Home-theater-designers
Het maken van een werkschema is niet eenvoudig. Of uw team van medewerkers nu zo groot is als enkele tientallen of zo klein als een handvol, het is moeilijk om een manier te vinden om in ieders uren te passen, minima te halen en het team tevreden te houden. Gelukkig kan Excel helpen om het een kavel gemakkelijker.
Excel-sjablonen blijven een van de handigste hulpmiddelen in de geschiedenis van informatica. Ze zijn geweldig voor taken en projecten beheren , financiën op orde houden , fitnessvoortgang bijhouden en gewoon georganiseerd blijven in het algemeen -- maar planning is een gebied waar Excel Echt schijnt.
5 belangrijke tips bij het maken van een schema
Houd rekening met de volgende overwegingen voordat u in het daadwerkelijke planningsproces duikt. Ze vergemakkelijken het hele proces en verminderen de hoeveelheid stress die zich ophoopt. Plannen zal nooit gemakkelijk zijn, maar het hoeft geen nachtmerrie te zijn.
Ken de voorkeuren van uw werknemer. Het soort voorkeuren waarmee u rekening kunt houden bij het plannen, verschilt van veld tot veld (bijvoorbeeld detailhandel versus magazijn), maar het is belangrijk om op zijn minst te proberen uw werknemers tegemoet te komen.
Hebben sommige medewerkers een inslag op ochtenden? Of misschien avonden? Hoeveel uur wil elke medewerker per week? Zijn er tijdsbeperkingen, zoals een onwil om op zondag te werken? Hebben bepaalde medewerkers synergie en compatibiliteit?
Je kunt niet accommoderen iedereen , maar het is een goed doel om naar te streven omdat het de productiviteit en sfeer kan verbeteren -- maar het belangrijkste is dat het vertrouwen opbouwt, en vertrouwen gaat hand in hand met respect.
Verzuimverzoeken van medewerkers bijhouden. Alsof het nog niet moeilijk genoeg is om met alle voorkeuren van uw werknemer te jongleren, zijn er tijdgevoelige problemen die zo nu en dan opduiken. Iemand heeft bijvoorbeeld een paar dagen nodig om op vakantie te gaan of om te rouwen om een verloren familielid.
Gelukkig kan dit eenvoudig worden gehouden door gebruik te maken van een veelzijdige tool zoals Google Agenda of een agenda-plug-in voor Thunderbird. Een hoogwaardige takenlijst-app zoals Todoist (redenen om te upgraden naar Todoist Pro), WorkFlowy (onze WorkFlowy-recensie), of Wonderlijst (ons Wunderlist-recensie ) kan ook goed werken.
Maak het schema van tevoren. Je kunt er natuurlijk niet bij zijn te ver van tevoren voor het geval situaties veranderen, maar vermijd zeker te wachten tot de dag ervoor. Een goede vuistregel is ongeveer een week van tevoren.
Was uitstel maar zo makkelijk te verslaan, toch? Iedereen heeft tot op zekere hoogte moeite om dingen voor elkaar te krijgen. Daarom hebben we veel geschreven over strategieën tegen uitstelgedrag, het vermijden van internetafleiding en het echt overwinnen van uitstelgedrag.
Door uw planningen van tevoren te maken, geeft u uzelf wat ademruimte voor het geval er plotselinge wijzigingen moeten worden aangebracht.
Wijs eerst de belangrijkste diensten toe. Met 'belangrijkste' bedoelen we 'niet onderhandelbaar'. Als iemand absoluut een bepaalde dienst moet werken, vul deze dan eerst in en zet hem in steen. Zodra alle benodigde diensten zijn gevuld, is het gemakkelijker om de resterende diensten te mixen en matchen met beschikbare werknemers.
En houd altijd ten minste één onvoorziene gebeurtenis in gedachten. In het ideale geval zou u meerdere planningen maken (bijv. Plan A, Plan B, enz.), maar dat kan veel tijd in beslag nemen, dus u moet op zijn minst de werknemers identificeren die het meest waarschijnlijk zullen falen en een back-upplan hebben in geval ze dat doen.
Maak het schema gemakkelijk toegankelijk. Het is om twee redenen goed om uw werknemers het schema van tevoren te laten zien: ze kunnen eventuele fouten aanwijzen en ze zullen het op prijs stellen dat ze hun eigen weken rond het schema kunnen plannen.
Apple Watch aluminium versus roestvrij staal duurzaamheid
Aangezien we Excel-sjablonen gaan gebruiken om onze werkschema's te maken, is de voorkeursoptie om ze rechtstreeks naar Google Drive te uploaden. Het wordt geconverteerd naar het spreadsheet-alternatief van Google en u kunt het delen zodat anderen het kunnen zien. Let op deze tips voor samenwerkende Google Spreadsheets als je er nieuw bent.
En maak je geen zorgen over de veiligheid. Tenzij u met overheidsgeheimen omgaat, is Google Spreadsheets veilig genoeg voor gewone gebruikers zoals u en ik.
Gratis Excel-sjabloondownloads
Met die tips uit de weg, zijn hier een handvol geweldige Excel-sjablonen die speciaal zijn ontworpen om werkgevers te helpen bij het plannen van werknemersschema's voor de week. Het zal nog hard werken zijn, maar veel makkelijker als u een van deze sjablonen gebruikt.
Sjablonen zijn beschikbaar als XLSX-bestanden voor Excel 2007 en latere versies.
Uitgebreid ploegenschema
Dit ploegenrooster van Spreadsheet123 is een van de meer uitgebreide sjablonen die er zijn. Het is goed genoeg om te wedijveren met sommige planningssoftware die beschikbaar is om te downloaden op internet, maar op de een of andere manier is deze sjabloon volledig gratis beschikbaar.
Wanneer u het opent, vindt u verschillende bladen voor: Werknemersregister, Ploegenrooster, Urenkaart, Salarisbudget, Aanwezigheid, Bezetting, Instellingen en Help. Het Help-blad is een mini-tutorial die u laat zien hoe u aan de slag kunt met het schema.
Eerlijk gezegd raden we deze ten zeerste aan. We hebben een paar andere suggesties onder deze, maar geen enkele is zo goed en je moet ze alleen bekijken als deze te ingewikkeld is voor wat je wilt doen (wat zeker een geldige klacht is).
downloaden: Werkploegenschema
Wekelijks ploegenschema
Dit wekelijkse ploegenrooster van Bedrijfsbeheersystemen is misschien niet zo uitgebreid als de bovenstaande, maar het is geweldig voor kleinere teams. Het is eenvoudiger, wat betekent dat het gemakkelijker te leren en gemakkelijker te gebruiken is. Een aanrader voor wie een middenweg-planner wil.
Het wordt geleverd met drie bladen: Schedule, Shifts en Employees. Het enige wat u hoeft te doen, is uw medewerkers en hun uurtarieven in het Medewerkersblad te vermelden. Definieer vervolgens de start- en eindtijd voor elke beschikbare ploeg in het Ploegenblad. Daarna wordt het geautomatiseerde Schedule-blad duidelijk.
Het enige nadeel is dat het maximaal 20 werknemers en 9 gedefinieerde ploegen kan bevatten, waardoor het geweldig is voor kleine en middelgrote operaties, maar ongeloofwaardig voor grotere bedrijven.
downloaden: Werkschema werknemer
Dagelijks ploegenschema
Misschien hebt u niet alle geautomatiseerde toeters en bellen nodig die bij de twee hierboven genoemde sjablonen worden geleverd. Misschien doe je de dingen liever zo handmatig mogelijk en heb je alleen een echt basisschema nodig om aan te sleutelen. Als dat zo is, gebruik dan degene die wordt geleverd door hoekpunt42 .
Dit sjabloon doet het niet ieder helemaal niet werken. Het enige doel is om u een vooraf ontworpen schema te geven dat u met de hand kunt invullen. Als je klaar bent, kun je het afdrukken (of online uploaden) zodat iedereen het kan zien, en het is gemakkelijk genoeg om elke week opnieuw te beginnen.
downloaden: Ploegenschema sjabloon
Excel maakt uw leven weer gemakkelijker
Voel je vrij om deze sjablonen aan te passen aan je behoeften, als ze niet helemaal perfect voor je zijn (zolang je ze niet opnieuw distribueert). Als u wilt aanpassen, maar niet weet waar u moet beginnen, raden we u aan eerst Excel-formules te leren.
En bekijk deze voordat je je voltooide schema's gaat afdrukken tips voor het afdrukken van Excel-sheets om ervoor te zorgen dat alles er goed uitkomt.
Welk sjabloon is jouw favoriet? Hebben we nog goede gemist? Heeft u tips of trucs voor het inplannen van uw medewerkers? Deel met ons in de reacties hieronder!
Afbeeldingscredits: Wekelijkse urenstaat door Andrey_Popov via Shutterstock, Taken plannen door Faithie via Shutterstock, Illustratie werkstation door Faithie via Shutterstock, Leeg schema door xtock via Shutterstock
Deel Deel Tweeten E-mail Moet u onmiddellijk upgraden naar Windows 11?Windows 11 komt binnenkort, maar moet je zo snel mogelijk updaten of een paar weken wachten? Laten we het uitzoeken.
meerdere exemplaren van een programma uitvoeren windows 10Lees volgende Gerelateerde onderwerpen
- productiviteit
- Tijdsbeheer
- Microsoft Excel
- Project management
- Office-sjablonen
Joel Lee is de hoofdredacteur van MakeUseOf sinds 2018. Hij heeft een B.S. in computerwetenschappen en meer dan negen jaar professionele schrijf- en redactieervaring.
Meer van Joel LeeAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren