De beste taken-app: waarom onthouden dat de melk wint

De beste taken-app: waarom onthouden dat de melk wint

Ben je altijd op zoek naar de beste to-do-app om je leven te organiseren? Na tien jaar tientallen to-do-apps te hebben getest, heb ik gekozen voor degene die meer functies en flexibiliteit biedt dan alle andere die er zijn.





Die to-do-app is Denk aan de melk .



Onthoud dat The Milk misschien ook iets voor jou is als je op zoek bent naar iets beters dan degene die je vandaag gebruikt. Voordat we echter met het hoofd naar voren springen, is het belangrijk om te weten of de redenen die we hebben gebruikt om deze bewering te doen zijn dezelfde redenen die voor jou belangrijk zijn .





Laten we de beste taken-apps vergelijken

In dit artikel gaan we de volgende factoren behandelen die de efficiëntie en productiviteit verhogen:

  • Gemakkelijk om sublijsten binnen masterprojecten te organiseren
  • Start- en einddatums instellen en terugkerende taken
  • Een dashboard waarmee u uw werk kunt prioriteren
  • Integratie met andere online apps

Remember The Milk zal het opnemen tegen deze populaire to-do-apps:



  • Wrike
  • Elke.do
  • Todoist
  • Microsoft Alles
  • Google Taken

Google Tasks is een beetje een grap als een todo-app, maar het is gewoon in de lijst opgenomen voor een vergelijking en om de vele manieren te laten zien waarop zowel Google Tasks als Microsoft To-Do ver achterblijven bij alle andere.

Eenvoudig sublijsten maken (organiseren)

Een van de moeilijkst te vinden functies in bijna alle to-do-apps die de afgelopen jaren zijn getest, is de organisatie van subprojecten. Bijna elke afzonderlijke takenlijst gebruikt hetzelfde lineaire pad bij het structureren van meerdere takenlijsten.



Sublijsten organiseren in Remember The Milk

In eerste instantie lijkt Remember The Milk op dit gebied tekort te schieten omdat het dezelfde lineaire benadering gebruikt: een enkel lijstitem opent een enkele lijst . Geen optie voor sublijsten.

Dit is echter misleidend. Bij Remember The Milk moet je: organiseer meerdere lijsten onder één 'map' met behulp van tags .



Een deel van mijn tijd wordt bijvoorbeeld besteed aan het werken aan taken die sommige klanten me willekeurig sturen. Ik wil deze sublijsten graag ordenen onder de map 'Subclient Work'.

Dit doe je door een tag maken om meerdere lijsten te ordenen .

Vervolgens tag je individuele taken om ze te ordenen onder de hoofdsubkop. U kunt zelfs on-the-fly een nieuwe tag maken als geen van de bestaande van toepassing is.

Laten we nu eens kijken hoe andere actie-apps deze functie bereiken.

Sublijsten in Microsoft To-Do

Ik ga een gemeenschappelijk thema noemen dat je in dit artikel zult lezen: Microsoft To-Do kan het niet.

Het is eendimensionaal, lineair, en dat is het. U maakt individuele lijsten, maar er is geen manier om subtaken in subprojecten te groeperen .

Sublijsten in Wrike

Dit is een gebied waar Wrike eigenlijk de beste van alle to-do-apps is. Hiermee kunt u een map maken voor het groeperen van projecten op het hoogste niveau .

Dit is de manier waarop takenlijsten moeten worden gemaakt. Het lijkt belachelijk dat de meeste todo-apps die er zijn niet voorzien in maporganisatie van projecten.

Dus als deze functie de grootste prioriteit voor u is, dan is Wrike misschien iets voor u. echter er zijn andere gebieden waar Wrike tekortschiet , dus het lezen van de rest van de onderstaande functies zal u goed van pas komen voordat u een beslissing neemt.

Sublijsten in Any.do

Van elke to-do-app die er is, is Any.do waarschijnlijk een van de slechtste als het gaat om organisatie. Het concept hier lijkt te zijn om takenlijsten te transformeren van traditionele 'lijsten' naar meer een kanban (op kaarten gebaseerde) benadering.

Elke 'masterkaart' opent naar uw lijst met taken, die zijn georganiseerd in termen van wanneer ze moeten worden voltooid. Vandaag, morgen, aanstaande en ooit.

Dit is een GTD-methode die voor veel mensen werkt, maar het is bedoeld voor iemand die één baan of één rol in het leven heeft en die dingen onder die rol moet organiseren.

Als je hoopt veel gebieden van je leven te organiseren, en veel verschillende projecten die veel verschillende levensdoelen dienen, dan is Any.do niets voor jou. Er is geen manier om sublijsten onder grote projecten te organiseren met Any.do .

bestanden delen tussen pc en mac

Sublijsten in Todoist

Todoist was lange tijd een favoriete to-do-app van mij, en deze functie was een van de redenen waarom. Met Todoist kun je: laat subprojecten inspringen om ze te groeperen onder hoofdprojecten , of u kunt taken labelen.

Dit betekent dat u niet alleen subprojecten kunt maken. Maar je kunt ook sub-subprojecten maken naar hartenlust. Als je een organisatiefreak bent die graag taken in veel submappen consolideert, werkt dit als een droom.

De enige fout die het onder Remember The Milk plaatst, is dat in tegenstelling tot de tagging-aanpak, deze inspringmethode is handmatig en tijdrovend . Todoist laat je echter taken labelen, wat het op hetzelfde niveau plaatst als Remember The Milk wat betreft de sublijstorganisatie.

Sublijsten in Google Taken

Hoewel ik zei dat Google-taken een grap is als een to-do-app, kun je in ieder geval subtaken onder primaire taken laten inspringen. Echter, Google Tasks heeft geen functie om sublijsten onder individuele projecten te plaatsen .

Zoals je kunt zien, zijn er een paar actie-apps die deze functie bieden, maar degenen die dat wel doen, zijn handmatig en moeilijk te beheren. Wrike doet het het beste en geeft je letterlijk de mogelijkheid om projecten in mappen te plaatsen. Onthoud in plaats daarvan The Milk automatiseert de organisatie in sub-mappen door u items met tags op hoog niveau te laten ordenen.

Vervaldatums en terugkerende taken

Een van de belangrijkste redenen waarom ik overstapte naar Remember The Milk was vanwege de goede werking ervan planning en deadlines . Dit is een cruciaal onderdeel van zen-achtig tijdmanagement.

Het is één ding om eenmalige taken te beheren die u in één keer kunt voltooien, maar wanneer u meerdere taken beheert die dagen in beslag nemen, is een vervaldatum alleen niet goed genoeg. Je hebt een nodig startdatum .

Dit helpt u bij het maken van sleuven die groot genoeg zijn in uw planning om de ware diepte van de taak aan te kunnen.

Een andere functie die essentieel is voor een effectieve to-do-app, is de mogelijkheid om: terugkerende taken maken .

Onthoud dat de functie voor terugkerende taken van The Milk de meest flexibele is die ik ooit heb gezien. U kunt niet alleen dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks complexe patronen instellen, maar u kunt zelfs instellen dat de taak zich opnieuw herhaalt op het moment dat u deze voltooit.

Terugkerende taken in Microsoft ToDo

Hoe eenvoudig het ook is en de meeste functies ontbreken, Microsoft heeft in ieder geval de terugkerende taken goed gedaan.

In Microsoft To-Do kunt u instellen dat taken elke dag of meerdere keren per week, maand of jaar worden herhaald. Er is geen optie om alleen te herhalen wanneer een taak is voltooid.

Terugkerende taken in Wrike

Zoals met de meeste functies, biedt Wrike iets meer flexibiliteit dan de meeste andere todo-apps. Het biedt niet alleen de standaard dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse herhaling, maar het laat je ook de herhaling stoppen na een bepaald aantal triggers, en je kunt de startdatum van de eerste herhaling uitstellen.

Zoals bij de meeste andere taken-apps, is er geen optie om onmiddellijk na voltooiing terug te keren, zoals Remember The Milk doet.

Terugkerende taken in Any.do

Ook al laat de projectorganisatie van Any.do veel te wensen over, het doet in ieder geval terugkerende taken goed.

Net als Wrike heeft het de mogelijkheid om te stoppen met terugkeren na een bepaald aantal triggers of na een specifieke datum. Nogmaals, er is geen optie om onmiddellijk na voltooiing terug te komen.

Terugkerende taken in Todoist

Todoist was een aantal jaren mijn favoriete to-do-app en een van de redenen was het intelligente gebruik van gewone Engelse commando's om terugkerende taken te creëren.

Je kunt zoiets intypen als 'elke 3e vrijdag' en Todoist is slim genoeg om de volgende vervaldatum in te stellen op de derde vrijdag van de huidige maand, en elke maand daarna. Het begrijpt veel verschillende variaties van planning. Ik had moeite om het te stoppen.

Het enige probleem dat ik met Todoist begon te krijgen, is dat wanneer ik een taak voltooide, deze niet altijd correct werd verplaatst naar de volgende juiste datum. Hierdoor miste ik uiteindelijk een paar vervaldatums, en dat was de aanleiding voor mijn zoektocht naar een nieuwe todo-app.

Terugkerende taken niet beschikbaar

U kunt helemaal geen terugkerende taken maken in Google Taken , wat dom lijkt. Het is echter gewoon een ander Google-product dat veel verbetering kan gebruiken.

Een dashboard voor het prioriteren van werk

De belangrijkste functie voor mij bij het gebruik van een to-do-app is de mogelijkheid om mijn dag of mijn week in een oogopslag te zien en te begrijpen wat de topprioriteiten zijn. Sommige taken-apps doen dit prachtig. Anderen worstelen verschrikkelijk.

Laten we eerst eens kijken naar Remember The Milk.

Remember the Milk geeft u een aantal weergaven die u helpen een snel overzicht te krijgen van uw week of uw dag. Mijn favoriete weergave is de 'Deze week'-weergave, die je elke taak laat zien die je van zaterdag tot en met zondag moet hebben. Dit maakt het zoveel gemakkelijker om taken te verschuiven, zodat uw werklast per week beter in balans is.

Laten we eens kijken hoe erg alle andere todo-apps op dit gebied tekortschieten.

Microsoft Taken-dashboard

Het Microsoft To-Do-dashboard bestaat niet. Het enige dat het biedt, is een 'Mijn dag'-weergave die u de items laat zien die vandaag ingeleverd moeten worden.

Dit is helemaal niet handig als u vooruit probeert te plannen voor uw werk, zodat u niet op dezelfde dag te maken krijgt met een crisis van tegenstrijdige prioriteiten.

Het Wrike-dashboard

Wrike gebruikt een interessante benadering van dashboardtaken. Het groepeert taken op: vandaag , deze week , volgende week , en later .

Hoewel de weergave van alle groeperingen wordt afgedwongen -- er is geen ander weergavetype om te selecteren -- is het nog steeds een handige manier om taken te organiseren. U kunt toekomstige taken zien die u kunnen helpen prioriteiten te verschuiven, en tegelijkertijd kunt u alle taken van vandaag zien die uw onmiddellijke aandacht vereisen.

Een probleem dat ik had met Wrike was dat: het is gebouwd voor een teamsamenwerking . Dit betekent dat taken toegewezen zijn. Als je Wrike als individu gebruikt en vergeet jezelf toe te voegen als toegewezen persoon, wordt het niet weergegeven onder 'Mijn werk' en kun je taken met belangrijke vervaldatums missen. Team-to-do-apps hebben hun plaats, maar voor persoonlijk projectbeheer werken ze niet goed.

Ik merkte ook dat bij het verplaatsen van een taak tussen projectmappen, de taak niet zou verschijnen in de lijst van vandaag. Toen ik hierover contact opnam met de klantenondersteuning van Wrike, probeerden ze te zeggen dat dit normaal gedrag was. De uitgerekende datum stond echter nog steeds vermeld als vandaag, maar werd niet weergegeven onder 'vandaag', dus de uitleg was niet acceptabel. Omdat deze bug ervoor zorgde dat ik taken miste, was dit de belangrijkste reden waarom ik uiteindelijk definitief van Wrike afstapte.

Het Any.do-dashboard

Zoals eerder in dit artikel vermeld, gebruikt AnyDo een Kanban-type systeem waarbij kaarten tussen projecten en tussen vervaldatums kunnen worden verschoven.

U kunt dus gemakkelijk een taak verschuiven van vandaag tot morgen door de taakkaart naar morgen te slepen.

Het probleem met dit dashboard is dat alle taken die worden vermeld onder morgen, aanstaande en ooit niet worden weergegeven wanneer ze moeten worden voltooid, dus het is erg moeilijk om uw toekomstige werk te plannen zonder individuele taakkaarten te openen en vervaldatums te controleren. Het is een erg onhandige opstelling. Het is duidelijk dat de poging is om een ​​minimalistisch dashboard te maken, maar het is mogelijk om zoveel te minimaliseren dat je een systeem te eenvoudig en onbruikbaar maakt.

Het Todoist-dashboard

Dit is een gebied waar Todoist bonuspunten krijgt. Todoist biedt de mogelijkheid om taken te bekijken door: Vandaag en Volgende 7 dagen .

In de lijstweergave voor elk scherm tonen taken de vervaldatum en ook het project waar ze deel van uitmaken. Dit maakt het organiseren van zowel het dagelijkse werk als het wekelijkse werk heel eenvoudig.

Dashboard niet beschikbaar

Geen verrassing, Google Taken schiet ook op dit gebied tekort. Hoewel u taken in afzonderlijke projecten kunt sorteren op vervaldatum, kunt u niet uw volledige lijst met taken over alle projecten ordenen in volgorde van vervaldatum. Je kunt ze zeker niet groeperen op vandaag, week of maand.

Integratie met andere apps

Het laatste wat je wilt is een to-do-app die geïsoleerd is van de rest van de wereld. Een van de meest effectieve manieren om productiever te worden, is door dingen te automatiseren

Als u bijvoorbeeld een taak in een bepaald project voltooit, wilt u misschien automatisch een e-mail naar uw manager sturen met de details. Dit soort dingen zijn mogelijk met to-do-apps die: geïntegreerd met services zoals Zapier of IFTTT .

Hier is het overzicht van integraties voor de todo-apps die in dit artikel worden besproken.

Geïntegreerd met IFTTT:

  • Denk aan de melk
  • Todoist

Geïntegreerd met Zapier:

  • Denk aan de melk
  • Todoist
  • Wrike

Geïntegreerd met Slack:

  • Todoist
  • Wrike
  • Elke.do

Taken toevoegen via e-mail:

  • Denk aan de melk

Zoals u kunt zien, zelfs op het gebied van integraties met andere diensten, Onthoud dat The Milk bovenaan komt .

Wat u vervolgens moet doen

Nu je alle verschillen tussen de beste todo-apps hebt bekeken, stop nu niet! Het is tijd om uw beslissing te nemen en u aan te melden voor een van deze apps:

Hoewel ik Remember The Milk persoonlijk heb gekozen als mijn favoriete to-do-app, is het alleen de beste keuze voor de dingen die belangrijk voor me zijn. Hopelijk zal het bovenstaande overzicht, gebaseerd op jarenlange ervaring met deze apps, je helpen een betere beslissing te nemen zonder al je tijd te verspillen.

Deel Deel Tweeten E-mail Dit is waarom de FBI een waarschuwing heeft afgegeven voor Hive Ransomware

De FBI waarschuwde voor een bijzonder vervelende vorm van ransomware. Dit is waarom je extra op je hoede moet zijn voor Hive-ransomware.

Lees volgende Gerelateerde onderwerpen
  • internet
  • productiviteit
  • Te doen lijst
  • GTD
  • Planningstool
  • Multitasking
  • Project management
Over de auteur Ryan Dube(942 artikelen gepubliceerd)

Ryan heeft een BSc-graad in Elektrotechniek. Hij heeft 13 jaar in de automatiseringstechniek gewerkt, 5 jaar in de IT en is nu een Apps Engineer. Als voormalig hoofdredacteur van MakeUseOf heeft hij gesproken op nationale conferenties over datavisualisatie en is hij te zien geweest op nationale tv en radio.

Meer van Ryan Dube

Abonneer op onze nieuwsbrief

Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!

Klik hier om je te abonneren