Home-theater-designers
Iedereen verpest het wel eens. Hoe we ook proberen, niemand is perfect. Als je een fout maakt die iemand anders kwetst, is het gepast om je te verontschuldigen.
Hoewel je je vaak persoonlijk moet verontschuldigen, heb je soms liever of moet je sorry zeggen via e-mail. Laten we eens kijken hoe u zich professioneel kunt verontschuldigen in een e-mail om u te helpen het beste uit deze situatie te halen.
De drie ingrediënten van een goede verontschuldigingsmail
Afbeelding tegoed: sandphin/ Flickr
Hoewel er geen universeel patroon is, bestaat een algemeen aanvaarde norm voor verontschuldigingen uit drie delen:
- erkennen dat je iets fout hebt gedaan.
- Berouw voelen voor je daden en zijn empathisch om te begrijpen hoe ze de andere persoon kwetsen.
- Teruggave , waar je de situatie goed maakt.
We zullen elk van deze drie elementen bekijken terwijl we doornemen hoe je sorry kunt zeggen in een e-mail.
Hoe u uw verontschuldigingsmail opent
Voordat u begint met het maken van de eigenlijke verontschuldiging, moet u zich richten tot de persoon aan wie u schrijft. Dit zal sterk variëren, afhankelijk van uw relatie tot de persoon.
Laten we aannemen dat je een fout hebt gemaakt in een professionele situatie en dat je dus een verontschuldigende e-mail naar je baas moet sturen. We zullen bijvoorbeeld zeggen dat u een kritieke taak niet op tijd hebt voltooid, waardoor het project voor alle anderen vertraging opliep.
Gerelateerd: Vermijd deze fouten voor betere e-mail- en tekstcommunicatie
In dit geval zou een gepaste begroeting 'Geachte [Naam]' zijn. Als je je excuses aanbiedt aan een vriend, zou iets als 'Hallo [naam]' of 'Hallo [naam]' meer geschikt zijn.
Vergeet ook de onderwerpregel van de verontschuldigingsmail niet. Nadat je iemand onrecht hebt aangedaan, zullen ze misschien niet blij zijn om een e-mail van jou te zien aankomen.
Iets als 'Accepteer mijn excuses' of 'Het spijt me' in de onderwerpregel is een goede manier om vanaf het begin duidelijk te maken waar uw bericht voor is. Probeer niet slim te worden door e-mailacroniemen te gebruiken; houd het duidelijk, zodat ze weten wat uw bericht bevat.
Je fout erkennen
Afbeelding tegoed: stevanovicigor/ Depositphotos
Nu je de opening hebt gedaan, is het tijd voor het eerste essentiële deel van de verontschuldiging. Hier moet u het probleem dat zich voordeed duidelijk identificeren. Geef toe aan wat je hebt gedaan; probeer niet de schuld op iemand anders af te schuiven of excuses te verzinnen voor wat er is gebeurd.
Hier is een voorbeeld van wat je niet moet doen in uw verontschuldigingsmail:
Hoewel ik weet dat ik een belangrijke deadline heb gemist, is het echt niet mijn schuld. Ik werkte met Paul aan dit project en hij verspilde te veel van mijn tijd door me een heleboel ongerelateerde vragen te stellen. Mijn computer liep de hele week ook vast en IT kon er nog niet naar kijken. Dus dit komt niet allemaal door mij.
hoe verwijderde berichten op fb . te zien
Zelfs als het bovenstaande allemaal waar is, is het nog geen goede verontschuldiging. Dit deel moet uw verantwoordelijkheid in de blunder erkennen.
Zoiets is veel beter:
Ik realiseer me dat ik een cruciale deadline heb gemist. Dit project was erg belangrijk voor onze afdeling en u vertrouwde mij om het op tijd af te ronden. Ik weet dat mijn onvermogen om deze taak op tijd te voltooien, de voltooiing van het project heeft vertraagd. Dit straalt slecht af op ons team, en dat spijt me.
Hier heb je duidelijk uiteengezet wat je verkeerd hebt gedaan, zonder te proberen het te bagatelliseren of af te wenden. Dit is een onderdeel van het verontschuldigen dat tegenwoordig vaak over het hoofd wordt gezien.
Berouw tonen voor wat je hebt gedaan
Nu je je fout duidelijk hebt uiteengezet, moet je berouw tonen voor wat er is gebeurd. Houd in gedachten dat wat je deed, op zijn minst pijn, frustratie en andere negatieve emoties bij de andere persoon veroorzaakte. In een professionele omgeving kan het er ook toe hebben geleid dat ze tijd of geld hebben verspild of in de problemen zijn gekomen met hun superieuren.
Maak duidelijk dat je spijt hebt van de situatie. Probeer jezelf in hun schoenen te plaatsen en te begrijpen hoe je acties hen hebben laten voelen. Geef hier geen verklaring voor je gedrag, of zeg dat je 'sorry dat ze er zo over denken' over wat je hebt gedaan.
Het punt van een verontschuldiging is om een verbroken relatie te herstellen, niet om te bewijzen dat je al die tijd gelijk had.
Hier is een voorbeeld van hoe je dit deel van de verontschuldiging inkadert:
Ik wil mijn oprechte excuses aanbieden dat ik niet aan mijn verplichtingen heb voldaan en de taak die u mij hebt toevertrouwd op tijd heb voltooid. Er zijn geen excuses voor deze mislukking. Ik vind het niet leuk om te weten dat ik mijn team in de steek heb gelaten, en voel me vreselijk dat dit je in verlegenheid heeft gebracht bij het ontmoeten van de klant.
Het uiten van empathie geeft authenticiteit voor uw verontschuldiging. Het helpt je even je perspectief te vergeten en te kijken waar een ander mee te maken heeft.
hoe een tegen schrijven beveiligde flashdrive te formatteren?
Je fout goed maken
Woorden zijn belangrijk, maar daden wegen veel zwaarder. Om te laten zien dat je meent wat je zei, is het belangrijk om het goed te maken. Als u actie onderneemt, wordt de situatie ofwel goedgemaakt (indien mogelijk), ofwel laat u zien dat u uw best zult doen om dezelfde fout niet opnieuw te maken.
Om door te gaan met ons voorbeeld van het missen van een deadline, zou zoiets als het restitutiegedeelte van de verontschuldigingsmail kunnen dienen:
Om het missen van deadlines in de toekomst te voorkomen, spreek ik u ruim van tevoren aan als ik bang ben dat ik iets niet op tijd af kan krijgen. Ik zal me meer bewust zijn van hoeveel tijd kritieke projecten me kosten, en ben bereid om extra uren buiten kantoor te maken om ervoor te zorgen dat ze worden gedaan. Dit zal niet meer gebeuren.
In sommige situaties weet u misschien niet wat u moet aanbieden om uw gedrag goed te maken. Als dat het geval is, kun je gewoon vragen 'Wat kan ik doen om dit goed te maken?'
Het belangrijkste is om te laten zien hoe u in de toekomst anders gaat handelen om te voorkomen dat hetzelfde probleem zich opnieuw voordoet.
Hoe u uw verontschuldigingse-mail kunt sluiten
Nu hoef je alleen nog maar het bericht af te ronden. Dit is vrij eenvoudig, maar zorg ervoor dat je de toon passend houdt. U moet de ontvanger bedanken voor het lezen van uw verontschuldigingsbericht en hem het beste wensen.
Lees verder: De beste manier om een e-mail professioneel te beëindigen
Het kan ook een goed idee zijn om ze uit te nodigen om te bespreken wat je verder hebt gezegd. Dit laat zien dat u oprecht bent en openstaat voor aanvullende dialoog.
Hier is een manier om uw professionele verontschuldigingsmail te sluiten:
Bedankt om dit te lezen. Als er iets is dat je verder wilt bespreken, neem dan contact met me op zodat we het kunnen oplossen.
Met vriendelijke groet, [Uw naam]
iphone 12 pro en pro max
Als u 'Met vriendelijke groet' niet wilt gebruiken, zullen andere formele afsluitingen zoals 'Met vriendelijke groet' ook werken. Je hoeft niet 'Met excuses' of iets dergelijks te zeggen, aangezien je de hele e-mail correct hebt besteed aan het verontschuldigen.
Is e-mail het juiste medium voor een verontschuldiging?
We hebben uitgelegd hoe u zich professioneel kunt verontschuldigen in een e-mail. Maar voordat u begint met het schrijven van uw bericht, moet u overwegen of een e-mail het juiste medium is voor de verontschuldiging.
E-mail heeft zeker voordelen als het gaat om excuses. Omdat er geen tijdsdruk is, kun je je gedachten op een duidelijke en directe manier formuleren. Als een snelle verontschuldiging op zijn plaats is, kunt u via e-mail snel contact met hen opnemen als een persoonlijke ontmoeting geen optie is. En in tegenstelling tot persoonlijke excuses, hoef je niet spontaan te zijn en te reageren op wat de andere persoon zegt.
Maar het is niet allemaal goed. E-mail is minder persoonlijk dan een persoonlijke (of telefoontje) verontschuldiging. Afhankelijk van de opzet van uw bedrijf, kan het verzenden van een e-mail laf overkomen als het mogelijk is om persoonlijk te verschijnen. Verstop je niet achter een scherm als je je ergens voor moet verontschuldigen.
Excuses per e-mail om fouten te herstellen
Op de juiste manier excuses aanbieden is een waardevolle levensvaardigheid. Niet iedereen weet hoe het moet, en een slechte verontschuldiging kan ervoor zorgen dat de ander zich nog meer gefrustreerd voelt dan voorheen. Gebruik deze basisgids over hoe u sorry kunt zeggen in e-mail en u bent op weg naar een herstelde relatie.
Houd er rekening mee dat het uiteindelijke doel van een verontschuldiging is om het verbroken vertrouwen weer op te bouwen. Je hebt iets verkeerd gedaan, en de drie belangrijkste stappen hierboven zijn hoe je het toegeeft en het corrigeert. Maak geen excuses over jou.
Afbeelding tegoed: nito/ Shutterstock
Deel Deel Tweeten E-mail 5 manieren om professionele e-mails te schrijven die tijd en moeite besparenHet is een vaardigheid om te weten hoe je professionele e-mails schrijft die tijd besparen en antwoorden krijgen. Laat deze e-mailsjablonen je helpen.
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- productiviteit
- Schrijftips
- E-mailtips
- Online etiquette
- Afstandswerk
- Professioneel netwerken
Ben is een plaatsvervangend redacteur en de Onboarding Manager bij MakeUseOf. Hij verliet zijn IT-baan om fulltime te schrijven in 2016 en heeft nooit meer achterom gekeken. Als professionele schrijver behandelt hij al meer dan zeven jaar technische tutorials, aanbevelingen voor videogames en meer.
Meer van Ben StegnerAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren