Home-theater-designers
Tussen promoties, nieuwsbrieven, meldingen en al het andere dat elke dag in je inbox terechtkomt, is het heel gemakkelijk om te veel e-mails te verzamelen. Als je geen tijd hebt om ermee om te gaan, zit je misschien in een inbox met meer dan 20 tot 30 duizend berichten.
Ergens daar heb je belangrijke berichten die je niet kwijt wilt raken. Maar hoe ruim je de rommel op zonder het kind met het badwater weg te gooien?
Als je het proces volgt dat in dit artikel wordt beschreven, kun je naar inbox zero in gaan minimaal 30 minuten . Hoogstens een uur. Wil je het eens proberen? Open je opgeblazen inbox en volg.
De opgeblazen Gmail-inbox
Even voorstellen, de inbox van een erg druk persoon.
Klopt. Bijna 20.000 ongelezen e-mailberichten. Dat zijn alleen de ongelezen. De totale grootte van mijn e-mailaccount voordat dit proces begon, was 35.000 berichten.
Dus het eerste wat je moet doen is het laaghangende fruit afsnijden.
Gooi de prullenbak weg
Het spreekt voor zich dat je de prullenbak vaak buiten moet zetten, niet alleen thuis, maar ook in je Gmail-inbox.
Klik op je Afval klik in de linkernavigatiebalk op het vak 'alles selecteren' boven aan de berichtenlijst en klik vervolgens op de link 'Alle conversaties' die vóór de eerste e-mail wordt vermeld.
Klik dan op Voor altijd verwijderen .
Volgende, ga achter Gmail-spam aan . Klik in het navigatieveld op de Spam link, en klik vervolgens op 'Verwijder nu alle spamberichten'.
Voelt goed, toch? We hebben nog niet echt een deuk in de inbox gestoken, maar het is een geweldig gevoel om te beginnen met het opruimen van je inbox nadat je de prullenbak hebt buitengezet.
Nu voor het volgende niveau van laaghangend fruit.
Sociaal en Promoties
Als je de standaard Gmail-inbox van Google gebruikt, zie je sociaal en Promotie tabbladen bovenaan je inbox.
Klik op elk van deze en scrol omlaag door de lijst op zoek naar grote hoeveelheden duplicaten.
Dit zijn de boosdoeners die elke dag je inbox vullen.
Als je ze hebt gevonden, open je de e-mail en zoek je de Afmelden link bovenaan of onderaan de e-mail.
Ga alleen door de eerste paar pagina's van sociale en promotieberichten op zoek naar grote groepen duplicaten. Alleen al het opschonen van uw e-mailnieuwsbrieven zal de hoeveelheid e-mail die elke dag uw inbox vult drastisch verminderen.
Besteed hier niet te veel tijd aan, want er zijn momenteel grotere vissen om te bakken. Nadat je klaar bent met dit artikel, wil je Sandy's artikel over het beheersen van Gmail-inboxangst doornemen om te voorkomen dat je opnieuw in deze puinhoop terechtkomt.
Nadat u zich heeft afgemeld voor de meest voorkomende e-mails, klikt u op de Selecteer alles pictogram bovenaan opnieuw en klik bovenaan op de link 'Alle gesprekken selecteren'.
Klik op het prullenbakpictogram om ze allemaal te verwijderen.
Herhaal hetzelfde proces op het tabblad Promoties. Tegen de tijd dat je klaar bent met het verwijderen van al deze, heb je je inbox waarschijnlijk al met een paar duizend teruggebracht.
En je wordt alleen maar opgewarmd.
Back-up en verwijder gelabelde e-mails
Jaren geleden maakte ik deel uit van een team dat online onderzoeken deed. In de tijd dat ik daar was, heb ik een paar duizend e-mails verzameld --- allemaal toegepast met een speciaal Gmail-label van het inkomende, gekoppelde e-mailadres.
Het adres is in 2015 gesloten, maar ik heb nooit de moeite genomen om al die e-mails te verwijderen.
Je hebt waarschijnlijk jaren geleden allerlei soorten labels gemaakt. Misschien heb je het proces zelfs geautomatiseerd met filters voor inkomende e-mails. Al die e-mails zitten daar gewoon ruimte te verspillen.
waarom werkt mijn siri niet?
Je kunt gelabelde e-mails niet zomaar in bulk verwijderen, omdat je ze met een reden hebt gelabeld. Misschien bevatten ze jarenlang onderzoek, of zijn ze een historisch archief van werk dat je hebt gedaan en dat je niet kwijt wilt raken.
Maak een back-up van belangrijke gelabelde e-mails
Gelukkig is het heel eenvoudig om een back-up van al die e-mails in bulk te maken met behulp van de accountexportfunctie van Google.
Google biedt een Download uw gegevens pagina voor elke service in uw Google-account.
Klik op Archieven beheren link, en klik vervolgens op Nieuw archief maken .
Scrol omlaag naar uw lijst met accounts en klik op Selecteer Geen om alle accounts te deselecteren.
Blader vervolgens omlaag naar uw Gmail-account en klik op de schakelaar om alleen die service in te schakelen.
Klik op de vervolgkeuzepijl en klik op Selecteer labels .
Ga naar de lijst met labels die je in je Gmail-account hebt gemaakt en selecteer alle labels waarvan je een volledige back-up wilt maken.
Onder de lijst kunt u het gecomprimeerde bestandsformaat en de maximale archiefgrootte selecteren.
Klik ten slotte op de Archief maken knop.
Google zal u een e-mail sturen dat het uw archief in beslag neemt. Het kan een paar uur of zelfs een dag duren, maar uiteindelijk ontvang je een follow-up e-mail wanneer het archief klaar is om te downloaden. De downloadlink staat in het e-mailbericht.
Nadat u uw e-mailarchief op een veilige plaats hebt gedownload en opgeslagen, bent u klaar om gelabelde e-mails te verwijderen.
Gelabelde e-mails en labels verwijderen
Terug in je Gmail-inbox, klik op elk label zodat de e-mails worden weergegeven en selecteer Alle uit de keuzelijst.
Onthoud om selecteer alle gesprekken zoals je eerder deed.
Klik op het prullenbakpictogram om al die e-mails te verwijderen.
Als je geluk hebt, kom je labels tegen met duizenden e-mails die je uit je inbox kunt opschonen nu je een back-up hebt.
Als je alle e-mails hebt opgeruimd, vergeet dan niet al die oude labels te verwijderen. Klik gewoon op de vervolgkeuzelijst aan de rechterkant van de labelnaam en kies Label verwijderen van de lijst.
Op dit punt zou je de grootte van je inbox al aanzienlijk moeten hebben verminderd. Maar laten we ons niet inhouden. We hebben nog een paar trucjes in petto.
Oude e-mails verwijderen
Als je tienduizenden e-mails hebt, is de kans vrij groot dat zelfs de e-mails die vier of vijf jaar geleden belangrijk waren, niet erg belangrijk meer zijn.
Dit is het moment om echt diep en schoon huis te graven. Laten we die zeer oude e-mails wegdoen.
Typ hiervoor 'older_than:2y' in het zoekveld van Gmail . U kunt elke gewenste tijdslimiet instellen door 2 te wijzigen in het aantal jaren e-mail dat u wilt behouden.
Onthoud gewoon dat, ongeacht het aantal e-mails dat u 'bewaart', u aan het einde alles zult moeten uitzoeken om de echt belangrijke eruit te halen. Dus maak dit tijdsbestek zo kort als je prettig vindt.
Selecteer Alle e-mails, en selecteer alle gesprekken en klik vervolgens op het prullenbakpictogram, net zoals je altijd al hebt gedaan.
Daarna zou uw e-mailinbox van tienduizenden op dit punt eindelijk de enkele duizenden moeten bereiken.
Op dit punt is het tijd om een iets selectievere aanpak te volgen om de resterende rotzooi op te ruimen.
Opschonen, sorteren en ordenen
Bedenk eerst dat elke e-mail die u een paar weken geleden nog niet heeft geopend, u waarschijnlijk nooit zult openen.
U kunt deze snel opschonen door te zoeken naar alle ongelezen e-mails ouder dan tien dagen.
Typ in het zoekveld 'is:unread old_than:10d'.
Selecteer en verwijder alle vermelde e-mails.
Een andere manier om de resterende lijst met e-mails nog verder in te korten, is door te zoeken naar typische spam- of promotionele onderwerpregels. Dit doe je door zoekopdrachten in te typen als 'onderwerp: deal', 'onderwerp: weggeefactie' of 'onderwerp: laatste kans'.
Elke zoekopdracht zou meer dan 100 e-mails tegelijk moeten opleveren. Blijf ze maar uitvegen.
Maak je Postvak IN af
Op dit punt moet uw berg van tienduizenden e-mails worden teruggebracht tot een veel beter beheersbare omvang. Je hebt je inbox nu geconcentreerd op voornamelijk e-mailberichten die belangrijk voor je zijn en die je misschien wilt bewaren.
Begin vervolgens door de resterende e-mails te bladeren. Als je belangrijke e-mails ziet die je wilt bewaren, sleep ze dan naar de labels die je voor ze hebt gemaakt (of maak nieuwe labels als ze nog niet bestaan).
Dit klinkt als een hele klus, maar het visueel scannen van een pagina met e-mails per keer zou er maar een paar moeten opleveren die u echt wilt behouden. Vervolgens kunt u alle e-mails op die pagina selecteren en ze allemaal verwijderen. Hiermee worden ongeveer 50 e-mails tegelijk gewist.
Onthoud dat wanneer u een herhaalde afzender ziet verschijnen, u de e-mail opent en op de vervolgkeuzepijl naast de antwoordknop klikt. Klik in deze lijst op 'Filter berichten zoals deze'.
Selecteer vervolgens alles en verwijder de lijst met overeenkomende e-mails die worden weergegeven.
Door grote blokken e-mails te labelen, filteren en verwijderen, heb je die lijst van iets meer dan 1.000 e-mails in een mum van tijd tot die wonderbaarlijke inbox nul.
Het is een geweldig gevoel om dat 'lege' briefje in de inbox te zien, vooral als je jaren bent geweest zonder het te zien!
Laat het beest niet groeien
Nu je de tijd hebt genomen om dat gigantische beest van een inbox eindelijk weer onder controle te krijgen, is het belangrijk om te voorkomen dat het weer te groot wordt. De beste manier om dat te doen, is door alle functies te bestuderen die Gmail beschikbaar heeft om dingen georganiseerd en gestroomlijnd te houden.
U kunt meer te weten komen over deze functies in onze Power User Guide to Gmail en u hoeft dit proces nooit meer te doorlopen.
Afbeelding tegoed: Nomadsoul1/ Depositphotos
Deel Deel Tweeten E-mail 5 tips om uw VirtualBox Linux-machines een boost te gevenBen je de slechte prestaties van virtuele machines beu? Dit is wat u moet doen om uw VirtualBox-prestaties te verbeteren.
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- internet
- productiviteit
- Gmail
- E-mailtips
- Google Postvak IN
- Inbox nul
Ryan heeft een BSc-graad in Elektrotechniek. Hij heeft 13 jaar in de automatiseringstechniek gewerkt, 5 jaar in de IT en is nu een Apps Engineer. Als voormalig hoofdredacteur van MakeUseOf heeft hij gesproken op nationale conferenties over datavisualisatie en is hij te zien geweest op nationale tv en radio.
Meer van Ryan DubeAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren