Home-theater-designers
In 1971 werd de eerste e-mail ooit van de ene computer naar de andere gestuurd. Nutsvoorzieningen, 269 miljard e-mails worden elke dag verzonden.
Het is onmogelijk voor te stellen hoeveel van deze e-mails niet nodig zijn. Hoeveel dienen alleen om meer verwarring te veroorzaken. Om nog meer aandacht en geduld van hun ontvangers te verbranden.
Maar één ding is zeker: als meer mensen effectief op e-mails zouden reageren, zouden we allemaal wat minder strak aan onze inbox worden geketend en zou onze angst voor e-mail een beetje minder slopend zijn.
De meest voor de hand liggende oplossing hier is niet alleen 'inline antwoorden', maar inline antwoorden naar behoren . Inline beantwoorden is waar u antwoordt in de hoofdtekst van de e-mail, in plaats van uw eigen e-mail helemaal opnieuw te schrijven.
Inline antwoorden is iets wat de meesten van ons al van tijd tot tijd doen. Maar we zouden inline moeten antwoorden ver vaker. En we zouden dit moeten doen met een paar regels in gedachten om die ingewikkelde e-mailthreads georganiseerd en gemakkelijk te volgen te houden.
We beantwoorden e-mail verkeerd
Het tegenovergestelde van inline antwoorden is wat vaak 'topposting' wordt genoemd. Hier klik je op een e-mail beantwoorden en begin je bovenaan het tekstvak te typen. Dit is hoe het grootste deel van de e-mail tegenwoordig is samengesteld. Maar tenzij je te maken hebt met extreem eenvoudige e-mailconversaties, kan topposting allerlei problemen veroorzaken.
Ten eerste, bij topposting, wordt het terugverwijzen naar de originele e-mail een enorm gedoe, waarbij je e-mail na e-mail moet doorzoeken om te vinden wat je zoekt. Je moet dan terug scrollen naar de e-mail die je opstelt om misschien te parafraseren wat je zojuist hebt gevonden, uit de context en vaak ontbrekende opvallende punten.
Soms kan een ontvanger uw e-mail beantwoorden in een geheel nieuwe e-mailthread, wat betekent dat uw gesprek nu plaatsvindt in twee of meer afzonderlijke threads.
Als je in een groepsgesprek zit, wordt het nog rommeliger. Bijhouden wie wat, wanneer en op welke reacties heeft gereageerd die antwoorden wordt een bijna onmogelijke prestatie.
Inline beantwoorden is de oplossing
In plaats van bovenaan te posten, zouden we dan moeten antwoorden in lijn -- dat wil zeggen, in de hoofdtekst van het oorspronkelijke e-mailbericht. In Outlook en Apple Mail kun je het originele bericht zien zodra je op beantwoorden drukt. Druk in Gmail op de drie stippen onder aan het opstelscherm om het gesprek weer te geven.
Tip: Als u de verticale 'citaat'-regel uit uw antwoord in Gmail wilt verwijderen, markeert u de hele e-mail en klikt u op de minder inspringen knop.
Inline beantwoorden lost het probleem op dat u door massa's berichten moet scrollen, omdat de originele e-mail is opgenomen en doorzoekbaar is in het meest recente bericht dat u in dat gesprek ontvangt. Dit betekent dat alles in context wordt gehouden.
Bovendien hoef je geen tijd te verspillen aan het opsommen van de antwoorden van anderen, of het kopiëren en plakken van fragmenten van e-mails om je eigen antwoorden logisch te maken. Met inline antwoorden is alles voor iedereen beschikbaar om op elk moment naar terug te verwijzen.
En voor discussies waarbij meerdere mensen betrokken zijn, is het gemakkelijk om te onderscheiden wie wat heeft gezegd en op wie moet antwoorden (mits goed gedaan).
Correct inline beantwoorden
Wanneer de meeste mensen inline antwoorden, schrijven ze hun antwoorden gewoon naast de tekst waarop ze willen reageren, en maken dit vet of rood.
Dit is verre van ideaal. Zodra iemand een e-mail in platte tekst opent, kunnen ze deze opmaak niet zien. En zodra er meer dan een paar mensen in een thread zitten, kan het snel rommelig worden.
Dus, hier is een korte handleiding over naar behoren inline antwoorden dat schaalbaar is en verwarring tot een minimum beperkt.
1. Vertrouw niet op opmaak
Zoals vermeld, kan een ontvanger in sommige gevallen de opmaak die u in een e-mail opneemt niet zien (ze geven bijvoorbeeld de voorkeur aan platte tekst). Als iemand kleurenblind is, kan het moeilijk zijn om draden met meerdere kleuren te volgen.
i/o apparaatfout interne harde schijf
Gebruik in ieder geval opmaak om antwoorden gemakkelijker te vinden te maken bij het scannen van een e-mail. Maar vertrouw niet uitsluitend ben ermee bezig.
2. Voorwoord Antwoorden met uw naam
In plaats van te vertrouwen op opmaak, maak er een gewoonte van om al uw antwoorden vooraf te laten gaan met uw naam en, als u bijzonder georganiseerd moet zijn, de datum. Vraag alle ontvangers hetzelfde te doen.
Momenteel heb je in Gmail geen andere keuze dan je naam handmatig te typen. Hetzelfde geldt voor de altijd saaie Apple Mail-app.
Als u Outlook gebruikt, is er echter een functie waarmee uw antwoorden automatisch worden voorafgegaan door uw naam. Ga hiervoor naar Bestand > Opties > E-mail . Ga dan naar Antwoorden & Doorsturen , controleer de Voorwoord opmerkingen met en typ uw naam in het tekstvak. Wanneer u antwoordt in de hoofdtekst van een e-mail, wordt uw naam automatisch tussen haakjes weergegeven.
Mailbird heeft deze optie standaard ook.
3. Gebruik lijnonderbrekingen, alstublieft
Telkens wanneer u een inline-antwoord achterlaat, moet dit op een nieuwe regel staan, in plaats van midden in een zin of aan het einde van een alinea.
Dit maakt het veel gemakkelijker voor andere mensen om op uw opmerkingen te reageren en maakt het scannen van het gesprek rond elk punt veel gestroomlijnder.
4. Reacties op meerdere niveaus laten inspringen
Wanneer meerdere punten in één e-mail worden behandeld, ontstaan er meerdere discussies binnen één bericht.
Om deze geordend te houden, moet u antwoorden met threads laten inspringen, zodat het duidelijk is welke opmerkingen betrekking hebben op elk punt. Persoonlijk vind ik het gebruik van punthaken (>) de meest intuïtieve karakters hier, omdat opsommingstekens mogelijk niet verschijnen in e-mails met platte tekst.
Dit bespaart u veel moeite om erachter te komen aan welk deel van het gesprek u aandacht moet besteden.
5. Laatste redmiddel: gebruik een beter hulpmiddel
Niemand doet alsof inline antwoorden hier de perfecte oplossing zijn. Maar als u geen andere keuze heeft dan e-mail te gebruiken, neem dan de tijd om e-mails te schrijven die efficiënt en effectief zijn. Op basis van bovenstaande redenen is inline antwoorden de beste manier om projecten gaande te houden. Het helpt iedereen ook om meerdere gesprekken binnen e-mailthreads bij te houden zonder tijd te verspillen aan het doorzoeken van lange lijsten met eerdere e-mails.
Als u vindt dat zelfs inline antwoorden te complex worden, of als uw collega's er niet aan kunnen wennen om correct inline te antwoorden, is het misschien tijd om op zoek te gaan naar een andere tool.
Communicatietools zoals: slappe , Yammer , en ineengedoken maakt complexe teamcommunicatie eenvoudiger. In plaats van te blijven worstelen met e-mail, is het misschien tijd om een van deze uit te proberen.
Vertel het verder
Wanneer u deze eenvoudige inline-antwoordregels toepast, zullen veel ontvangers waarderen hoe efficiënt dit e-mailgedrag is en uw aanpak op natuurlijke wijze gaan nabootsen.
Als ze uw doordachte e-mailetiquette echter niet van nature kopiëren, trek ze dan aan. Stuur ze dit artikel. Beschrijf hoe je wilt dat ze antwoorden, en leg uit dat dit tonnen verkeerd begrepen berichten, tijdverspilling en verlies van context zal besparen.
Er is echt geen minpunt.
Denk je dat deze regels je zullen helpen om op de hoogte te blijven van complexe e-mailthreads? Zijn er nog andere tips voor inline beantwoorden waarvan u denkt dat ze nuttig zijn?
Afbeelding tegoed: sangoiri / Depositphotos
Deel Deel Tweeten E-mail Een beginnershandleiding voor het animeren van spraakHet animeren van spraak kan een uitdaging zijn. Als u klaar bent om dialoog aan uw project toe te voegen, zullen we het proces voor u opsplitsen.
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- productiviteit
- Gmail
- E-mailtips
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale heeft een graad in filosofie van de Universiteit van York, VK. Hij heeft ruim vijf jaar als social media manager en consultant gewerkt en workshops gegeven in verschillende landen. De afgelopen twee jaar is Rob ook technologieschrijver geweest en is hij Social Media Manager en Nieuwsbriefeditor van MakeUseOf. Je zult hem meestal de wereld zien rondreizen, videobewerking leren en experimenteren met fotografie.
Meer van Rob NightingaleAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
dingen om te doen op je laptopKlik hier om je te abonneren