Home-theater-designers
Met Afdruk samenvoegen kunt u bulk-e-mails en brieven personaliseren door tijdelijke aanduidingen te gebruiken. Het enige dat u nodig hebt, is een database met contacten en een sjabloon voor e-mails of brieven aan hen.
In dit artikel laten we u zien hoe u een Microsoft Word-afdruk samenvoeging maakt met behulp van een Excel-database. De stappen zijn overgenomen uit Microsoft Word en Excel 2016, maar het proces is hetzelfde voor alle edities.
Hoe u een afdruk samenvoegt vanuit Excel
De mail merge gebruikt gegevensbronnen uit een database en plaatst deze in respectievelijke tijdelijke aanduidingen om uw bulk-e-mails te personaliseren. Deze databases kunnen van alles zijn uit de onderstaande lijst:
1. Open je Microsoft Excel rekenblad.
2. Maak een handmatige contactenlijst in Woord bij gebruik van Afdruk samenvoegen.
3. Kies contactgegevens vanuit de Microsoft Outlook-app.
U heeft de keuze uit twee sets opties:
hoe video's van websites op te slaan
- Gmail-contacten in een compatibel bestand.
- Microsoft SQL-server.
Microsoft Excel-werkmapdatabase heeft de meeste voorkeur wanneer u Afdruk samenvoegen in Word moet gebruiken. Voor mail merge gebruikt u Excel om een database te maken die Word later zal gebruiken.
Als u geen Excel-bestand met contactgegevens heeft, kunt u deze gebruiken voorbeeld Excel-bestand voor proefdoeleinden .
Om inconsistenties in uw bulk-e-mails of brieven te voorkomen, moet u uw Excel-bestand aanpassen zoals hieronder vermeld:
- De eerste rij mag alleen kolomkoppen hebben die beginnen met cel A1 . Word gebruikt deze kolomkoppen als: Velden samenvoegen wanneer u Microsoft Word-afdruk samenvoegen gebruikt.
- U moet de kolomkoppen bewerken zodat ze overeenkomen met de namen van de tijdelijke aanduidingen die u in het e-mail- of briefsjabloondocument gaat gebruiken.
- U moet ervoor zorgen dat het spreadsheetbestand contactgegevens bevat als één record per rijpatroon. In de huidige tutorial bijvoorbeeld, elk beschikbaar contactgegevens van de klant James Butt is toegankelijk tussen cellen A2 en J2 .
- Numerieke gegevens voor elk contact, zoals postcodes, kortingspercentages, kilometerstanden, valuta's, enz., moeten de juiste getalnotatie hebben.
- Als u wijzigingen wilt aanbrengen, selecteert u de cel of een celbereik dat de cijfers bevat.
- In de Tabblad Start , binnen de Lintje , Klik op de vervolgkeuzepijl Daarnaast algemeen .
- Maak alle toevoegingen voordat u het Word-document voor samenvoegen koppelt aan het Excel-databasebestand. Nadat u alle wijzigingen hebt aangebracht, opslaan het Excel-bestand.
- Het Excel-databasebestand van uw contacten moet aanwezig zijn in de lokale opslag van uw computer.
- Zorg ervoor dat alle gegevens op het eerste blad van de Excel-werkmap staan.
Hoe u een afdruk samenvoegt in Word
Nadat u de database in Excel hebt gemaakt, moet u de e-mail- of briefsjabloon openen die u naar veel ontvangers wilt verzenden. Volg de stappen zoals hieronder beschreven:
1. Op de Lintje , Klik op de Tabblad Mailings .
2. In de Groep Afdruk samenvoegen starten , je moet klikken op Afdruk samenvoegen starten .
3. U ziet zes typen samenvoegdocumenten. Klik op Brieven of E-mailberichten .
Verwant: Etiketten afdrukken met Afdruk samenvoegen in Microsoft Word en Excel
4. Op de Afdruk samenvoegen starten groep, klik op Selecteer ontvangers . U ziet opties zoals Typ een nieuwe lijst, Gebruik een bestaande lijst en Kies uit Outlook-contactpersonen.
5. U kunt een van de drie bovenstaande opties kiezen, afhankelijk van hoe u de contactenlijst aan de sjabloonbrief wilt koppelen. Laten we in deze zelfstudie kiezen voor Een bestaande lijst gebruiken gebruiken de Excel-database die u eerder hebt gemaakt of gedownload.
6. Op de Selecteer gegevensbron dialoogvenster, zoek de map waar het Excel-databasebestand beschikbaar is. Zodra u het bestand hebt gevonden, selecteert u het en klikt u op Open om de database in de samenvoegbewerking van Word te laden.
hoe de veilige modus Android te openen
7. Je ziet de Selecteer Tabel dialoogvenster. Verlaat het vak door te klikken op Oke zonder wijzigingen aan te brengen in het dialoogvenster.
8. Dat is geweldig! U hebt de brongegevens met succes gekoppeld aan het Word-mailmerge-programma.
9. Word zal automatisch de kolomkoppen van de database matchen met items in het samenvoegveld. Ga voor een juiste afstemming naar: Groep Schrijven & invoegen Velden op de Tabblad Mailings van de Lintje en klik vervolgens op Overeenkomstvelden .
10. Overeenkomstvelden dialoogvenster verschijnt. In de linkerkolom ziet u de items van het samenvoegveld. Aan de rechterkant vindt u overeenkomende gegevens uit de gekoppelde Excel-database.
11. Het zal hetzelfde zijn als u andere brongegevens gebruikt, zoals Outlook-contacten of geëxporteerde contacten uit Gmail. Zorg ervoor dat er geen mismatches zijn door door de lijst te scrollen. Klik op Oke sluiten.
12. Plaats op uw sjabloonbrief de cursor voor de eerste letter en druk op Binnenkomen een paar keer om wat ruimte boven het letterlichaam te maken.
13. Plaats de cursor bovenaan het document en klik vervolgens op Adresblok in de Groep Schrijven & invoegen Velden op de Tabblad Mailings van de Lintje .
14. Aan de linkerkant van de Adresblok invoegen dialoogvenster, kunt u de naam, bedrijfsnaam, adres, land, enz., Opmaakopties kiezen. Aan de rechterkant ziet u een voorbeeld van het adresblok.
15. U kunt de Overeenkomstvelden opties om eventuele niet-overeenkomende invoergegevens te corrigeren. Klik Oke toevoegen Adresblok binnen punthaken.
16. Klik vervolgens op de Begroetingslijn in de Velden schrijven en invoegen groep na Adresblok , waardoor het een regelafstand krijgt.
17. De Begroetingsregel invoegen dialoogvenster verschijnt. U kunt de gewenste wijzigingen aanbrengen en vervolgens op . klikken Oke . De Groetlijn binnen chevrons zal verschijnen in de brief.
18. U kunt op de . klikken Voorbeeld van resultaten commando op de Lintje om te zien hoe de brief eruitziet.
19. U kunt ook aangepaste samenvoegvelden toevoegen behalve: Adresblok en Groetlijn . Laten we zeggen dat je wilt toevoegen Voertuigmerk en model binnen het letterlichaam.
20. Open hiervoor het Excel-databasebestand dat is gekoppeld aan Afdruk samenvoegen en voeg de Voertuigmerk en model kolomkop. Voer voertuiggegevens in en opslaan het Excel-bestand.
21. Ga nu naar het Afdruk samenvoegen Word-document en herhaal stap vier , vijf , en zes .
22. Selecteer nu een willekeurig woord of een paar woorden binnen de letter en klik vervolgens op Voeg samenvoegveld in op de Groep Schrijven & invoegen Velden .
23. Op de Voeg samenvoegveld in doos, kies Databasevelden en selecteer vervolgens Voertuigmerk en model . Klik op Invoegen om het aangepaste samenvoegveld toe te voegen.
24. Op deze manier kunt u zoveel variabele tijdelijke aanduidingen toevoegen als u wilt om elke brief of e-mail die u verzendt aan te passen. Microsoft Word-afdruk samenvoegen zal automatisch gegevens afstemmen op de naam van de ontvangers.
25. Op de Lintje , Klik op Voltooien en samenvoegen commando en kies dan Documenten afdrukken of E-mailberichten verzenden . U kunt ook klikken op Individuele documenten bewerken om uw e-mails of brieven na te lezen voordat u ze verzendt.
Afdruk samenvoegen gebruiken om de e-mailproductiviteit te verhogen
Nu weet u hoe u een samenvoegbewerking uitvoert met Microsoft Word en Excel. Gebruik Afdruk samenvoegen om sneller op maat gemaakte e-mails te verzenden en een goede verstandhouding op te bouwen met uw professionele of persoonlijke contacten. Blijf Word gebruiken om uw professionele en persoonlijke leven gemakkelijker te maken dan voorheen.
hoe e-mail naar telefoonnummer te verzendenDeel Deel Tweeten E-mail 10 verborgen functies van Microsoft Word die uw leven gemakkelijker maken
Microsoft Word zou niet de tool zijn die het is zonder zijn productieve functies. Hier zijn verschillende functies die u elke dag kunnen helpen.
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- productiviteit
- E-mailtips
- Spreadsheettips
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Mailmerge
- Microsoft Office-tips
Tamal is een freelance schrijver bij MakeUseOf. Nadat hij in zijn vorige baan bij een IT-adviesbureau aanzienlijke ervaring had opgedaan in technologie, financiën en bedrijfsprocessen, nam hij 3 jaar geleden het schrijven over als een voltijds beroep. Hoewel hij niet schrijft over productiviteit en het laatste technische nieuws, speelt hij graag Splinter Cell en bingewatcht hij Netflix/ Prime Video.
Meer van Tamal DasAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren