E-mails archiveren in Outlook

Het archiveren van e-mails is een van de beste manieren om uw inbox opgeruimd te houden. Als je dit in Outlook wilt doen, heb je geluk. Met zowel Outlook voor het web als Outlook voor desktop kunt u uw e-mails gemakkelijk archiveren.

In deze handleiding bespreken we de beste manieren om uw e-mails in Microsoft Outlook op uw computer te archiveren.

Wat is een archief in Outlook?

In de context van Outlook en e-mails is een archief eigenlijk alle e-mails die u hebt gekozen om gescheiden te houden van uw hoofdinbox.

In Outlook voor het web betekent het archiveren van een e-mail dat de e-mails van de hoofdmap van het Postvak IN naar de map Archief worden verplaatst.

In Outlook voor desktop betekent het archiveren van een e-mail in feite het verplaatsen van uw e-mails van het hoofd Outlook PST-bestand naar een nieuw PST-bestand. U kunt door dit PST-bestand bladeren en al uw gearchiveerde e-mails erin openen, wanneer u maar wilt.

niet genoeg ruimte voor windows 10

Als u net begint met Outlook, vergelijk Outlook voor web versus desktop en kijk welke bij u past.

Kunt u Outlook Archive gebruiken voor al uw e-mailaccounts?

Er zijn twee gevallen waarin u de archieffunctie in Outlook niet kunt gebruiken.

Ten eerste, als u een Exchange Server-e-mailaccount hebt en uw organisatie Microsoft Exchange Server Online Archive gebruikt, kunt u de native Outlook-archieffunctie niet gebruiken.

Ten tweede, als uw netwerkbeheerder de archieffunctie heeft uitgeschakeld, kunt u uw e-mails ook niet archiveren.

Neem in beide gevallen contact op met de netwerkbeheerder van uw organisatie voor hulp.

E-mails archiveren in Outlook voor het web

Het archiveren van e-mails in Outlook voor het web is eenvoudiger dan in de desktop-app. Klik eenvoudig op een paar opties en uw geselecteerde e-mails worden gearchiveerd.

Hier is hoe je het doet:

Ga naar Outlook.com en log in op uw e-mailaccount.
Klik op de map aan de linkerkant waar uw e-mails zich bevinden.
Selecteer de e-mails die u wilt archiveren in het rechterdeelvenster.
Klik op de optie die zegt: Archief in de bovenste menubalk.
Als u per ongeluk een e-mail hebt gearchiveerd, klikt u op ongedaan maken onderaan om uw actie ongedaan te maken.

U kunt al uw gearchiveerde e-mails bekijken door te klikken op Archief aan je linker kant.

Als je ooit een gearchiveerde e-mail terug naar de hoofdmap wilt verplaatsen, zoek je die e-mail op in de Archief map, klik op de e-mail, klik op Verplaatsen naar bovenaan en selecteer waar u de e-mail naartoe wilt verplaatsen.

Verwant: Hoe alle oude e-mails in Gmail te archiveren en Inbox Zero te bereiken?

Hoe e-mails automatisch in Outlook te archiveren

In Outlook voor desktop kunt u e-mails automatisch of handmatig archiveren. In dit gedeelte bespreken we hoe u de functie voor automatisch archiveren in Outlook voor desktop kunt gebruiken.

AutoArchiveren is de naam van de functie waarmee u uw e-mails automatisch kunt archiveren in de Outlook-app. Deze functie stuurt uw e-mails van uw hoofdmappen naar het archief nadat een vooraf gedefinieerde hoeveelheid tijd is verstreken.

U kunt in deze functie verschillende opties configureren en de volgende stappen beschrijven hoe u dat doet:

batterijpictogram wordt niet weergegeven op de taakbalk

Open Outlook op jouw computer.
Klik Bestand bovenaan en selecteer vervolgens Opties vanuit de linkerzijbalk.
Klik op de Geavanceerd optie aan de linkerkant.
Vind Automatisch archiveren in het rechterdeelvenster en klik op de Instellingen voor automatisch archiveren knop.
Kruis aan Voer AutoArchiveren elke . uit optie bovenaan en specificeer wanneer de functie in uw Outlook moet worden uitgevoerd.
In de Standaard mapinstellingen voor archivering sectie, selecteer wanneer een item moet worden gearchiveerd. Kortom, u specificeert de leeftijd van uw Outlook-inhoud.
Klik Bladeren en selecteer de doelmap voor uw archiefbestand. U hoeft dit alleen te doen als u niet van de standaard Outlook PST-directory houdt.
Eindelijk, hit Oke onderaan om uw wijzigingen op te slaan.

Als u ooit wilt voorkomen dat Outlook uw e-mails automatisch archiveert, kunt u de functie AutoArchiveren uitschakelen.

Om dit te doen:

Open Outlook op jouw computer.
Klik Bestand bovenaan en selecteer Opties aan je linker kant.
Klik op de Geavanceerd optie aan de linkerkant.
Klik Instellingen voor automatisch archiveren op het rechterdeelvenster.
Deselecteer de Voer AutoArchiveren elke . uit optie bovenaan.
Klik Oke onder aan.

Handmatig e-mails archiveren in Outlook

Om meer controle te krijgen over e-mailarchieven, kunt u e-mails in Outlook zelfs handmatig archiveren. Hiermee kunt u uw belangrijkste e-mails naar het archief sturen wanneer en wanneer dat nodig is.

Om deze methode te gebruiken:

Open Outlook op jouw computer.
Klik Bestand in de linkerbovenhoek.
Selecteer de Info tabblad aan de linkerkant.
Klik op het pijltje naar beneden voor: Gereedschap en selecteer Oude spullen opruimen .
Er verschijnt een dialoogvenster waarin u uw handmatige e-mailarchief kunt configureren.
Bovenaan heb je twee opties waarmee je kunt beslissen wat je in je archief wilt opnemen. Selecteer degene die u wilt gebruiken.
Selecteer de mappen die u aan uw archief wilt toevoegen.
Kies de leeftijd van uw items met behulp van de kalenderoptie.
Klik Bladeren en kies de map waarin u uw Outlook-archiefbestand wilt opslaan.
Raken Oke onderaan om te beginnen met het maken van een e-mailarchief in Outlook.

Nadat het archief is gemaakt, kunt u het resulterende PST-bestand naar elke gewenste plaats verplaatsen.

Gearchiveerde e-mails bekijken in Outlook

Toegang tot uw gearchiveerde e-mails in Outlook voor desktop is net zo eenvoudig als in Outlook voor het web. U hoeft alleen maar uw archiefbestand in Outlook te laden en u ziet al uw gearchiveerde e-mails.

Zo importeert u een PST-e-mailarchiefbestand in Outlook op uw computer:

Launch Outlook .
Klik op de Bestand menu bovenaan.
Selecteer Openen en exporteren in de linkerzijbalk.
Klik in het rechterdeelvenster op Outlook-gegevensbestand openen terwijl u een PST-gegevensbestand in het programma importeert.
Navigeer naar de map waar uw archiefbestand zich bevindt, klik op het bestand en druk op Open onder aan.
Uw bestand zou in het programma moeten worden geladen en u zou dan al uw gearchiveerde e-mails moeten kunnen bekijken.

Jij kan voeg uw Outlook PST-bestanden samen als je meerdere bestanden hebt.

Outlook opruimen door e-mails te archiveren

Als je je overweldigd voelt door simpelweg naar het aantal e-mails in je inbox te kijken, is het tijd om een aantal van die e-mails te verwijderen door ze te archiveren. Gebruik de bovenstaande methoden om de minder belangrijke e-mails naar een archief te verplaatsen, zodat u kunt werken aan de e-mails die uw onmiddellijke aandacht nodig hebben.

Het probleem met e-mails is dat het beheren ervan niet eenvoudig is, zelfs niet voor de pro's. Er zijn echter enkele tips en trucs die u kunt leren om het beheren van e-mails veel minder overweldigend te maken.

Deel Deel Tweeten E-mail Hoe u uw inbox kunt veroveren: 60+ tips voor e-mailproductiviteit en -beveiliging

Laat je niet overweldigen door je inbox! Hier is alles wat u moet weten om uw e-mail voor eens en voor altijd te overwinnen.

Lees volgende Gerelateerde onderwerpen

productiviteit
E-mailtips
Microsoft Outlook
Microsoft Office-tips
E-mailapps

Over de auteur Mahesh Makvana(307 artikelen gepubliceerd)

Mahesh is een technisch schrijver bij MakeUseOf. Hij schrijft al zo'n 8 jaar technische handleidingen en heeft veel onderwerpen behandeld. Hij leert mensen graag hoe ze het meeste uit hun apparaten kunnen halen.

Meer van Mahesh Makvana

Abonneer op onze nieuwsbrief

Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!

Klik hier om je te abonneren