Home-theater-designers
Er zal een tijd komen dat je moet omgaan met allerlei soorten informatie die in andere soorten bestanden is opgeslagen en deze moet verwerken in Microsoft Excel . Je kunt niet weglopen voor een altijd aanwezig tekstbestand. Ik wed dat je er elke dag een paar vindt.
Hier zijn een paar alledaagse voorbeelden:
- Een Excel-analyse van verkoop- of productinformatie opgeslagen in een tekstbestand.
- Uitwisseling van gegevens tussen twee verschillende software (misschien van een database naar een spreadsheet).
- Namen, adressen en e-mail-ID die zijn opgeslagen in een e-mailprogramma (bijv. exporteren van Microsoft Outlook naar Excel ).
Microsoft Excel biedt u alle tools om verbinding te maken met externe gegevensbronnen. Laten we het hebben over gescheiden tekstbestanden.
Dit is een begrensd tekstbestand
Zoals u kunt zien, worden de voor- en achternaam, de bedrijven waarvoor ze werken en andere details gescheiden door komma's. Dit door komma's gescheiden tekstbestand is eenvoudig te maken in elke teksteditor.
Op dit moment is het niet handig. Breng dit in een spreadsheet en u kunt een professioneler document maken.
U kunt bijvoorbeeld eenvoudig zoeken naar dubbele gegevens en deze verwijderen. Dan kunt u gebruik de spreadsheet om labels en mail merge te maken als adressen ook deel uitmaken van de gegevens.
Het basisidee hier is om de informatie uit een tekstbestand te importeren en uw verschillende stukjes informatie op te splitsen in afzonderlijke kolommen en elke kolom een passende kop te geven.
Laten we eens in meer detail naar een tekstbestand met scheidingstekens kijken...
De 3 verschillende soorten gescheiden tekstbestanden
Er zijn drie veelvoorkomende soorten bestanden met scheidingstekens, afhankelijk van de manier waarop u elke waarde scheidt (begrenst). Elk teken kan worden gebruikt om de afzonderlijke vermeldingen in een bestand te scheiden.
Bijvoorbeeld: de pijp (|) of een simpele spatie. U zult zien dat deze drie de meest voorkomende soorten scheidingstekens zijn tussen elke tekstinvoer.
- Door komma's gescheiden waarden.
- Door tabs gescheiden waarden.
- Dubbelpunt gescheiden waarden.
Het tekstscheidingsteken houdt elke waarde gescheiden van de volgende. Elke waarde die volgt op het scheidingsteken en voorafgaat aan het volgende voorkomen van het scheidingsteken, wordt geïmporteerd als één waarde. Houd er rekening mee dat de waarde tussen het toegewezen scheidingsteken een ander scheidingsteken kan hebben, maar dat het een aanhalingsteken (') of een apostrof (') nodig heeft.
Verwarrend? Niet zo veel. Laten we eens kijken hoe met een voorbeeld:
In een tekstbestand met plaats- en staatsnamen kunnen enkele waarden voorkomen, zoals 'Albany, NY'.
Microsoft Excel kan de komma (,) tussen de twee woorden als scheidingsteken lezen. Om de namen van steden en landen te behandelen als één waarde en importeer ze in één Excel-cel we moeten dubbele aanhalingstekens of een apostrof gebruiken als tekstkwalificatie. Als er geen teken is opgegeven als tekstkwalificatie, wordt 'Albany, NY' geïmporteerd in twee aangrenzende cellen als Albany en NY.
Kortom, om elke waarde in een kolom precies te behouden zoals deze is, kunt u de waarde tussen aanhalingstekens of een apostrof plaatsen.
Zoals we hieronder zullen zien, geeft Microsoft Excel u volledige controle over het importproces en een voorbeeldvenster om het formaat van de gegevens te zien voordat het de cellen vult.
Converteren van een tekstbestand met scheidingstekens naar een spreadsheet
Er zijn veel online converters die een onbewerkt CSV-tekstbestand kan nemen en een XLS-spreadsheet kan uitspugen. Zamzar en Convertio zijn twee uitstekende hulpmiddelen.
Maar u hoeft niet op zoek te gaan naar een online converter omdat Microsoft Excel een native functie heeft die het werk veel beter doet.
Laten we een voorbeeld van een CSV-bestand nemen en de stappen doorlopen om tekstbestanden met scheidingstekens naar spreadsheets te converteren. De bovenstaande schermafbeelding van een wirwar van door komma's gescheiden waarden in een Kladblok-bestand is een goed voorbeeld.
Microsoft Excel kan helpen om deze verwarde warboel om te zetten in nette rijen en kolommen. Je kunt er vervolgens mee aan de slag en er een mooi opgemaakt rapport van maken of printklaar maken.
Er zijn drie manieren om gegevens vanuit een CSV-bestand naar een Excel-spreadsheet te brengen. Begin eerst met de makkelijke.
Methode 1: De automatische import
1. Klik op de Bestand tabblad en klik vervolgens op Open .
2. Selecteer het CSV-bestand dat u wilt openen. Microsoft Excel opent het tekstbestand automatisch en geeft de gegevens weer in een nieuwe werkmap.
Dit is de meest directe (en snelste) route om een CSV-bestand te openen. Microsoft Excel gebruikt de standaardinstellingen voor gegevensindeling om elke gegevenskolom te lezen en te importeren. Maar de automatische import geeft je niet de flexibiliteit die je wilt.
Laten we dus eens kijken naar de tweede manier die een wizard gebruikt.
Methode 2: De wizard Tekst importeren herstellen
Met de wizard Tekst importeren kunt u de structuur bepalen van de gegevens die u wilt importeren. Het start automatisch wanneer u tekstbestanden importeert (d.w.z. een bestand met een TXT-extensie).
Open Microsoft Excel en blader naar een tekstbestand (of wijzig de extensie van het CSV-bestand in TXT).
Microsoft heeft de oude wizard Tekst importeren verborgen in Excel 365 en 2016 (vanaf versie 1704). Maar u kunt de wizard voor het importeren van tekst terughalen vanuit de opties van Excel.
1. Ga naar Bestand > Opties > Gegevens .
2. Scroll naar beneden naar de Oude wizards voor gegevensimport weergeven sectie.
3. Voor het importeren van tekst- of CSV-bestanden, selecteer Van tekst (verouderd) . Klik Oke om de opties te sluiten.
4. Nu kunt u de wizard van het lint gebruiken. Ga naar Gegevens > Gegevens ophalen > Verouderde wizards > Van tekst (verouderd) . Blader naar en open het CSV-bestand dat u wilt importeren.
Gebruik dit proces in drie stappen om het formaat van de gegevens te bepalen.
Stap 1
Zo ziet de wizard Tekst importeren eruit in de eerste stap.
Selecteer begrensd -- Wanneer items in het tekstbestand worden gescheiden door tabs, dubbele punten, puntkomma's, spaties of andere tekens.
Selecteer vaste breedte -- Wanneer alle items dezelfde lengte hebben en netjes zijn gestructureerd in door spaties gescheiden kolommen.
Soms hebben de onbewerkte gegevens een koprij. Bijvoorbeeld:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Gebruik maken van Begin met importeren op rij om de rij te selecteren van waaruit het importeren zal beginnen.
De Oorsprong van bestand kan in de meeste gevallen op de standaardwaarde worden gelaten.
De Voorbeeld geeft de waarden weer zoals ze zullen verschijnen wanneer ze worden gescheiden in kolommen op het werkblad.
Klik Volgende .
Stap 2
Kies de scheidingstekens voor uw bestand (komma, in ons geval). Voor een ander karakter, check Ander en voer het teken in het kleine veld in. De Gegevensvoorbeeld venster geeft u een glimp van de kolomgegevens.
Selecteer de Behandel opeenvolgende scheidingstekens als één selectievakje aan als uw gegevens een scheidingsteken van meer dan één teken tussen gegevensvelden bevatten of als uw gegevens meerdere aangepaste scheidingstekens bevatten.
Dit helpt u bijvoorbeeld bij het afhandelen van bestanden die mogelijk een extra spatie hebben voor of na een ander scheidingsteken. U kunt helpen bij het identificeren van ruimte als een ander scheidingsteken en dit vakje aanvinken.
Gebruik de Tekstkwalificatie vervolgkeuzelijst om het teken te selecteren dat waarden in uw tekstbestand omsluit. We hebben eerder besproken hoe een tekstkwalificatie u kan helpen sommige waarden in één cel te importeren in plaats van afzonderlijke.
Gebruik de Gegevensvoorbeeld venster om het uiterlijk te controleren.
Klik op Volgende .
Opmerking: Het wizardscherm verandert bij het importeren van gegevens met een vaste breedte.
eigenaar worden van windows 10 gratis download
De Gegevensvoorbeeld venster kan u helpen bij het instellen van kolombreedten. Gebruik de bovenste balk in het venster om een kolomeinde in te stellen dat wordt weergegeven door een verticale lijn. Sleep een kolomeinde om de breedte te vergroten of te verkleinen. Dubbelklik op een kolomeinde om het te verwijderen.
In een bestand met vaste breedte worden geen scheidingstekens gebruikt om de waarden in het bestand te scheiden. Gegevens zijn georganiseerd in rijen en kolommen, met één invoer per rij. Elke kolom heeft een vaste breedte, gespecificeerd in tekens, die de maximale hoeveelheid gegevens bepaalt die deze kan bevatten.
Stap 3
De voorbeeldvensters worden belangrijker in dit scherm omdat u het formaat van de gegevens die naar elk veld gaan, kunt verfijnen met de Kolomgegevensindeling . Standaard importeert Microsoft Excel gegevens in de indeling Algemeen. Selecteer de kolom in het voorbeeldvenster en stel het juiste formaat in.
U kunt bijvoorbeeld kiezen...
- Tekst voor de tekstvelden.
- Datum en de datumnotatie voor elke kolom die datums bevat.
- algemeen voor het converteren van valuta naar het Excel-valutaformaat.
Gebruik de Geavanceerd om het type decimaal en de scheidingstekens voor duizend plaatsen voor numerieke gegevens op te geven.
Als u bijvoorbeeld 100.000 wilt weergeven als 1.000.000. Excel geeft de getallen weer volgens het formaat dat is ingesteld in de landinstellingen van uw computer.
Klik Finish . Aan het einde Data importeren dialoogvenster verschijnt.
Maak je er nu niet al te veel zorgen over. Het geeft je een paar opties om de gegevens in de spreadsheet in te voegen of een verbinding te maken met een externe database. Het invoegen van de door tekst gescheiden waarden als een tabel in het huidige werkblad is de standaardinstelling.
De 'oude' legacy-methode is nog steeds de beste manier om dit aan te pakken als je CSV-bestand eenvoudig is. Zo niet, dan is er nu een nieuwe methode die geschikt is voor alle tekstimportbehoeften.
Methode 3: Gegevens ophalen en transformeren gebruiken
Het tabblad Gegevens bevat alle tools die u nodig hebt om externe gegevens te verzamelen en ervoor te zorgen dat deze zich ook gedragen zoals u dat wilt. U kunt bijvoorbeeld een draaitabelrapport maken en dit vernieuwen wanneer de externe gegevens veranderen.
Het is een overkill voor eenvoudige CSV-bestanden, maar laten we doorgaan en kijken hoe we kolommen met gescheiden gegevens in Excel kunnen brengen.
1. Open een lege werkmap.
2. Ga naar de Gegevens tabblad op het lint. Klik vervolgens op de kleine vervolgkeuzepijl onder de Gegevens verkrijgen knop (in de Gegevens ophalen en transformeren groep). Kiezen Van Bestand > Van Tekst/CSV .
3. In de Tekstbestand importeren dialoogvenster, blader naar de locatie op uw bureaublad en selecteer het CSV-tekstbestand dat u wilt importeren. De Wizard Tekst importeren wordt netjes weergegeven met de opties die u nu kunt selecteren.
Zoals u kunt zien, kunt u de tekencodering en de keuze van het scheidingsteken wijzigen of een aangepast scheidingsteken invoeren.
Excel berekent het scheidingsteken door standaard de eerste paar honderd rijen van de gegevensset te analyseren. U kunt dit wijzigen en Excel ook met de gehele dataset laten werken. Het wordt niet aanbevolen als u miljoenen records moet importeren.
4. Klik op de Laden om uw gegevens in een nieuw mooi werkblad te importeren.
5. Telkens wanneer u gegevens in Excel importeert, wordt er een gegevensverbinding gemaakt. U kunt query's uitvoeren en het werkblad verbinden met de externe bron. Elke wijziging in de oorspronkelijke brongegevens wordt automatisch bijgewerkt in het Excel-blad.
6. U kunt deze verbinding annuleren door naar Gegevens > Query's en verbindingen om het paneel aan de zijkant te openen.
Klik met de rechtermuisknop en kies Verwijderen . Of plaats de muisaanwijzer op de bestandsnaam van de gegevensbron en druk op Verwijderen in het venster dat naar boven komt. Als je het zeker weet, klik dan op Verwijderen opnieuw.
Het transformeren van de gegevens valt buiten het bestek van deze zelfstudie. Dus ik zal je doorverwijzen naar Microsoft's Aan de slag met Get & Transform in Excel ondersteuningspagina voor meer hulp.
Het vele gebruik van gescheiden bestanden in Excel
Wilt u een lijst met voor- en achternaam scheiden en deze voorbereiden voor afdrukken? Converteer het begrensde tekstbestand naar Excel. U kunt maximaal 1.048.576 rijen en 16.384 kolommen importeren of exporteren. En bestanden met scheidingstekens worden bijna overal ondersteund. Gebruik Excel als tijdsbesparing met bovenstaande technieken en onderstaande tips of leer hoe een getal of tekst uit Excel te extraheren .
Deel Deel Tweeten E-mail 6 hoorbare alternatieven: de beste gratis of goedkope audioboek-appsAls je geen zin hebt om voor audioboeken te betalen, zijn hier enkele geweldige apps waarmee je gratis en legaal naar ze kunt luisteren.
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- productiviteit
- Spreadsheet
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office 2019
Saikat Basu is de plaatsvervangend redacteur voor internet, Windows en productiviteit. Na het verwijderen van het vuil van een MBA en een marketingcarrière van tien jaar, is hij nu gepassioneerd om anderen te helpen hun vertelvaardigheden te verbeteren. Hij let op de ontbrekende Oxford-komma en heeft een hekel aan slechte screenshots. Maar ideeën voor fotografie, Photoshop en productiviteit kalmeren zijn ziel.
Meer van Saikat BasuAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren