Home-theater-designers
Wat krijg je als je een vakantie van twee weken combineert met een druk werkleven? Een gigantisch project dat op je wacht zodra je thuiskomt - gewoon al die e-mails doorbladeren! Wacht - waarom zou u de afwezigheidsmelding niet inschakelen in Outlook en enkele van die reacties voor u automatiseren?
Hier bij MakeUseOf hebben we besproken hoe u dit in Gmail kunt doen, zoals Tina's instructies voor vakantiebeantwoorders en Marks methode om dit te doen met behulp van een e-mailfilter. De enige client die we nog niet hebben behandeld, is Outlook. Helaas biedt de gratis versie van Outlook.com, in tegenstelling tot Gmail, geen afwezigheidsfunctie. Als je echter Outlook 2010 hebt en een account op een MS Exchange-server - die veel bedrijven aan werknemers verstrekken - dan heb je geluk.
Afwezigheidsresponder gebruiken in Outlook
Microsoft heeft het uiterst eenvoudig gemaakt om een geautomatiseerd systeem op te zetten dat onmiddellijke antwoorden verstuurt naar iedereen die u e-mailt terwijl u niet op kantoor bent. Het maakt niet uit of het maar gedurende 24 uur is of tijdens een vakantie van 2 weken, u kunt de Outlook-client configureren om precies te reageren zoals u wilt, en voor precies de hoeveelheid tijd die u nodig heeft.
Om naar deze instellingen in Outlook 2010 te gaan, selecteert u onder de Windows Logo-knop Info. Hier zie je een grote knop met de tekst 'Automatische antwoorden' met een deur en een pijlpictogram.
Klik op de knop Automatische antwoorden om de Out of Office-tool van Outlook te starten. Het pop-upvenster dat u ziet, is veel geavanceerder dan u misschien denkt. Op het eerste gezicht is het een snelle manier om 'Automatische antwoorden verzenden' in te schakelen en een korte notitie in te typen die Outlook automatisch namens u verzendt naar iedereen die u e-mailt.
wat te doen met nieuwe laptop?
Bij nadere inspectie zult u echter zien dat hier veel meer functionaliteit is dan op het eerste gezicht lijkt.
Allereerst kunt u een specifiek datumbereik definiëren om de functie voor automatisch beantwoorden in te schakelen, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken dat u deze uitschakelt wanneer u terugkomt van uw vakantie!
U zult ook merken dat er twee tabbladen zijn. De linker is bedoeld om alleen een automatisch antwoord in te stellen voor mensen die u e-mailen vanuit het bedrijf.
Op het tabblad aan de linkerkant kunt u een specifiek antwoord instellen voor iedereen die u e-mailt van buiten uw bedrijf.
E-mailregels instellen
U zult onder aan dit venster zien dat er een schijnbaar onbeduidende kleine knop is met het label 'Regels...'
Deze knop is eigenlijk behoorlijk belangrijk omdat je hiermee verder kunt definiëren hoe Outlook automatisch zal antwoorden door specifieke mensen, woorden in het onderwerp of de hoofdtekst te definiëren, of dat de e-mail rechtstreeks is verzonden of in een CC is geplaatst.
U kunt hier zeer specifieke regels maken. U kunt bijvoorbeeld een regel maken dat als uw moeder u e-mailt, u die e-mail kunt doorsturen naar een persoonlijk account dat u tijdens uw vakantie in de gaten houdt (of rechtstreeks naar de prullenbak kunt sturen, afhankelijk van uw relatie met uw moeder).
Het wordt nog interessanter als u op de knop 'Geavanceerd...' klikt.
Hier kunt u meer specificeren over welke berichten u op een andere manier wilt beantwoorden dan het standaard automatische antwoord. U kunt berichten kiezen die groter of kleiner zijn dan een bepaalde grootte, wanneer ze zijn ontvangen, hun belangrijkheidsniveau en meer.
Afwezigheidsresponder maken met e-mailregels
Saikat gaf eerder enkele tips over het gebruik van Outlook-filters, en Jack deed hetzelfde voor Google-, Hotmail- en Yahoo-filters . Als je erover nadenkt, is de Out-of-Office-responder eigenlijk een alternatieve versie van wat je zou kunnen doen als je gewoon op klikt Regels beheren vanuit het Outlook-menu.
Scroll met behulp van de Regels-wizard omlaag naar de optie om te controleren op berichten 'ontvangen in een specifieke gegevensreeks'.
Definieer die periode als zijnde vanaf het moment dat u op vakantie gaat, tot het moment dat u van plan bent om naar huis terug te keren.
Ten slotte hoeft u alleen maar te definiëren welk antwoord of welke actie u wilt dat de regel neemt wanneer inkomende berichten aan deze criteria voldoen, en u heeft in wezen een afwezige responder!
Zoals u kunt zien, is er geen reden waarom u niet op e-mails kunt reageren, zelfs niet als u op vakantie bent! Het enige dat u hoeft te doen, is de tijd nemen om Outlook te vertellen hoe u wilt dat het voor u reageert, en mensen zullen denken dat u net zo productief bent als ooit, zelfs als u op een strand zit te genieten van een margarita.
Op welke creatieve manieren gebruikt u de Out of Office-responder van Outlook? Heb je goede tips of verhalen te vertellen? Deel ze in de comments hieronder!
draagbare harde schijf verschijnt niet in Windows 10
Afbeeldingscredits: robothand [Broken URL verwijderd] via Shutterstock
Deel Deel Tweeten E-mail Is het de moeite waard om te upgraden naar Windows 11?Windows is opnieuw ontworpen. Maar is dat genoeg om u te overtuigen om over te stappen van Windows 10 naar Windows 11?
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- ramen
- E-mailtips
- Microsoft Outlook
Ryan heeft een BSc-graad in Elektrotechniek. Hij heeft 13 jaar in de automatiseringstechniek gewerkt, 5 jaar in de IT en is nu een Apps Engineer. Als voormalig hoofdredacteur van MakeUseOf heeft hij gesproken op nationale conferenties over datavisualisatie en is hij te zien geweest op nationale tv en radio.
Meer van Ryan DubeAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren