen van wie je niet hebt gevraagd om van te horen (ik kijk naar je Nigeriaanse bankmanager met een dode klant ter waarde van $ 50 biljoen), mensen die je niet langer communiceren met, e-mailadressen die u gebruikt om contact naar web-apps te sturen (ervan uitgaande dat u ze niet gebruikt natuurlijk) ..... eigenlijk alles waardoor uw lijst eruitziet als een digitale stortplaats.
Afhankelijk van de grootte van uw lijst met contactpersonen, kan dit enkele minuten tot 30 minuten duren. Wees meedogenloos. Gedroogde pruim! Snee! Schuine streep!. Denk bij jezelf 'doe ik? Echt moet dit e-mailadres op mijn lijst komen te staan?'. Ik slaagde erin om mijn lijst terug te brengen van iets minder dan 500 naar iets minder dan 100. Het was eigenlijk best bevrijdend. Google zegt dat de bovengrens 25.000 contacten is, maar kom op, wie heeft er in zijn volle verstand 25.000 legitieme contacten?
Nu door mijn lijst met telefooncontacten bladeren, is het digitale equivalent van het exacte stuk krijgen dat je wilt in Tetris. Oftewel ideaal!
Google Plus-volgers uitsluiten van uw lijst
Google Plus is waarschijnlijk een van de meest verraderlijke dingen die Google ooit heeft uitgevonden. Mijn aanvankelijke waardering ervoor werd al snel zuur toen Google besloot om Plus in elk hoekje en gaatje van een Google-product te duwen. Gelukkig rollen ze dat nu terug, maar de memo lijkt het Gmail-team niet te hebben bereikt, omdat je contactenlijst je Plus-volgers bevat (ervan uitgaande dat de instelling is ingeschakeld).
Wat nog erger is, is dat de ' Duplicaten zoeken ' optie telt een Plus-volger niet als een duplicaat, als deze al in je contactenlijst staat.
Om dit te illustreren, hier is onze hoofdredacteur, Ryan Dube, in mijn lijst met contactpersonen. De eerste is zijn juiste inzending en de tweede (zonder de foto) is zijn Plus-inzending. Twee afzonderlijke vermeldingen, maar volgens Contacten heb ik geen duplicaten.
Dus in het belang van productiviteit, netheid, beknoptheid, hoe je het ook wilt noemen, sluit de 'Circles' van Plus uit. Google Plus is sowieso een stervend dier. Wat voor nut heeft het in je adresboek?
Vul alle velden voor elk contact in
Nu je de duplicaten hebt samengevoegd, de rotzooi hebt verwijderd en Google Plus hebt genukt, is het tijd om aan elk overgebleven contact te werken. Dit zal het langste deel zijn en vereist de meeste toewijding. Het zal verleidelijk zijn om bochten te nemen en enkele stappen over te slaan, gewoon om het af te krijgen. Maar blijf erbij. Je zult het later waarderen. Pak wat koffie, zet wat goede muziek op en ga lekker zitten voor de lange termijn.
Dubbelklik op een contact om het te openen en klik op het potlood in de rechterbovenhoek om het te bewerken. Nu is het meer dan waarschijnlijk dat sommige velden een complete puinhoop zullen worden, terwijl andere helemaal leeg zullen zijn.
Zoals u kunt zien op een van de schermafbeeldingen in het vorige gedeelte, kunt u ook een landcode voor telefoonnummers instellen. Als uw nummers in uw contacten allemaal of voornamelijk uit één land komen, kunt u de landcode instellen en Google zal deze automatisch voor u invoegen. Het nadeel is natuurlijk wanneer je een nummer uit een ander land hebt. Plots beginnen de dingen in de war te raken en die cijfers moeten worden opgelost.
Waar je velden ziet die uitnodigen tot ' Voeg een ... toe..... ' , dubbelklik erop en begin met typen. Als u naar de onderkant van het vak scrolt, ziet u een link met de naam ' Toon alle velden '. Als u daarop klikt, wordt u plotseling verwend met keuzes, inclusief het toevoegen van hoe u de naam uitspreekt. U kunt zelfs aangepaste velden maken als u wilt aangeven of een contactpersoon de voorkeur geeft aan boxers of slips.
Tot slot, als het contact erg belangrijk voor je is, heb je de mogelijkheid om: markeer ze met een gele ster , net als Gmail.
De naam en het adres van de contactpersoon opschonen
Pak een Red Bull of twee om die vlagerige energie bij te houden, want we zijn bijna klaar. De moeilijkste delen zijn achter de rug en we zijn nu op de thuisbaan.
Zorg er bij het doornemen van elk contact voor dat de volledige naam van het contact correct is getypt, samen met het volledige adres. Naast het feit dat u bij het schrijven van een e-mail meteen de juiste persoon kunt bellen, maakt het correct invullen van het profiel Google Maps een absoluut genot om te gebruiken.
waarom zijn sommige nummers niet afspeelbaar op spotify
Als u onderweg bent en een routebeschrijving naar de locatie van een contact nodig hebt, typt u gewoon hun naam in Maps en de naam van uw contacten verschijnt met het volledige adres. Klik erop en de kaart zoomt in op hun locatie, waar u vervolgens een routebeschrijving kunt opvragen. Wie heeft er een dure GPS nodig als je Google Maps op een data-abonnement hebt?
Blijkbaar is het 8.500 km van mijn huis naar Saikat's. Als ik nu ga lopen, ben ik er, via een mooie route door Afghanistan, in 72 dagen. Dat is goed te doen.
Groepen maken om contacten te categoriseren
Om echt super-duper georganiseerd te zijn, kun je elk contact aan een groep toewijzen. Gewoon klikken ' Nieuwe groep ' om een nieuwe aan te maken. Contacten toevoegen aan een groep is eenvoudig. Ga naar beneden in de contactenlijst, beweeg de muis over de gewenste contacten en klik op het vinkje aan de linkerkant.
Dat brengt meteen een blauwe balk boven in het scherm, met verschillende opties. Een daarvan is het toevoegen aan een groep of het wijzigen van groepen. Als u daarop klikt, krijgt u een lijst met de groepen. Klik op de gewenste groep en het contact wordt daar naartoe gestuurd.
Nu kunt u op elke groep in de linkerzijbalk klikken en alle daar toegewezen contacten zien.
Maak een back-up
Na al dat harde werk, moet je van alles een back-up maken, voor het geval Google Contacten op hol slaat. Misschien hebben ze een storing aan hun kant, of misschien verpest je het aan jouw kant. Hoe dan ook, het hebben van een back-up lost alle problemen op, en het is helemaal niet moeilijk. U hoeft alleen maar te onthouden dat u de back-up regelmatig moet bijwerken.
In de linkerzijbalk is een optie genaamd ' Meer '. Vouw dat uit en je ziet ' Exporteren '. Dat is uw back-upoptie. Maar als je klikt op ' Exporteren ', je zult dit zien.
Onthoud dat dit een voorbeeldversie van Contacten is en dat de noppenfolie nog niet helemaal is verwijderd. Dus voorlopig moet je teruggaan naar de oude versie van Contacten om je lijst te exporteren. Maak je geen zorgen, als je weer teruggaat naar de nieuwe versie, zal alles precies zijn zoals je het achterliet.
Dus kijk in de oude versie van Contacten naar de bovenkant van het scherm en de ' Meer 'menu. Zet dat neer en kies 'Exporteren'.
Dan krijg je een aantal opties. Kies wat je wilt, afhankelijk van je behoeften, en klik vervolgens op de ' Exporteren ' knop. U krijgt dan het gevraagde bestand gedownload naar uw computer.
IFTTT- en Zapier-scripts gebruiken
Vanaf nu is het doel automatisering, automatisering, automatisering. Houd uw contacten in vorm en maak een back-up met zo min mogelijk inspanning van uw kant.
Dit is waar IFTTT en Zapier kom binnen. U kent deze webservices allemaal - waarmee u tal van aspecten van uw online leven gratis kunt automatiseren. Naar mijn mening is IFTTT de gemakkelijkste van de twee om te gebruiken, maar dat ben ik gewoon.
Wees echter voorzichtig met sommige van deze scripts. Back-ups maken naar spreadsheets kan VEEL duplicaten veroorzaken en het markeren van nieuwe contacten in uw Google Agenda is een recept voor rampen. Wees dus heel selectief in welke je kiest.
'Hallo, ik heb mijn adresboek opgeschoond en uw nummer gevonden! Vrij vanavond?'
Als u de bovenstaande tips opvolgt en er bovenop blijft, krijgt u een veel betere lijst met contacten.
Kijk voor meer informatie over het verbeteren van je contacten op de beste apps voor het synchroniseren van Facebook-foto's met Android-contacten .
Afbeeldingscredits: xkcd: De hemel . Andere attributievrije afbeeldingen met dank aan Pixabay.
Deel Deel Tweeten E-mail Is het de moeite waard om te upgraden naar Windows 11?Windows is opnieuw ontworpen. Maar is dat genoeg om u te overtuigen om over te stappen van Windows 10 naar Windows 11?
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- internet
- Gmail
- Contactbeheer
Mark O'Neill is een freelance journalist en bibliofiel, die sinds 1989 dingen publiceert. Gedurende 6 jaar was hij de hoofdredacteur van MakeUseOf. Nu schrijft hij, drinkt te veel thee, worstelt met zijn hond en schrijft nog wat.
Meer van Mark O'NeillAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren