Home-theater-designers
Microsoft Word zit boordevol functies dat je er vrijwel alles mee kunt maken wat je maar wilt. Maar deze functies resulteren niet altijd in de mooie, hoogwaardige en professionele documentontwerpen die u mag verwachten.
Het is één ding om alles te weten over Microsoft Word, al zijn fijne kneepjes en eigenaardigheden en functies - het is iets heel anders om te weten wat een geweldig document maakt. Hier laten we u zien hoe u een Word-document opmaakt om het er professioneel uit te laten zien.
1. Houd het simpel, minder is meer
Wil je weten hoe je een Word-document er goed uit laat zien? Houd het simpel en profiteer van de verborgen functies die Microsoft Word komt met. Als je je één ding uit dit artikel herinnert, laat het dan dit zijn, en je zult in de toekomst de juiste ontwerpbeslissingen kunnen nemen!
beste gratis e-mailapp voor Windows 10
Bij het schrijven van een document moet de inhoud centraal staan. Er zijn richtlijnen voor de opmaak van documenten om die inhoud gemakkelijker leesbaar en begrijpelijk te maken. Elimineer de verleiding om opvallende elementen te introduceren die alleen maar dienen om af te leiden. Maximaliseer witruimte. Houd uw formulering strak en herzie eventuele langdradig zinnen of paragrafen. Eenvoudige en minimale regels in het algemeen.
2. Kies een bij de context passend lettertype
Uw eerste grote ontwerpbeslissing zou moeten zijn: lettertype je gaat gebruiken. Traditionele kennis zegt dat schreef lettertypen zijn gemakkelijker te lezen in afgedrukte documenten, terwijl: schreefloos lettertypen zijn beter voor de ogen wanneer ze op een digitaal scherm worden gelezen.
Goede voorbeelden van serif-lettertypen zijn Garamond, Georgia, Hoefler Text en Palatino, terwijl goede voorbeelden van schreefloze lettertypen Arial, Gill Sans, Helvetica en Lucida Sans zijn.
Sla Comic Sans over als u een van de meest voorkomende fouten bij het ontwerpen van presentaties wilt vermijden. En wat u ook gebruikt, blijf in het hele document bij hetzelfde lettertype. Indien gewenst kunt u een ander lettertype gebruiken voor koppen.
3. Gebruik standaard lettergrootte en kleur
U kunt niet leren hoe u een Word-document opmaakt om er professioneel uit te zien zonder aandacht te besteden aan het uiterlijk van de tekst. Zakelijke en academische papers gebruiken over het algemeen 12-punts lettergroottes , die de meest leesbare alinea's opleveren wanneer ze worden gebruikt in combinatie met de hieronder besproken richtlijnen voor paginagrootte, marges en regelafstand.
Sommige informatie-dichte rapporten kunnen soms worden teruggebracht tot een lettergrootte van 10 punten, maar nooit minder dan dat.
Over het algemeen is het het beste om blijf uit de buurt van alles wat met kleuren te maken heeft , vooral voor afgedrukte documenten. U moet meer betalen voor de kleureninkt en deze wordt niet overgedragen als het document ooit wordt gekopieerd. Voor digitale documenten, reserveer gekleurde tekst voor kritische waarschuwingen en dergelijke. Benadruk liever met: vetgedrukt en cursief tekst.
4. Gebruik standaard paginaformaat en marges
Bijna alle kantoordocumenten worden standaard afgedrukt 8½ 'x 11' pagina's, bekend als US Letter-formaat (anders ook bekend als A4, namelijk 210 mm x 297 mm). Dit is het enige formaat dat gegarandeerd beschikbaar is, ongeacht welke printer je gebruikt.
Wat marges betreft, vragen de meeste stijlhandleidingen en stijlgidsen om een 1' marge aan alle kanten van de pagina, wat de beste leesbaarheid voor regellengtes oplevert en waar nodig geschreven annotaties mogelijk maakt. Als het document echter in een binder wordt ingebonden, kunt u de zijmarges vergroten om: 1½' om de ringen op te bergen.
5. Lijn de alinea's naar links uit
Je komt misschien in de verleiding om gerechtvaardigde uitlijning te gebruiken omdat dat wordt gebruikt in kranten en romans en sommige studieboeken, maar het is de verkeerde keuze voor kantoor- en academische documenten. Waarom is het belangrijk om een document formeel te maken? Zonder formaliteit wordt uw document onleesbaar.
Wat je wilt is links uitlijnen voor tekst . Dit zorgt voor gekarteldheid aan de rechterkant van alinea's, maar het houdt de letterafstand zoals bedoeld door het lettertype dat u gebruikt, en dat betekent optimale leesbaarheid. Anders kun je eindigen met typografische rivieren , die extreem afleidend zijn en er gewoon lelijk uitzien.
6. Laat de eerste regel van alinea's inspringen
Alinea's mogen geen extra tussenruimte hebben, en de eerste regels van alinea's moeten: worden ingesprongen om elke alinea te laten opvallen . De enige uitzondering is voor alinea's die direct volgen op een sectiekop, die niet kunnen worden ingesprongen omdat de omringende context duidelijk maakt dat het een eigen alinea is.
Een algemene vuistregel is om de inspringgrootte gelijk te maken aan de lettergrootte. Zorg ervoor dat u de alinea-opmaakfuncties van Word gebruikt om de inspringingen te verwerken in plaats van de Tab toets!
7. Plaats afbeeldingen tussen alinea's
Het kan prima zijn om afbeeldingen in een alinea te plaatsen en de omringende tekst eromheen te laten vloeien, en als uw organisatie daar de voorkeur aan geeft, doe dat dan. Maar over het algemeen kan het de leesbaarheid schaden, vooral in gegevensgestuurde rapporten.
beste gratis agenda-app voor Android
De veiligste optie, met name voor grafieken en diagrammen en tabellen, is om: afbeeldingen tussen alinea's plaatsen en houd ze in het midden uitgelijnd. Op die manier wedijveren uw afbeeldingen nooit om aandacht met de omringende tekst. Het helpt ook bijschriften om op te vallen.
8. Kies Context-passende regelafstand
De juiste keuze voor regelafstand (de witruimte die een regel tekst scheidt van de volgende regel tekst) hangt echt af van het soort document dat u schrijft.
academische papers moet eerst eventuele academische stijlgidsen volgen en vervolgens de voorkeur geven aan dubbele spaties als er geen stijlgids bestaat. Zakelijke en kantoordocumenten hebben de neiging om enkelvoudig gespatieerd te zijn om de aantal pagina's nodig bij het afdrukken, maar digitale documenten kunnen gemakkelijker te lezen zijn als ze ergens tussen 120-150 procent zijn verdeeld.
9. Verbreek tekst met koppen en lijsten
Hoe langer het document, hoe belangrijker de kopjes worden. Lees je liever een rapport van 20 pagina's dat van begin tot eind niets anders is dan een muur van tekst? Of een rapport van 30 pagina's dat is georganiseerd in de juiste secties, subsecties en koppen? Ik geef elke keer de voorkeur aan het laatste.
Lijsten zijn ook goed om tekstmuren te doorbreken en de aandacht op belangrijke punten te vestigen. Gebruik maken van genummerde lijsten bij het tellen van een set items (bijvoorbeeld 'de vijf kenmerken van een succesvolle ondernemer') of bij het geven van stapsgewijze instructies. Anders, lijsten met opsommingstekens zijn goed. Zorg er wel voor dat u overmatig gebruik van lijsten vermijdt, wat de leesbaarheid van uw Word-documentontwerp aantast.
Dit is vooral belangrijk als het gaat om Word gebruiken om een scenario op te maken .
10. Scheid secties met pauzes
Als u wilt leren hoe u uw rapport er professioneel uit kunt laten zien, moet u kennis maken met sectie-einden. In Microsoft Word, sectie-einden stelt u in staat om bepaalde pagina's te onderscheiden met veranderingen in oriëntatie, kolommen, kopteksten, voetteksten, paginanummers en meer. Sectie-einden zijn er in vier vormen:
- Volgende bladzijde: Start het volgende gedeelte op de volgende pagina.
- continu: Start het volgende gedeelte op de huidige pagina.
- Even pagina: Start de volgende sectie op de volgende even pagina.
- Oneven pagina: Start de volgende sectie op de volgende even pagina.
Als uw document groot genoeg is om hoofdstukken nodig te hebben, is dit de beste manier om ze op een schone manier op te maken. Elk hoofdstuk moet worden gemaakt met een sectie-einde 'Volgende pagina', of de sectie-einden 'Even pagina' of 'Oneven pagina' als je het in een map wilt plaatsen. We hebben laten zien hoe pagina-einden te verwijderen indien nodig ook.
Leer hoe u een Word-document opmaakt om er professioneel uit te zien
Tenzij uw organisatie of school een specifieke lay-out en indeling vereist, kunt u het harde werk van het opzetten van uw eigen sjabloon overslaan en er gewoon een downloaden. Zo kom je snel tot een professioneel documentontwerp.
Deel Deel Tweeten E-mail 8 essentiële schrijftips voor Microsoft WordLeer hoe u Microsoft Word effectief kunt gebruiken om een professionele schrijver te worden. Hier zijn een paar tips voor jou!
Lees volgende Gerelateerde onderwerpen- productiviteit
- Digitaal document
- Lettertypen
- Microsoft Word
- Microsoft Office-tips
Emma is Senior Schrijver en Junior Editor voor de Creatieve sectie. Ze studeerde af met een bachelordiploma Engels en combineert haar liefde voor technologie met schrijven.
Meer van Emma RothAbonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren