Home-theater-designers
Hoewel de meeste pc-gebruikers beweren vaardig te zijn in Office-software zoals: Woord en Excel, de verdere uithoeken van het pakket zijn misschien een beetje meer ontmoedigend. Toegang en vergelijkbare stukjes databasesoftware kan een bijzonder onvriendelijk stuk software zijn om mee te beginnen, maar ze vormen veel minder een uitdaging als je weet wat je doet.
Deze handleiding leidt u door de basisstappen voor het maken van uw database, het vullen met informatie en het gebruik van Query's om er in één oogopslag toegang toe te krijgen. Als u eenmaal de grondbeginselen begrijpt, bent u goed op weg naar echte Access-beheersing.
Een database maken
Bij het openen van Access krijgt u een groot aantal verschillende opties en sjablonen te zien. Selecteer Lege desktopdatabase om te beginnen, en kies een bestandsnaam en een locatie op je harde schijf om het op te slaan. Ik ga een database maken van de boeken die ik bezit, maar dezelfde concepten kunnen worden gebruikt voor een mailinglijst, uw telefoonboek of een aantal andere doeleinden.
De eerste kolom van mijn database zal de titel van elk boek bevatten, dus ik ga de . gebruiken Klik om toe te voegen knop om aan te geven dat dit een Korte tekst invoer — u moet het type invoer kiezen dat bij uw project past. Hernoem daarna de kolomkop naar iets passends. Het is de moeite waard om op dit punt ook de naam van uw eerste tabel te wijzigen van de standaard 'Tabel1'.
Doe hetzelfde voor alle verschillende kolommen die u wilt opnemen. In mijn geval was dat nog een Short Text-invoer voor de naam van de auteur, een cijfercel voor het jaar van uitgave en een Ja/Nee-aanvinkvakje om aan te geven of het boek in kwestie al dan niet een hardcover-editie was. Ik heb ook een veld Datum toegevoegd ingesteld, dat we zo meteen zullen automatiseren. Als u na het maken een gegevenstype moet bewerken, gaat u naar de Velden tabblad op het lint, markeer de gewenste kolom en wijzig deze via de Data type drop-down menu.
kan niets klikken op taakbalk windows 10
Schakel nu over naar Ontwerpweergave met behulp van het pictogram in de rechterbenedenhoek van het scherm. Om een tijdstempel te automatiseren, kiest u de gewenste veldnaam, selecteert u het datumformaat via het vervolgkeuzemenu en voert u in =Nu() in de Standaardwaarde onderstaande veld. Hierdoor wordt de cel automatisch gevuld met de datum waarop het item is toegevoegd wanneer een nieuw item in de database wordt ingevoerd. Dezelfde methode kan worden gebruikt om andere standaardinstellingen vast te stellen, of het nu gaat om een standaard tekstinvoer of een formule zoals deze .
Een primaire sleutel instellen
Als u een database maakt die maar blijft groeien, is een primaire sleutel van vitaal belang, maar het is een goede gewoonte om aan de slag te gaan, zelfs als u op kleinere schaal werkt. Er kan verwarring ontstaan wanneer twee items dezelfde naam hebben, maar een primaire sleutel zorgt ervoor dat er altijd een andere unieke identificatie beschikbaar is.
Access 2013 maakt standaard een ID-veld aan, dat vervolgens automatisch wordt gevuld met een numerieke ID. U kunt echter een andere primaire sleutel opgeven als u daar behoefte aan heeft. Om dit te doen, klikt u met de rechtermuisknop op de gewenste veldnaam in de ontwerpweergave en selecteert u Hoofdsleutel. Dit moet echter een echt uniek item zijn om ervoor te zorgen dat de dingen werken zoals ze zouden moeten.
Gegevens toevoegen met formulieren
Als u veel gegevens in uw Access-document wilt invoeren, is het: zeker de moeite waard om een formulier op te zetten . Navigeer eerst naar de Creëren tabblad in het lint en klik op Formulier . Er wordt een standaardlay-out voor u gemaakt, die u vervolgens kunt bewerken door afzonderlijke componenten naar de juiste positie te slepen.
Om uw formulier te testen, gebruikt u de optie Weergeven aan de linkerkant van het lint om over te schakelen naar Formulierweergave . Hier kun je een item toevoegen door de verschillende velden in te vullen - doe dat nu om ervoor te zorgen dat alles werkt zoals bedoeld. Om uw voortgang te controleren, gaat u vanuit het formulier terug naar de tabel en selecteert u Gegevensbladweergave . Als uw eerste invoer wordt weergegeven zoals bedoeld, gaat u terug naar uw formulier en slaat u uw werk op.
Andere methoden voor het invoeren van gegevens
Een formulier is een goede manier om gegevensinvoer te standaardiseren, vooral als meer dan één gebruiker de database gaat gebruiken. Het is echter niet de enige manier om een bestand in Access te vullen. De meest eenvoudige methode is om eenvoudig handmatig items toe te voegen in de gegevensbladweergave.
U kunt ook een bestand importeren dat reeds bestaande gegevens bevat. Access 2013 biedt ondersteuning voor een aantal bestandstypen, inclusief Excel-spreadsheets , CSV-bestanden, XML- en HTML-documenten. Om gegevens uit een bron te importeren, kiest u het tabblad Externe gegevens op het lint en kiest u het gewenste bestandstype. Access leidt u door de noodzakelijke stappen om het in uw database te importeren.
hoe maak je vectoren in illustrator
Het is vermeldenswaard dat Access een onderscheid maakt tussen het importeren en koppelen van gegevens. De eerste is de juiste methode als uw gegevens niet veranderen, maar de laatste zorgt ervoor dat een afzonderlijk document voortdurend kan worden bijgewerkt, waarin deze wijzigingen in Access worden weergegeven. Afhankelijk van uw behoeften kan dit u wat tijd besparen.
Query's gebruiken
Zodra uw database voldoende gevuld is, is het tijd om de vruchten te plukken van het hebben van een grote hoeveelheid informatie georganiseerd. Query's zijn een eenvoudige maar krachtige methode om uw database snel en efficiënt te doorzoeken. Om hun gebruik te illustreren, is hier een eenvoudige zoekopdracht die mijn database doorzoekt naar boeken uit een bepaalde tijdspanne.
Om een nieuwe Query aan te maken, navigeert u naar de Creëren tabblad in het lint en selecteer Query-wizard , kies dan Wizard Eenvoudige zoekopdracht . Selecteer de gewenste tabel, evenals de velden waarin u geïnteresseerd bent - in mijn geval is dit zowel het jaar van uitgave als de titel, dus ik weet naar welk item ik kijk.
Bepaal op het volgende scherm of u de detailweergave wilt zien met elk veld van elk record, of alleen een samenvatting. Selecteer vervolgens Voltooien om het proces te beëindigen. U krijgt de gegevens te zien die u hebt geselecteerd en u kunt de vervolgkeuzelijst in de kolomkop gebruiken om de zaken nog verder af te slanken. Ik ben op zoek naar boeken die in de jaren 70 zijn geschreven, dus ik klik op de vervolgkeuzelijst Jaar van uitgave en navigeer naar Nummerfilters > Tussen .
Vervolgens heb ik een boven- en ondergrens voor mijn gegevens ingesteld en kreeg ik een lijst te zien van de boeken die tussen 1970 en 1980 zijn uitgebracht. Dezelfde methode kan natuurlijk worden gebruikt om tekstreeksen, aankruisvakken of andere soorten informatie die u mogelijk in uw database zijn ingevoerd.
Heb je tips om aan de slag te gaan met Access? Worstel je met een bepaald aspect van het maken van een database en heb je hulp nodig? Laat het ons weten over uw advies en problemen in de opmerkingen hieronder.
Deel Deel Tweeten E-mail Is het de moeite waard om te upgraden naar Windows 11?Windows is opnieuw ontworpen. Maar is dat genoeg om u te overtuigen om over te stappen van Windows 10 naar Windows 11?
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- productiviteit
- Microsoft Access
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2016
Engelse schrijver momenteel gevestigd in de VS. Vind me op Twitter via @radjonze.
Meer van Brad JonesAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren