Gebruik de truc 'Maak een kopie' bij het delen van Google Drive-documenten

Gebruik de truc 'Maak een kopie' bij het delen van Google Drive-documenten

Het is gemakkelijk om een ​​kopie te maken van elk document in uw eigen Google Drive-account. Maar wat als u wilt dat uw bijdragers automatisch een kopie van een Google-document maken wanneer ze een deellink ontvangen?





beste 3 in 1 Apple laadstation

Probeer deze tips die een kleine aanpassing aan de gedeelde URL gebruiken.





Het nut van deze handige Google Drive-hack is niet helemaal duidelijk uit de titel, maar probeer het een keer uit en je zult het onmiddellijke voordeel zien wanneer je samenwerkt met anderen op Google Drive.





Deze methode is handig als u het originele document wilt behouden en anderen de ruimte wilt geven om een ​​kopie van het document in hun eigen Drive-map te bewerken.

Het bespaart hen een reis naar de Bestand > Kopie maken commando en deel een kopie van een Google-document op de gebruikelijke manier. Dit is hoe het werkt.



Automatisch een kopie van een Google-document delen

Een typisch geval is een Google-document dat door elke respondent afzonderlijk moet worden ingevuld. Medewerkers kunnen de details in hun eigen kopie van het document invoeren zonder het origineel te beschadigen.

U hoeft hen niet te vragen een kopie te maken. Volg gewoon deze stappen en de kopie wordt automatisch voor hen gemaakt.





Deze hack werkt op Google Documenten, Google Spreadsheets en Google Presentaties.

  1. Open het Google Drive-document dat u wilt delen.
  2. Klik op de blauwe Deel knop in de rechterbovenhoek van het document.
  3. In de Delen met mensen en groepen dialoogvenster, klik ergens op de Krijg link zoals aangegeven door de prompt.
  4. Pak de documentlink met een klik op Kopieer link . U kunt deze link naar iedereen via e-mail of een ander medium verzenden en vervolgens het document bekijken, becommentariëren of bewerken. U kunt de toegang instellen door te kiezen tussen: kijker , Opmerking , of Editor met een klik op het kleine pijltje naar beneden aan de rechterkant.
  5. Kopieer en plak de gedeelde link in een e-mail. Verwijder nu alles na de schuine streep in de link en voeg 'kopie' in. Bewerk dit kleine deel van het volledige linkgedeelte. Als u andere wijzigingen aanbrengt, wordt deze weergegeven als een foutpagina voor uw ontvanger. Zo ziet de nieuwe link er nu uit:
  6. Stuur de e-mail en je werk is gedaan. Wanneer de ontvanger op de link klikt, gaat hij naar zijn Google Drive-scherm waar hij wordt gevraagd een kopie van uw document te maken.

Wanneer ze klikken Een kopie maken , wordt een lokale kopie van het document opgeslagen op hun Google Drive. Ook wordt de kopie ontvangen zonder de eventuele opmerkingen in het origineel. Wil je een bestand met de opmerkingen meesturen, lees dan de volgende tip hieronder.





Andere Google URL-trucs die u kunt gebruiken om een ​​Google-document te delen

Er zijn nog een paar variaties die u op de gedeelde links kunt forceren, afhankelijk van wat u wilt dat uw medewerker ermee doet. Laten we deze vier URL-tweaks doornemen.

1. Deel een kopie van Google-documenten met opmerkingen

Soms wilt u dat uw opmerkingen worden overgenomen in de kopie, zodat uw teamleden deze kunnen gebruiken om aan hun versie te werken. Je kunt het op twee manieren doen:

  • Vervang |_+_| met |_+_| in de bestands-URL.
  • Vervang |_+_| met |_+_| om te voorkomen dat opgeloste opmerkingen worden gekopieerd.

2. Deel een Google Docs-kopie als voorbeeld

De Preview-modus is anders dan de View-optie omdat het document wordt weergegeven in een overzichtelijke interface zonder menubalken en knoppen. U kunt bijvoorbeeld een spreadsheet- of diapresentatie delen met iedereen buiten uw samenwerkende team.

Gebruik de voorbeeldmodus door te vervangen

/edit

in de Google Drive-bestands-URL met

/copy?copyComments=true

.

Houd er rekening mee dat een Preview-link menu's verwijdert. Ontvangers kunnen dus geen gebruik maken van de Bestand > Kopie maken optie om een ​​kopie toe te voegen aan hun eigen Google Drive.

Om die beperking te omzeilen, kunnen ontvangers naar de adresbalk in hun browser gaan en vervangen

/edit

met

includeResolvedCommentsOnCopy=false

opnieuw om een ​​kopie te maken voor hun eigen schijf.

3. Deel een Google-document als sjabloon

U kunt een Google-document als sjabloon delen. De ontvanger krijgt een overzichtelijke kopie van uw document minus de Google Drive-menu's. Ze kunnen ook een kopie maken van het document voor hun schijf met een klik op de blauwe Sjabloon gebruiken e-knop.

Vervangen

beste apps voor Android TV Box 2018
/edit

met

/preview

Deze methode combineert de Preview optie met de keuze voor 'Maak een kopie'.

Een directe downloadlink werkt zoals het zegt. Uw teamlid hoeft alleen maar op de link te klikken en het bestand wordt gedownload naar hun bureaublad.

Vervangen

/preview

met

/edit

Voeg het bestandsformaat (zoals PDF of CSV) toe waarin het document moet worden opgeslagen en uw downloadlink is klaar. De optie PDF of CSV is ideaal omdat het een universeel formaat is en de ontvanger geen Google-account nodig heeft om het bestand te openen en te bekijken.

Ook krijgt de ontvanger een printklaar bestand dat ze direct naar de printer kunnen sturen. Dit werkt met Google Documenten en Google Spreadsheets, maar niet met Google Presentaties.

Houd de instellingen voor delen van Google Drive in de gaten

Google Drive is gebouwd rond samenwerking. Maar het is altijd een goed idee om bijhouden met wie u uw bestanden deelt . Het is gemakkelijk om het overzicht kwijt te raken als je in een groot team werkt.

De bovenstaande voorbeelden laten zien dat het gemakkelijk is om de gedeelde URL's aan te passen en toegang te krijgen tot de bestanden als uw machtigingen voor delen niet zijn ingesteld met het oog op beveiliging. Breng wat tijd door in uw gedeelde bestanden beheren in Google Drive en u hoeft zich geen zorgen te maken dat bestanden in verkeerde handen vallen.

Deel Deel Tweeten E-mail 12 videosites die beter zijn dan YouTube

Hier zijn enkele alternatieve videosites voor YouTube. Ze bezetten elk een andere niche, maar zijn de moeite waard om aan uw bladwijzers toe te voegen.

Lees volgende
Gerelateerde onderwerpen
  • productiviteit
  • Google documenten
  • Samenwerkingsinstrumenten
  • Google Drive
  • Cloud opslag
  • Google Spreadsheets
Over de auteur Saikat Basu(1542 artikelen gepubliceerd)

Saikat Basu is de plaatsvervangend redacteur voor internet, Windows en productiviteit. Na het verwijderen van het vuil van een MBA en een marketingcarrière van tien jaar, is hij nu gepassioneerd om anderen te helpen hun vertelvaardigheden te verbeteren. Hij let op de ontbrekende Oxford-komma en heeft een hekel aan slechte screenshots. Maar ideeën voor fotografie, Photoshop en productiviteit kalmeren zijn ziel.

Meer van Saikat Basu

Abonneer op onze nieuwsbrief

Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!

Klik hier om je te abonneren