Home-theater-designers
Mail Merge is als een van die oude vrienden die je al jaren niet hebt gebeld. Onderschat en genegeerd, tot de dag dat je ze hard nodig hebt.
Je realiseert je pas het potentieel ervan als je op het laatste moment de taak hebt gekregen om een paar honderd uitnodigingen te beheren. Misschien zijn het een stel huwelijksuitnodigingen of een rode waarschuwing voor een naderende zombie-apocalyps. Of het kan iets onschuldigs zijn, zoals het afdrukken van een aantal adreslabels en naambadges.
Maak je geen zorgen. U kunt met Microsoft Outlook 2016 in een paar minuten en met een paar klikken gepersonaliseerde massa-e-mails verzenden. En red de dag.
Wanneer moet u Afdruk samenvoegen gebruiken?
Voordat ik een sprong vooruit maak, wordt Afdruk samenvoegen gebruikt wanneer u verschillende documenten wilt maken die in principe hetzelfde zijn, maar waarbij elk document unieke details bevat. De e-mails hebben hetzelfde formaat en dezelfde tekst en afbeeldingen, indien aanwezig. Bijvoorbeeld uitnodigingen waarbij de tekst hetzelfde blijft, maar de naam, het adres of zelfs het onderwerp zijn uniek voor elk.
Afdruk samenvoegen - in tegenstelling tot het e-mailen van een bericht naar een groep mensen - maakt elke ontvanger van het bericht de enige ontvanger .
Het beste gebruik dat ik tot nu toe voor hen heb gevonden - gebruik de massa-e-mail als een elektrisch hulpmiddel voor het zoeken naar banen met aangepaste details voor elke werkgever.
De functie Afdruk samenvoegen gebruikt twee delen:
- De belangrijkste constante document (hier: Microsoft Word) waar u de hoofdtekst van de e-mail schrijft.
- De veranderlijke gegevensbron (hier: Microsoft Outlook-contactpersonen) dat is meestal het adres en de naam van de ontvanger.
Deze twee zijn 'samengevoegd'. Omdat Outlook deel uitmaakt van de Microsoft Office-suite, kan men deze functie gebruiken om e-mails in bulk te verzenden, elk gepersonaliseerd voor een ander contact. Het is geen spam, hoewel ik vermoed dat in de verkeerde handen mail merge kan worden gebruikt om ongevraagde e-mails te bombarderen.
hoe de xbox one-controller te resetten
Met Microsoft Office kunt u verschillende gegevensbronnen gebruiken voor de adresgegevens - u kunt bijvoorbeeld: gebruik een Excel-spreadsheet of zelfs een Access-database. Hier gebruikt u uw Microsoft Outlook-contactpersonen om de e-mails te verzenden.
Bereid uw pool van contactpersonen voor op de samenvoegbewerking
Laten we dus de stappen opsplitsen nadat u Microsoft Outlook hebt gestart.
1. Openen Mensen om de lijst met uw contacten weer te geven.
Selecteer de contacten (CTRL + klik) die u in de gepersonaliseerde e-maillijst wilt opnemen. Om het beheren van een enorme lijst gemakkelijker te maken, gebruikt u de Soort beschikbare opties (klik op de vervolgkeuzepijl naast Alle ). Om het beter beheersbaar te maken, kunt u: sorteren op categorieën via dezelfde vervolgkeuzelijst.
Let op: Afdruk samenvoegen niet werken met distributielijsten .
2. Selecteer Mailmerge van Lint > Home > Groep Acties .
3. In het Mail Merge Contacts-scherm dat u nu zou moeten zien, kiest u Alleen geselecteerde contacten als de gepersonaliseerde e-mail bedoeld is voor een selecte groep contacten. Selecteer de volgende parameters in het gedeelte Samenvoegopties hieronder.
- Type document: Standaardbrieven
- Ga naar: E-mail
- Onderwerpregel bericht: De onderwerpregel verandert niet voor alle e-mails.
4. Klik op Oke en vervolgens wordt Microsoft Word voor u gestart om het persoonlijke bericht op te stellen.
Schrijf het gepersonaliseerde bericht in Microsoft Word
Het tabblad Mailings op het lint is vooraan en in het midden te zien. Hier wil je je massa-e-mail beginnen met: een gepersonaliseerde begroetingsregel . Van de Mailings tabblad in Microsoft Word, selecteer Begroetingslijn .
Zoals u kunt zien, is in het dialoogvenster de naam van Mr. Randall vooraf ingevuld. Dit is slechts een tijdelijke aanduiding voor namen uit uw contactenlijst. Net daaronder kunt u een voorbeeld bekijken van de namen uit uw lijst. U kunt de vermeldingen aanpassen met de hier gegeven opties.
Houd er rekening mee dat de samenvoegvelden afkomstig zijn uit de kolomkoppen in uw mailinglijst. Dus, als er een mismatch is, gebruik Overeenkomstvelden om ervoor te zorgen dat de samenvoeging nauwkeurig blijft. Als een veld dat u zoekt 'Niet overeenkomt' zegt, selecteert u de vervolgkeuzelijst voor dat veld en kiest u vervolgens de kolomnaam die overeenkomt met die kolom in uw lijst.
Wanneer u klikt Oke en verlaat hier, een tijdelijke aanduiding voor de begroetingsregel (Geachte heer…) wordt in het Word-document geplaatst.
Onthoud dit: U kunt extra informatie in het document invoeren met extra velden.
Klik op Voeg samenvoegveld in. Deze gegevens moeten aanwezig zijn in uw oorspronkelijke gegevensbron, in dit geval de contactgegevens in Microsoft Outlook. Voorbeelden hiervan zijn: huisadres, huistelefoon, functietitel enz. U kunt de volledige lijst zien wanneer u op de kleine vervolgkeuzepijl klikt.
Maak de begroeting op. Om de begroetingsregel naar wens op te maken, markeert u het hele veld, inclusief de markeringen aan elk uiteinde. Ga naar de Huis tabblad en gebruik Lettertype-instellingen. Stel ook de Regelafstand om ervoor te zorgen dat de regelafstand overeenkomt met de afstand in de rest van uw document.
Typ nu het bericht
Het begin van het bericht is de<>tijdelijke aanduiding en/of elk ander veld dat u hebt ingevoegd met behulp van extra samenvoegvelden. Stel uw bericht op. Onthoud dat dit op zijn best massaal e-mailen is. Zorg er dus voor dat u alle e-mailetiquette gebruikt die u kunt verzamelen.
Wanneer de hoofdtekst van de e-mail klaar is, klikt u op Voltooien en samenvoegen > E-mailberichten verzenden .
De Ga naar E-mail dialoogvenster wordt geopend. Klik Oke .
MS Word doet dan het werk om de e-mails in een flits automatisch te plaatsen. Word stuurt een individuele e-mail naar elk adres. U kunt andere ontvangers niet CC of BCC, en u kan geen bijlagen toevoegen naar de e-mail.
U kunt het document dat u voor de samenvoegbewerking hebt gebruikt, opslaan, omdat het ook de koppeling met de gegevensbron, d.w.z. de contacten, opslaat. Wanneer u het samenvoegdocument opent, kiest u Ja wanneer Word u vraagt om de verbinding te behouden.
hoeveel foto's kan 32 gb bevatten
Voeg deze tijdbesparing toe aan uw e-mailtoolset
Als je het eenmaal onder de knie hebt, duurt het hele proces van begin tot eind amper een paar minuten. Tegelijkertijd duurt het opstellen van een e-mail voor slechts één persoon, nu kunt u dit voor een groep doen. Het maakt niet uit hoe groot de groep is.
Het is ook een goed e-mailgedrag voor groepen om de naam van een ontvanger als begroeting te gebruiken. Het geeft een persoonlijker tintje aan de e-mail. Iets, een CC-ed e-mail ontbreekt hard.
Vervolgens kunt u Afdruk samenvoegen proberen om brieven, etiketten en enveloppen af te drukken. Misschien wil je ook meer weten over eenvoudige methoden om Microsoft Outlook PST-bestanden samen te voegen . Honger naar meer Outlook-tips? Dan is het tijd om weinig bekende functies van Outlook te verkennen!
Deel Deel Tweeten E-mail Toegang krijgen tot Google's ingebouwde waterpas op AndroidAls je ooit hebt moeten controleren of iets in een mum van tijd waterpas staat, kun je nu binnen enkele seconden een waterpas op je telefoon krijgen.
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- productiviteit
- E-mailtips
- Contactbeheer
- Desktop-e-mailclient
- Microsoft Outlook
- Mailmerge
- Microsoft Office 2016
Saikat Basu is de plaatsvervangend redacteur voor internet, Windows en productiviteit. Na het verwijderen van het vuil van een MBA en een marketingcarrière van tien jaar, is hij nu gepassioneerd om anderen te helpen hun vertelvaardigheden te verbeteren. Hij let op de ontbrekende Oxford-komma en heeft een hekel aan slechte screenshots. Maar ideeën voor fotografie, Photoshop en productiviteit kalmeren zijn ziel.
Meer van Saikat BasuAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren