Hoe alle oude e-mails in Gmail te archiveren en Inbox Zero te bereiken?

Als u te veel e-mails ontvangt, kan uw inbox vollopen met veel onnodige items. Hoewel je daar aan gewend bent, voegt het nog steeds een beetje gewicht toe aan je geest. Je bent belast met het hebben van zoveel ongeopende berichten, maar je wilt er geen enkele verwijderen.

Wie weet? Een ongelezen bericht in je inbox kan je huid in de toekomst redden. Dus wat moet u doen om uw Postvak IN op te schonen zonder gegevens te verliezen? Door te archiveren! Hier is hoe je het doet.

Wat is een archief?

Volgens de Cambridge woordenboek , een archief is een verzameling historische gegevens met betrekking tot een plaats, organisatie of familie. Het wordt ook gedefinieerd als een computerbestand dat wordt gebruikt om elektronische informatie of documenten op te slaan die u niet meer regelmatig gebruikt.

Evenzo is een archief in Gmail een opslagplaats van uw berichten die u niet regelmatig gebruikt. Als u een e-mail in uw archief plaatst, bewaart u deze ergens uit het zicht en uit het hart. Maar het is er nog steeds als je er ooit op terug moet komen. Het is net als je kelder, waar je spullen opbergt die je niet nodig hebt, maar die je in de toekomst misschien wel kunt gebruiken.

Wanneer je een ongelezen e-mail archiveert in Gmail, verlaat het je Postvak IN en wordt het opgeslagen onder Alle berichten. Het wordt ook afgetrokken van het aantal ongelezen berichten.

Om je gearchiveerde e-mails te vinden, ga je naar Alle berichten in de zijbalk. Als alternatief kunt u schrijven in:archief op de Gmail-zoekbalk om alleen gearchiveerde berichten weer te geven.

Wat archiveren doet (en niet doet)

Om de voordelen ervan te begrijpen, moet u weten wat er precies gebeurt als u oude Gmail-berichten archiveert.

Gearchiveerde e-mails worden niet automatisch verwijderd . Het archief is als een kluis. Hoewel weggegooide e-mails na 30 dagen automatisch worden verwijderd, blijven gearchiveerde e-mails in je Gmail totdat je ze handmatig verwijdert.
Gearchiveerde e-mails kunnen worden doorzocht . Gmail heeft een krachtige zoekmachine. Wanneer u naar iets zoekt, maken gearchiveerde e-mails daar deel van uit. Als je ze wilt uitsluiten en alleen in je inbox wilt zoeken, typ je in:inbox voor de zoekterm.
Gearchiveerde e-mails tellen als opslagruimte . Verwijderde e-mails worden verwijderd van je Gmail-station, waardoor je meer ruimte hebt. Aan de andere kant verbruiken gearchiveerde e-mails nog steeds opslagruimte omdat ze nog steeds deel uitmaken van uw Gmail.
Gearchiveerde e-mails worden niet automatisch als gelezen gemarkeerd . Als u een e-mail archiveert zonder deze te openen, blijft die e-mail ongelezen totdat u ernaar handelt.
Gearchiveerde e-mails kunnen worden doorzocht . Gmail heeft geen tabblad 'Archief' om door de berichten te bladeren die je hier hebt verzonden. U kunt echter de Alle mails tabblad om e-mails van zowel Inbox als Archief samen te zien.
Gearchiveerde e-mails werken met labels . U kunt een label aan een bericht toevoegen en het vervolgens archiveren. Het label blijft staan. Wanneer u op het label klikt om alle berichten te zien die ermee zijn getagd, wordt ook de gearchiveerde e-mail weergegeven.

Waarom 'Markeren als gelezen' niet genoeg is

Hoewel het markeren van uw ongelezen bericht als gelezen de vervelende cijfers kan verminderen, is het niet zo goed als archiveren. Dit komt omdat je inbox nog steeds vol staat met rommel.

Wanneer u een e-mail archiveert die u niet nodig heeft, verlaat deze uw primaire e-mailscherm. Zo kunt u zich concentreren op meer kritische berichten.

mag ik twee instagram accounts

Als je denkt dat je die e-mail in de toekomst nodig hebt, kun je nog steeds de krachtige zoekfunctie van Gmail gebruiken om hem te vinden. U wilt tenslotte niet door honderden, zo niet duizenden e-mails scrollen op zoek naar iets.

Een e-mail archiveren

Of u nu toegang heeft tot uw account op uw smartphone of uw computer, archiveren is eenvoudig en gemakkelijk.

Op jouw computer

Er zijn drie manieren om dit te doen. De eerste is om vink het vakje aan van het bericht dat u wilt archiveren. Er verschijnt dan een rij met pictogrammen in de bovenste rij van uw inbox - klik op de Archief en Gmail stuurt het bericht naar de map 'Alle berichten'.

De tweede optie is om open de e-mail in kwestie. Eenmaal geladen, verschijnen dezelfde pictogrammen als hierboven. Selecteer de Archief knop, en u keert terug naar uw primaire inbox. EEN Gesprek gearchiveerd . melding verschijnt rechtsonder in uw scherm, ter bevestiging van het proces.

Een derde optie is om het Inbox-label te verwijderen. Door op de te klikken x op het label, zal Gmail de e-mail van uw Postvak IN naar Alle berichten verplaatsen. Een gesprek verwijderd uit de ' Postvak IN ' zou ter bevestiging rechtsonder in uw browser moeten verschijnen.

Op je smartphone

Afbeeldingengalerij (3 afbeeldingen) Uitbreiden Uitbreiden Uitbreiden Dichtbij

Of u nu een Android- of iOS-gebruiker bent, archiveren is vrijwel hetzelfde. Open de Gmail-app en dan schuif het bericht u links of rechts wilt archiveren.

Alternatief, open het bericht kies dan de Archief knop in het menu rechtsboven. Het is het vierde pictogram van rechts. U zou het bericht uit uw Postvak IN moeten zien verdwijnen en een 1 gearchiveerd melding onderaan wanneer u dat doet.

Ten slotte kunt u op de tikken Etiketten sectie direct na de onderwerpregel. EEN Label als venster verschijnt - schakel het vinkje uit Postvak IN label en druk vervolgens op Oke . De e-mail wordt uit uw Postvak IN verwijderd en a Gewijzigd label melding verschijnt onderaan.

Je inbox schoon houden

Als je geen gedoe wilt hebben met het handmatig selecteren van e-mails voor het archief, gebruik dan de filterfunctie van Gmail om het automatisch voor elkaar te krijgen. Dit is vooral handig voor bonnen die u niet hoeft te zien maar wel moet bewaren.

Hier is een stapsgewijze handleiding om dit te doen:

hoe weet je of je telefoon is afgeluisterd?

Open de e-mail die u automatisch wilt archiveren.
Selecteer in het hoofdmenu de submenu met drie knoppen .
Kiezen Filter berichten zoals deze .

Een filter met verschijnt in de zoekbalk - klik op Filter maken .
Zet een vinkje op de Sla de inbox over (archiveren) selectievakje.
(Optioneel) Als u wilt dat deze berichten automatisch worden geopend, vinkt u de Markeer als gelezen optie.
(Optioneel) Als u bestaande berichten wilt archiveren, vinkt u de Pas filter ook toe op # overeenkomende gesprekken .
Klik op Filter maken .

Een gearchiveerde e-mail retourneren

Als je per ongeluk een bericht in je inbox hebt gearchiveerd, kun je de actie ongedaan maken door op de ongedaan maken knop in de melding.

Als je het gemist hebt, ga dan naar Alle mails, kies vervolgens de e-mail die u wilt retourneren. Selecteer in het bovenste menu Verplaats naar Inbox .

Als het bericht dat je terug in je inbox wilt hebben, niet recent is, zoek je het op met de zoekbalk van Gmail. Herhaal de procedure als je de e-mail hebt geopend.

Alles in Gmail archiveren

Als je met een schone lei wilt beginnen en alle Gmail-berichten wilt archiveren, kun je de filterfunctie van Gmail gebruiken. U kunt ook andere opdrachten gebruiken om uw filter verder te verfijnen.

Voer in de zoekbalk het volgende in: in:inbox . Hiermee worden alle e-mails in uw inbox geretourneerd.
Als u het filter wilt verfijnen, schrijft u voor:jjjj/mm/dd om alle e-mails vóór een bepaalde datum op te nemen. Je kan ook gebruiken na:jjjj/mm/dd als u alleen een bepaalde periode wilt archiveren.
Wanneer de zoekopdracht resultaten heeft opgeleverd, klikt u op de aanvinken in het bovenste menu.
Een melding die zegt: Alle 100 conversaties op deze pagina zijn geselecteerd. Selecteer alle gesprekken die overeenkomen met deze zoekopdracht zal verschijnen.
Klik op Selecteer alle gesprekken die overeenkomen met deze zoekopdracht
Kies de Archief knop
TOT Bulkactie bevestigen venster zal verschijnen. Kiezen Oke .

Afhankelijk van het aantal e-mails dat je hebt, zal Gmail enige tijd duren met dit filter. Maar na een tijdje verdwijnen al je e-mails uit de inbox en worden ze veilig opgeslagen in het Archief. Het is de eenvoudigste stap om inbox nul te bereiken en te behouden.

Inbox Nul eeuwig

Door de hier beschreven tips en trucs te gebruiken, is Inbox Zero nu gemakkelijk bereikbaar. Gebruik de krachtige zoekbalk en filter van Gmail om automatisch e-mails naar het archief te sturen, zodat je inbox voor altijd opgeruimd blijft.

Verbeter uw e-mailervaring verder door te leren hoe u: e-mails plannen of door de Gmail-app-ervaring op je Mac . Leer de geheimen van Gmail kennen en wees zo productief mogelijk met uw e-mails.

Deel Deel Tweeten E-mail De 6 populairste e-mailproviders die beter zijn dan Gmail en Yahoo Mail

Deze populaire e-mailproviders bieden allemaal verschillende voordelen die hen onderscheiden van Gmail en Yahoo Mail.

Lees volgende Gerelateerde onderwerpen

internet
productiviteit
Gmail
E-mailtips
Tijdsbeheer
Google Postvak IN
Inbox nul
Productiviteitstips

Over de auteur Moraal van Jowi(77 artikelen gepubliceerd)

Jowi is schrijver, loopbaancoach en piloot. Hij ontwikkelde een liefde voor alles wat met pc te maken had sinds zijn vader een desktopcomputer kocht toen hij 5 jaar oud was. Vanaf dat moment gebruikt en maximaliseert hij technologie in elk aspect van zijn leven.

Meer van Jowi Morales

Abonneer op onze nieuwsbrief

Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!

Klik hier om je te abonneren